Penandatangan kontrak
dalam Pengadaan Barang/Jasa saat ini lebih dikenal dengan sebutan Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK), dalam pelaksaannya biasanya tergantung kebutuhan dan kondisi
Anggaran, sehingga ada yang menunjuk PPK, ada juga yang menunjuk Kuasa Pengguna
Anggaran (KPA) merangkap PPK dan boleh juga Pengguna Anggaran (PA) merangkap
PPK, untuk PA merangkap PPK mungkin sangat jarang kita jumpai, karena PA selaku
pelaksana anggaran dapat mendelegasikan sebagian kewenangannya kepada
bawahannya, hal tesebut akibat rentang kendali tugas.
Semakin besar dan
komplitnya tugas dan tanggung jawab (PPK/KPA/PA), maka harus disiapkan pula
sember daya manusia (SDM) yang kompoten dan mumpuni, yang memahami, tegas dan
berani mengambil keputusan, sehingga seorang PPK yang ditunjuk tidak mudah
dipengaruhi dan selalu fokus pada tugas dan tanggung jawabnya, keandalan Sumber
daya manusia akan menentukan pada hasil yang telah dikerjakan, oleh sebab itu
untuk menjadi seorang PPK tunjuklah yang benar-benar kompeten.
Usahakan jangan
menunjuk PPK yang tidak sesuai dengan disiplin keilmuan bidang pekerjaannya,
yang sesuai saja kadang harus perlu banyak belajar, bagaimana dengan yang tidak sesuai?, apalagi
dalam proses Pengadaan Barang/Jasa khususnya lelang, biasanya PPK minta syarat
dalam dokumen lelang keahlian harus sesuai dengan pekerjaan, kalau tidak sesuai
biasanya gugur, oleh sebab itu ciptakanlah meminta kompetensi itu oleh yang
kompoten.
Saat ini penandatangan
kontrak (PPK) tugas dan tanggungjawabnya semakin Besar dan komplit, karena
mulai tahun 2019, ada 2 (dua) tugas penting yang dulunya tidak menjadi tugas
PPK sekarang tugas tersebut disematkan ke PPK, tugas-tugas tersebut adalah :
1.
Melakukan Pembuktian hasil Lelang
2.
Serah Terima Pekerjaan
Sebelum 2 (dua) hal
diatas menjadi tugas PPK, tanggung jawab yang ada dipundak PPK sebenarnya sudah
cukup besar, mengapa? Karena selain bertanggung jawab terhadap syarat-syarat dalam
pelalangan, PPK dalam melaksanakan kegiatan waktu yang dibutuhkan umumnya lebih
panjang dari proses lelang, sesorang PPK harus bisa memanajemen proyek yang
menjadi tugas dan tanggung jawabnya, agar pengelolaan mutu, waktu dan uang
berwujud dari rencana menjadi nyata yang tepat guna dan berhasil guna.
Memang dalam tugasnya
PPK dbantu oleh tim Pendukung, sebanyak apapun pendukung PPK mereka hanyalah
sekedar membantu pelaksanaan tugas, namun tanggung jawab PPK tidak akan dapat
dikurangi oleh tim pendukung yang banyak tersebut, tim yang banyak belum tentu
akan memudahkan tugas PPK, karena dalam pelaksanaan tugas terutama personil, tentu
dengan berbagai karakter yang beragam ada pada setiap lingkup kerja, oleh sebab
itu seorang PPK harus menjadi yang utama dalam menjaga kekompakkan timnya.
Memanajemen personilnya
sendiri bagian dari tugas dan tanggung jawab seorang PPK, karena untuk mencapai
tujuan tim harus solid, tim pendukung merupakan bagian dari PPK, jangan
dibiasakan bekerja dengan satu atau dua orang dalam tim yang besar, ciptakan
kenyamanan dalam bekerja dan komunikasilah dengan lancar dan baik, dalam satu
tim harus saling menjaga keutuhan tim kerja sesuai tugas dan peran
masing-masing, bagi PPK semua tim pendukungnya adalah bagian dari tanggung
jawabnya.
