RAPAT PERSIAPAN PENUNJUKKAN PENYEDIA (PRE AWARD MEETING) OLEH PPK

Rapat Persiapan Penunjukan  Penyedia atau Pre Award Meeting adalah bagian dari  proses Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan setelah Penetapan Pemenang, dimana sebelum dikeluarkannya Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) / Pengguna Anngaran (PA) atau siapapun yang bertindak selaku PPK, harus melakukan rapat tersebut, sebelum rapat dilakukan bagi PPK/KPA/PA ada baiknya memahami dan melakukan koreksi lebih dulu isi dokumen hasil pemilihan yang telah disampaikan oleh Pokja pemilihan.

Memamahami atau mengerti dengan isi dokumen hasil pelelangan yang disampaikan Pokja, agar PPK/KPA/PA mudah dalam mengambil keputusan, sehingga hasil pemilihan dapat dipertanggungjawabkan dan agar dalam rapat persiapan penunjukkan yang akan dilaksankan berasama Pokja dan Calon Penyedia PPK dengan mudah mengambil keputusan, oleh sebab itu Pokja harus mensegerahkan menyampaikan dokumen hasil pelelangan kepada PPK/KPA/PA, sehingga pihak Penandatangan kontrak memiliki keleluasaan waktu dalam mempelajari hasil pemilihan yang telah dilakukan oleh Pokja Pemilihan.

PPK/KPA/PA memeriksa dan mempelajari kembali dokumen hasil pemilihan yang disampaikan oleh Pokja Pemilihan, bukanlah suatu hal yang mengada-ada, mencari-cari kesalahan dan maupun hal-hal lainnya, namun apa yang dilakukan oleh PPK/KPA/PA tersebut merupakan bagian dari proses atau tahapan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, yang apabila dilakukan sesuai tahapan dengan baik  akan membuat hasil dari prosos tersebut semakin akuntabel, sehingga hasil kerja yang telah dilakukan saat proses maupun pasca lelang dapat memberikan kenyamanan bagi semua pihak.

Proses Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia dijelaskan pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 07 / PRT / M / 2019 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia, dimana Pada pasal 91 proses Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia sebagai berikut :

1.     Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia Sebelum Menerbitkan SPPBJ

Setiap Pekerjaan yang membidangi Jasa Konstruksi diwajibkan untuk melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia, dimana rapat tersebut dilakukan paling lamabat 3 (tiga) HK setelah berita acara hasil pemilihan (BAHP) diterima oleh PPK, Pokja pemilihan menyampaikan dokumen tersebut kepada PPK bersama semua lampirannya, lampiran BAHP yang diperlukan oleh PPK adalah dokumen penawaran yang disampaikan oleh Penyedia Jasa, dalam hal ini adalah dokumen penawaran pemenang

Contoh

Jika jadwal SPPBJ dalam proses lelang tertulis tanggal 1 - 4 Maret, sebaiknya dokumen dari pokja pemilihan sudah sampai ke PPK tanggal 1 maret, kemudian tanggal 2 - 3 Maret PPK melakukan pemeriksaan dan mempelajari kembali dokumen penawaran yang disampaikan tersebut, sekaligus pada tanggal tersebut PPK membuat undangan untuk Penyedia jasa dan Pokja Pemilihan terkait rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia yang paling lambat diadakan tanggal 4 Maret.

Selagi dokumen hasil pemilihan oleh Pokja belum sampai kepada PPK, maka PPK akan kesulitan untuk melakukan proses SPPBJ, karena proses SPPBJ tersebut tentu memerlukan data-data penting hasil pemilihan yang dilakukan Pokja, data-data yang berada dalam penawaran penyedia yang telah dievaluasi, akan menjadi bahan rapat bagi PPK sebelum terbitnya SPPBJ, berbagai dokumen akan di pastikan keabsahannya yang kemudian akan dibuktikan dalam rapat persiapan penunjukan Penyedia.