Tim pendukung yang
solid akan memudahkan PPK dalam mengambil keputusan, karena satu sama lain harus
saling bahu membahu dalam mencapai tujuan, oleh sebab itu soliditas tim harus
jadi yang utama oleh PPK, agar dalam memanajemen pekerjaan dan semua
tugas-tugas dapat berjalan sebagaimana
mestinya, bertambahnya tugas dan tanggung jawab PPK saat ini tentu perlu
disikapi secara arif dan bijak, agar pelaksanaan kegiatan tersebut dapat
terselesaikan dengan baik dan sesuai rencana.
Tugas dan tanggung
jawab penting PPK selain menyiapkan dokumen lelang dan melaksanakan kontrak, sekarang
ada tugas dan tanggung jawab sangat urgen ditambahkan, dimana hal tersebut
harus benar-benar dilkukan oleh PPK dengan baik dan cermat yaitu :
1.
Melakukan Pembuktian hasil Lelang
Proses
ini sebelumnya dilakukan oleh Pokja pemilihan, namum dalam pelaksanaan saat ini
sesuai regulasi yang baru pembuktian tersebut menjadi tugas PPK, pembuktian tersebut dilakukan setelah
terbitnya berita acara hasil Pelelangan (BAHP) oleh Pokja Pemilihan, prosesnya ini
dilakukan oleh PPK dalam Rapat Persiapan penunjukkan Penyedia / Pre Award meeting (PAM), yang sangat
ditekankan saat proses tersebut adalah pembuktian personil pemenang hasil
pemilihan oleh Pokja ULP.
Terhadap
hal tersebut sebelumnya PPK hanya membahas saat Free Construction Meeting (PCM), dimana proses tersebut dilakukan
sebelum pelaksanaan kontrak, pada rapat tersebut Penyedia Jasa menyampaikan
rencana perubahan-perubahan, baik perubahan jadwal, personil, metode dan
lain-lain, perubahan-perubahan tersebut dilakukan selagi tidak bertentangan
dengan peraturan perundangan-perudangan, setelah ada persetujuan terhadap
perubahan, maka hal tersebut akan dituangkan dalam struktur organisasi untuk
personil dan dalam time schedule
terkait perubahan item.
Saat
ini sebelum PPK mengeluarkan Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ),
PPK harus melakukan Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia atau Pree Award Meeting (PAM), dimana rapat
tersebut sangat penting dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, karena dalam rapat
ini bisa merubah pemenang, jika terbukti tidak memenuhi ketentuan yang telah
disyaratkan dan bahkan pemenang yang terbukti tidak memenuhi syarat saat rapat
tersebut, dapat dikenai sanksi.
Rapat
Persiapan Penunjukan Penyedia atau Pree
Award Meeting (PAM) salah satu agendanya adalah melakukan pembuktian
sertifikasi dengan mendatangkan personil terutama personil manejerial, selain
itu juga terhadap personil teknisi/analis dan operator, dilakukannya oleh PPK
karena dipokja pemilihan tidak dibolehkan melakukan pembuktian dengan memanggil
personil dan hanya boleh menunjukkan yang dokumen aslinya saja, sehingga proses
pembuktian dengan memanggil personil tersebut dilakukan oleh PPK pada saat
rapat, rapat tersebut dilakukan setelah adanya pemenang dan selesainya masa
sanggah.
Pada
proses ini peran PPK sangat penting, karena hasil yang telah ditetapkan sebagai
Pemenang oleh Pokja pemilihan bisa saja berubah saat proses di PPK, hal
tersebut karena Pokja pemilihan tidak memiliki kewenangan untuk melakukan
pembuktian dengan mendatangkan personil, selain terkait personil hal penting
lainnya yang harus dilihat oleh PPK pada saat rapat tersebut adalah kebenaran
dan keberlakuan data isian kualifikasi pemenang lelang.
PPK
harus melakukan proses tersebut dengan teliti dan cermat, agar hasil pemilihan
yang telah dilakukan oleh Pokja Pemilihan terutama setiap dokumen data-data
pendukung yang ada didalamnya keaslian dan kebenarannya harus dapat
dipertanggung jawabkan, sehingga dalam prosesnya baik saat pelaksanan maupun
pasca konstruksi, tidak ada permasalahan
yang akan timbul, karena ketika sudah
dilakukan pembuktian sesuai proses, perlu diingat oleh PPK, ketika sudah
menerima hasil pemilihan yang dilakukan oleh Pokja Pemilihan, maka tanggung
jawab hasil pemilihan akan menjadi tanggung jawab PPK.
Proses
Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia/Pree
Award Meeting (PAM)
-
Paling Lambat 3 (tiga) hari kerja
setelah BAHP diterima PPK
-
PPK mengundang Penyedia Jasa Pemenang
dan Pokja ULP/UKPBJ
-
Rapat dilakukan dengan membuktikan
kebenaran dokumen Penawaran
-
Jika dokumen Penawaran Memenuhi ketentuan
SPPBJ diterbikan
- Jika Dokumen Penawaran tidak Memenuhi
Ketentuan, PPK dan Pokja melaksanakan Persiapan Penunjukkan Penyedia Bersama
Pemenang cadangan 1, proses yang sama dilakukan jika harus ke Pemenang cadangan
2.
- Jika Dokumen Penawaran Pemenang cadangan
ke 2 tidak Memenuhi Ketentuan, PPK dan Pokja melaksanakan Persiapan Penunjukkan
Penyedia bersama peserta berikutnya yang memenuhi persyaratan tender/seleksi.
- Dalam hal tidak ada calon pemenang
cadangan, PPK melaporkan ke Pokja untuk dilakukan tender/seleksi Ulang.
2.
Serah Terima Pekerjaan
Serah
Terima Pekerjaan merupakan bagian penting dari proses pelaksanaan barang/jasa
terutama untuk pekerjaan yang membidangi Jasa Konstruksi, serah terima
pekerjaan ini merupakan suatu kewajiban yang harus dilakukan, kerena kalau hal
itu tidak dilakukan Oleh yang berkontrak, maka Penyedia Jasa bersangkutan dapat
dikenakan sanksi berupa dimasukkannya badan usaha tersebut dalam daftar hitam.
Serah
terima pekerjaan dalam hal ini terjadi 2 (dua) kali proses yaitu Serah Terima
Pertama (PHO) yang dilakukan setelah selesainya masa pelaksanaan pekerjaan dan
kemudian Serah Terima Terakhir (FHO) yaitu setelah selesainya masa pemeliharaan
pekerjaan, masa pelaksanaan dan masa pemeliharaan merupakan waktu kontrak yang
diperjanjikan oleh PPK dengan Penyedia Jasa, kedua proses serah terima diatas
adalah wajib untuk dilaksanakan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.
Pelaksanaan
serah terima yang dulunya menjadi tanggung jawab Panitia Penerima Hasil
Pekerjaan (PPHP), sekarang sejak keluarnya Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, serah
terima pekerjaan tersebut menjadi tanggung jawab PPK, berpindahnya tanggung
jawab serah terima kepada PPK tentu tanggung jawab PPK bertambah, urgennya
serah terima pekerjaan tersebut tentu PPK harus semakin kuat dan mampu dalam
memanajemen pekerjaan yang menjadi tugasnya.
Dalam
pelaksanaan serah terima tersebut, PPK harus bisa memanfaatkan seluruh
pendukung dan memanaj dengan baik waktu yang tersedia, sebab sebelumnya serah terima ada tim yang
ditunjuk untuk melakukan hal tersebut, namun ketika serah terima menjadi tugas
PPK tentu diakhir masa pelaksanaan dan masa pemeliharaan, tentu PPK harus
menyediakan waktu khusus untuk turun bersama tim kelapangan, sementara
terkadang jika seorang PPK menangani banyak paket tentu waktu tersebut akan
berpapasan dengan pembayaran untuk paket pekerjaan lainnya.