      

2.     Materi Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia

Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia dilaksanakan untuk memastikan Penyedia Memenuhi ketentuan sebagai berikut :

1. Keberlakuan Data Isian Kualifikasi

Data-data yang ada diisian kualifikasi yang disampaikan oleh Penyedia Jasa, dipastikan kebenaran dan masa berlakunya, walaupun sebenarnya pada saat evaluasi oleh Pokja Pemilihan hal tersebut telah dilakukan, namun PPK selaku yang memiliki tanggung jawab yang sangat besar terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa, sebaiknya melakukan pemeriksaan ulang terhadap hal tersebut.

2. Bukti sertifikat Kompetensi

Dengan menunjukkan sertifikat kompetensi yang asli dan pada saat rapat persiapan penunjukkan penyedia jasa mendatangkan semua personil pemegang sertifikat, untuk pekerjaan konstruksi pembuktian sertifakat tersebut adalah terhadap tenaga ahli, teknisi atau analis dan operator, khusus untuk teknisi atau analis dan operator yang belum disyaratkan saat lelang, pemenuhannya bisa dilakukan saat menjelang pelaksanaan pekerjaan.

Sedangkan bukti sertifikasi kompetensi Jasa Konsultasi Konstruksi adalah terhadap personil inti yang disampaikan pada seleksi, jadi baik Pekerjaan Konstruksi maupun Jasa Konsultansi, dalam rapat persiapan penunjukkan Penyedia harus mendatangkan semua personil pemegang sertifikat yang ditawarkan, sehingga semua personil tersebut adalah sebagai pekerja konstruksi pada kegiatan bersangkutan. .

 

3. Perubahan Jangka waktu Pelaksanaan pekerjaan dikarenakan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan sebelumnnya akan melewati batas tahun anggaran.

Jadwal perubahan waktu pelaksanaan dibahas pada Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia, dimana jika waktu sebelumnya melebihi tahun anggaran,  maka pada saat rapat tersebut waktu pelaksanaan tidak boleh melebihi tahun anggaran, oleh sebab itu dalam berita acara rapat waktu harus menyesuaikan dengan waktu kontrak tahun tunggal, yaitu rentang waktu 1 Januari – 31 Desember.

Penyesuaian waktu dalam rapat tersebut akan menjadi dasar justifikasi untuk perubahan kontrak / addendum, ketika terjadi pengurangan waktu kontrak ada baiknya volume pekerjaan juga disesuaikan dengan pengurangan waktu, sebab jika waktu dikurangi volume pekerjaan juga harus dihitung ulang, tujuannya agar pengurangan waktu tidak mengganggu pekerjaan lapangan.

Akibat pengurangan waktu, volume bisa saja tidak dikurangi, mungkin penyedia dan PPK sepakat untuk melalukan hal-hal seperti Penyedia menambah peralatan, penyedia menambah jam kerja dan lain-lain, pengurangan waktu pelaksanaan tentu akan berpengaruh pada pekerjaan, dimana waktu pelaksanaan dalam instrumen pekerjaan yaitu pada Time Schedulle biasanya sudah digambarkan dengan jelas.

Jika terjadi hal demikian, maka harus dilakukan Re-schedulling terhadap rencana pekerjaan tersebut, tujuannya agar pada akhir kegiatan bobot pekerjaan selesai sesuai rencana yang ada dalam time schedule, jikapun tidak selesai kita berharap penyebabnya bukanlah karena kurang matangnya perencanaan waktu yang disediakan oleh Pengguna Jasa, tapi mungkin karena hal-hal lain.  

4. Kewajiban melakukan sertifikasi bagi operator, teknisi atau analis yang belum bersertifikat pada saat pelaksanaan pekerjaan.

Pentingnya sertifikat bagi Operator, Teknisi atau Analis harus menjadi perhatian kita semua, bagi yang sudah mensyaratkan hal tersebut sejak awal, maka akan dapat menertibkan administrasi, sehingga saat evaluasi dan pembuktian jelas hitam dan putihnya, gugur atau tidaknya penyedia yang ikut pemilihan, karena sertifikat 3 (tiga) unsur tersebut diwajibkan.

Bagi yang tidak mesyaratkan pada saat pemilihan diperbolehkan, namun kewajiban melakukan sertifikat diminta sebelum pelaksanaan, artinya penyedia yang menjadi pemenang harus mengurus sertifikat tersebut sebelum dilakukannya mobilisasi alat ke lapangan, sedikit banyaknya tentu akan mengganggu proses karena adanya administrasi yang harus ditagih oleh PPK kepada Penyedia.