Jika
PPK yang jumlah paket pekerjaannya agak banyak dan durasi waktu hampir
bersamaan, tentu PPK dituntut benar-benar bisa mengatur waktunya dengan baik,
sehingga ketika PPK turun kelapangan untuk melaksanakan serah terima, maka
pastikan terhadap kegiatan lain yang akan melakukan proses permintaan
pembayaran, tidak mengalami kendala dan tidak menyebabkan terlambatnya proses
tagihan mereka, karena PPK adalah merupakan penyebab pengeluaran Negara,
sebaiknya jangan menjadi penyebab terlambatnya proses tagihan dari pihak
penyedia.
Terhadap
proses serah terima ini, PPK sebaiknya mengikuti seluruh rangkaian proses serah
terima tersebut, karena proses tersebut bukan saja menjadi tugas dari PPK, proses
tersebut merupakan menjadi tanggung jawab PPK, walaupun saat pelaksanaannya PPK
didukung oleh banyak tim yang professional dalam membantunya, namun dalam hal
ini tanggung jawab dari seorang PPK tidak akan berkurang dan tidak akan bisa
berpindah kepada tim pendukung yang membantunya tersebut.
Dalam
hal proses serah terima pekerjaan PPK diperbolehkan didampingi tenaga ahli,
dimana tenaga ahli ini akan memberikan rekomendasi kepada PPK dalam pengambilan
keputusan, tenaga ahli bukanlah tenaga ahli yang ada pada tim konsultan
pengawas kegiatan bersangkutan, tetapi tenaga ahli khusus yang ditunjuk untuk
mendampingi PPK, PPK yang bidang keilmuannya sesuai dengan bidang pekerjaan,
mungkin tidak memerlukan tenaga ahli tersebut, namun jika ada yang tidak sesuai
maka PPK tersebut sebaiknya didampingi tenaga ahli tersebut.
Tujuan
perlunya tenaga ahli bagi PPK yang keilmuannya tidak sesuai dengan bidang
pekerjaanya adalah agar PPK tersebut cepat dalam mengambil keputusan, terutama
terkait dengan teknis pekerjaan yang dilaksanakan, dalam pelaksanaan kegiatan
proyek umumnya pekerjaan dibantu oleh konsultan pengawas, namun sungguhpun
demikian pengambil keputusan tetap menjadi tanggung jawab Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK).
Adanya
tenaga ahli yang mendampingi PPK, akan mudah bagi PPK dalam mengambil
keputusan, apalagi dalam proses serah terima pekerjaan ini sangat memerlukan
ketelitian dan kecermatan, sehingga permasalahan kekurangan volume dan mutu
pekerjaan bisa diperbaiki dan diantisipasi sebelum ditandatanganinya berita
acara serah terima, sehingga persoalan yang timbul pasca pelaksanaan serta
pasca masa pemeliharaan, sudah diminimalisir dalam prosesnya sebelum audit
dilaksanakan.
Proses
Serah Terima Pekerjaan (PHO dan FHO)
-
Progress fisik lapangan selesai 100 %
(PHO) dan Pemeliharaan telah dilakukan (FHO)
-
Penyedia Jasa Mengajukan PHO dan FHO
kepada PPK
-
PPK beserta tim melihat kelengkapan dokumen
pelaksanaan sampai fisik 100 % untuk PHO dan dokumen masa pemeliharaan untuk FHO
-
Apabila sudah Lengkap PPK beserta Tim ke
lokasi untuk Opname lapangan
- Hasil Opname jika ada kekuarangan dan
belum rapi, penyedia menambah (PHO) dan memperbaiki (FHO) terlebih dahulu
- Setelah cukup (PHO) dan rapi (FHO)
- PPK menandatangani surat Serah terima
Pekerjaan Pertama (PHO) dan Serah Terima Akhir (FHO)
Rentang waktu antara PHO dan FHO adalah sesuai dengan lamanya masa Pemeliharaan
Tugas dan tanggung
jawab diatas merupakan hal yang sangat urgen dalam proses pengadaan
barang/jasa, oleh sebab itu seorang PPK harus benar-benar konsentrasi dan fokus
pada tugas dan tanggung jawabnya, kedua tugas dan tanggung jawab ini memang
sebelumnya tidak terlalu ditekankan dan tidak menjadi tanggung jawab PPK, namun
dengan adanya regulasi yang baru, maka tugas dan tanggung jawab tersebut sudah diamanatkan
pada PPK.
Peraturan
perundang-undangan tentu dibuat sudah melalui kajian dan pertimbangan yang matang,
maka yakinlah dalam pengaturan tugas dan tanggung jawab kepada seseorang tentu sudah
melalui pertimbangan yang berimbang, yang perlu disesuaikan adalah implementasi
dari peraturan peraturan perundang-undangan tersebut, sehingga tradisi lama
yang kita gunakan perlu dilakukan penyesuaian dengan regulasi yang baru dan tidak
tertutup kemungkinan timbulnya inovasi-inovasi dengan harapan tidak
bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Adanya peubahan
regulasi tugas dan tanggung jawab PPK yang sangat mendasar, ada baiknya bagi
para pelaku pelaksana pembangunan, khususnya pelaku pengadaan barang/jasa juga
dapat menyesuaikan dengan kondisi tersebut, mengingat 2 (dua) hal diatas
merupakan bagian penting dalam pengadaan barang/jasa, mungkin tahun sebelumnya
PPK diberikan tugas dan tanggung jawab maksimal dengan menangani beberapa
paket, tentu perlu dilakukan kajian terhadap kondisi sebelumnya.
Kemampuan maksimal seorang
PPK dalam menangani Jumlah paket yang sebelumnya, mungkin ada baiknya dikaji
ulang untuk dilakukan pengurangan, karena penambahan tugas dan tanggung jawab baru
yang dilimpahkan kepada PPK, harus diiringi dengan kajian terhadap kemampuan
seseorang dalam menangani jumlah paket, sehingga seorang PPK dapat menjalani
tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan professional.
Agar tugas dan tanggung
jawab dapat berjalan dengan baik, para
pelaku pengadaan barang/jasa terutama bagi PPK, nikmatilah tugas dan tanggung
jawab kalian tersebut, lakukanlah setiap proses yang menjadi tugas dan tanggung
jawab kalian dengan rasa cinta terhadap pekerjaan, selaku PPK kalian adalah
seorang manajer dalam kegiatan yang kalian pimpin, manajemenlah dengan baik
sumber daya yang ada disekitar kalian, agar apa yang dilakukan dapat
dipertanggung jawabkan, sehingga memberikan kenyamanan kepada semua pihak.
Tugas dan tanggung
jawab yang baru yang disematkan kepada PPK, hendaknya dapat dijadikan sebagai
pemacu semangat dalam bekerja, karena kalian adalah orang-orang pilihan yang
akan menentukan baik buruknya hasil pembangunan, semoga kekuatan dan kesehatan
selalu menaungi seluruh pelaku pengadaan barang/jasa khususnya PPK, Ingat,….
Keputusan penting dalam proses pelaksanaan kegiatan proyek ada ditangan kalian.
Referensi yang
digunakan dalam tulisan ini adalah :
1.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 2
Tahun 2017 Tentang Jasa Konstruksi
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor
16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
3. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 07/PRT/M/2019 Tentang Standard dan
Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia
Mohon
maaf jika ada tulisan dalam artikel ini yang kurang berkenan, Penulis berharap koreksi
dari pembaca yang membangun, agar tetap bisa eksis dalam menulis……Semoga
Bermanfaat.
Oleh :
N A F R I A N D I
Tidak ada komentar:
Posting Komentar