Walaupun sertifikat tersebut diperbolehkan pada waktu yang telah ditentukan, namun mungkin sebaiknya hal tersebut dijadikan syarat oleh PPK sejak awal menyampaikan dokumen ke Pokja pemilihan, sehingga administrasi proses Pengadaan Barang/Jasa akan lebih tertib, jika tidak disyaratkan tentu kerja PPK akan menjadi ribet apabila dapat penyedia yang sedikit nakal, syukur kalau pemenang mau mengurus, kalau tidak, tentu akan sulit bagi PPK untuk mengambil keputusan. 

    

5. Pelaksanaan alih pengalaman/keahlian bidang konstruksi melalui sistem kerja praktek/magang, membahas paling sedikit terkait jumlah peserta, durasi pelaksanaan dan jenis keahlian  

3.     Pemenang Tidak Memenuhi Ketentuan

Dalam hal Pemenang tidak memenuhi Ketentuan, PPK  bersama Pokja Pemilihan melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia Bersama :

1. Pemenang Cadangan 1

PPK bersama Pokja Pemilihan melakukan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia terhadap Calon Pemenang Cadangan 1, Apabila Calon Pemenang terbukti tidak memenuhi syarat pada saat Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia yang telah dilakukan, dimana penyedia sebagai Calon Pemenang saat klarifikasi tidak dapat membuktikan apa yang telah disyaratkan sebagaimana mestinya.  

  

2. Pemenang Cadangan 2

PPK bersama Pokja Pemilihan melakukan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia terhadap Calon Pemenang Cadangan 2.

4.  Dalam hal Pemenang Cadangan 2 tidak memenuhi Ketentuan, PPK  bersama Pokja Pemilihan melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia Bersama Peserta yang memenuhi persyaratan tender / seleksi dan kualifikasi sesuai urutan berikutnya.

5.  Dalam hal tidak ada calon Pemenang Cadangan, PPK melaporkan ke Pokja Pemilihan untuk kemudian dilakukan Tender / Seleksi ulang

6.   Pemenang yang diundang Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia yang tidak memenuhi ketentuan Keberlakuan Data Isian Kualifikasi dan Bukti sertifikat Kompetensi :

1. Dikenakan Sanksi Daftar Hitam
2. Jaminan Penawaran dicairkan dan disetorkan pada kas Negara

Dapat disimpulkan bahwa Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia merupakan bagian penting dan harus dilakukan dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa, PPK/KPA/PA merupakan penanggung jawab utama dalam rapat tersebut, rapat tersebut akan menjadi penentu dalam penunjukkan pemenang lelang, karena pada rapat tersebut PPK akan melakukan pembuktian kebenaran terhadap dokumen-dokumen yang telah disampaikan.

Dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, perlu kita ketahui bahwa ada 2 (dua) unsur yang harus saling koreksi, saling control dan mengingatkan yaitu PPK dan Pokja Pemilihan, mengapa saling koreksi, saling kontrol dan saling mengingatkan? Karena hasil pekerjaan masing-masing akan saling terkait, tanggung jawab yang ada pada 2 (dua) unsur ini sangat besar terutama dalam menjalani proses lelang, Pengakuan Pokja Pemilihan bila diakui dan diterima oleh PPK akan menjadi tanggung jawab mereka bersama,

Karena hal tersebutlah PPK harus melakukan koreksi dan cek ulang terhadap pemenang yang telah disampaikan, tujuan dilakukan koreksi dan cek ulang hanya untuk kenyamanan bersama, agar dokumen yang telah ada dan ditetapkan sebagai pemenang tidak ada terselip persoalan didalamnya, PPK dan Pokja Pemilihan harus sepakat dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing, sehingga dalam menjalankankan tugas saling memahami kewenangan masing-masing pula.

Pokja Pemilihan Menetapkan Pemenang dan PPK menunjuk pemenang.               

      

Buat Pembaca Mohon koreksi jika ada tulisan yang Kurang Tepat dan Kurang Berkenan

Ditulis Oleh :

Nafriandi