Rapat Persiapan
Penunjukan Penyedia atau Pre
Award Meeting adalah bagian dari proses Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan
setelah Penetapan Pemenang, dimana sebelum dikeluarkannya Surat Penunjukkan
Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) / Pengguna Anngaran (PA) atau siapapun yang bertindak
selaku PPK, harus melakukan rapat tersebut, sebelum rapat dilakukan bagi
PPK/KPA/PA ada baiknya memahami dan melakukan koreksi lebih dulu isi dokumen hasil
pemilihan yang telah disampaikan oleh Pokja pemilihan.
Memamahami atau
mengerti dengan isi dokumen hasil pelelangan yang disampaikan Pokja, agar
PPK/KPA/PA mudah dalam mengambil keputusan, sehingga hasil pemilihan dapat
dipertanggungjawabkan dan agar dalam rapat persiapan penunjukkan yang akan
dilaksankan berasama Pokja dan Calon Penyedia PPK dengan mudah mengambil
keputusan, oleh sebab itu Pokja harus mensegerahkan menyampaikan dokumen hasil
pelelangan kepada PPK/KPA/PA, sehingga pihak Penandatangan kontrak memiliki
keleluasaan waktu dalam mempelajari hasil pemilihan yang telah dilakukan oleh
Pokja Pemilihan.
PPK/KPA/PA memeriksa
dan mempelajari kembali dokumen hasil pemilihan yang disampaikan oleh Pokja
Pemilihan, bukanlah suatu hal yang mengada-ada, mencari-cari kesalahan dan
maupun hal-hal lainnya, namun apa yang dilakukan oleh PPK/KPA/PA tersebut
merupakan bagian dari proses atau tahapan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa,
yang apabila dilakukan sesuai tahapan dengan baik akan membuat hasil dari prosos tersebut semakin akuntabel, sehingga
hasil kerja yang telah dilakukan saat proses maupun pasca lelang dapat
memberikan kenyamanan bagi semua pihak.
Proses Rapat Persiapan
Penunjukkan Penyedia dijelaskan pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 07 / PRT / M / 2019 tentang Standar
dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia, dimana Pada
pasal 91 proses Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia sebagai berikut :
1. Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia Sebelum
Menerbitkan SPPBJ
Setiap
Pekerjaan yang membidangi Jasa Konstruksi diwajibkan untuk melaksanakan Rapat
Persiapan Penunjukkan Penyedia, dimana rapat tersebut dilakukan paling lamabat
3 (tiga) HK setelah berita acara hasil pemilihan (BAHP) diterima oleh PPK,
Pokja pemilihan menyampaikan dokumen tersebut kepada PPK bersama semua
lampirannya, lampiran BAHP yang diperlukan oleh PPK adalah dokumen penawaran
yang disampaikan oleh Penyedia Jasa, dalam hal ini adalah dokumen penawaran
pemenang
Contoh
Jika
jadwal SPPBJ dalam proses lelang tertulis tanggal 1 - 4 Maret, sebaiknya
dokumen dari pokja pemilihan sudah sampai ke PPK tanggal 1 maret, kemudian
tanggal 2 - 3 Maret PPK melakukan pemeriksaan dan mempelajari kembali dokumen
penawaran yang disampaikan tersebut, sekaligus pada tanggal tersebut PPK
membuat undangan untuk Penyedia jasa dan Pokja Pemilihan terkait rapat
Persiapan Penunjukkan Penyedia yang paling lambat diadakan tanggal 4 Maret.
Selagi
dokumen hasil pemilihan oleh Pokja belum sampai kepada PPK, maka PPK akan
kesulitan untuk melakukan proses SPPBJ, karena proses SPPBJ tersebut tentu
memerlukan data-data penting hasil pemilihan yang dilakukan Pokja, data-data
yang berada dalam penawaran penyedia yang telah dievaluasi, akan menjadi bahan
rapat bagi PPK sebelum terbitnya SPPBJ, berbagai dokumen akan di pastikan
keabsahannya yang kemudian akan dibuktikan dalam rapat persiapan penunjukan
Penyedia.
2. Materi Rapat Persiapan Penunjukkan
Penyedia
Rapat
Persiapan Penunjukkan Penyedia dilaksanakan untuk memastikan Penyedia Memenuhi
ketentuan sebagai berikut :
- Keberlakuan
Data Isian Kualifikasi
Data-data
yang ada diisian kualifikasi yang disampaikan oleh Penyedia Jasa, dipastikan
kebenaran dan masa berlakunya, walaupun sebenarnya pada saat evaluasi oleh
Pokja Pemilihan hal tersebut telah dilakukan, namun PPK selaku yang memiliki
tanggung jawab yang sangat besar terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa,
sebaiknya melakukan pemeriksaan ulang terhadap hal tersebut.
- Bukti
sertifikat Kompetensi
Dengan
menunjukkan sertifikat kompetensi yang asli dan pada saat rapat persiapan
penunjukkan penyedia jasa mendatangkan semua personil pemegang sertifikat, untuk
pekerjaan konstruksi pembuktian sertifakat tersebut adalah terhadap tenaga
ahli, teknisi atau analis dan operator, khusus untuk teknisi atau analis dan
operator yang belum disyaratkan saat lelang, pemenuhannya bisa dilakukan saat
menjelang pelaksanaan pekerjaan.
Sedangkan
bukti sertifikasi kompetensi Jasa Konsultasi Konstruksi adalah terhadap
personil inti yang disampaikan pada seleksi, jadi baik Pekerjaan Konstruksi
maupun Jasa Konsultansi, dalam rapat persiapan penunjukkan Penyedia harus
mendatangkan semua personil pemegang sertifikat yang ditawarkan, sehingga semua
personil tersebut adalah sebagai pekerja konstruksi pada kegiatan bersangkutan.
.
- Perubahan
Jangka waktu Pelaksanaan pekerjaan dikarenakan jadwal pelaksanaan
pekerjaan yang ditetapkan sebelumnnya akan melewati batas tahun anggaran.
Jadwal
perubahan waktu pelaksanaan dibahas pada Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia,
dimana jika waktu sebelumnya melebihi tahun anggaran, maka pada saat rapat tersebut waktu
pelaksanaan tidak boleh melebihi tahun anggaran, oleh sebab itu dalam berita
acara rapat waktu harus menyesuaikan dengan waktu kontrak tahun tunggal, yaitu
rentang waktu 1 Januari – 31 Desember.
Penyesuaian
waktu dalam rapat tersebut akan menjadi dasar justifikasi untuk perubahan
kontrak / addendum, ketika terjadi pengurangan waktu kontrak ada baiknya volume
pekerjaan juga disesuaikan dengan pengurangan waktu, sebab jika waktu dikurangi
volume pekerjaan juga harus dihitung ulang, tujuannya agar pengurangan waktu
tidak mengganggu pekerjaan lapangan.
Akibat
pengurangan waktu, volume bisa saja tidak dikurangi, mungkin penyedia dan PPK
sepakat untuk melalukan hal-hal seperti Penyedia menambah peralatan, penyedia
menambah jam kerja dan lain-lain, pengurangan waktu pelaksanaan tentu akan berpengaruh
pada pekerjaan, dimana waktu pelaksanaan dalam instrumen pekerjaan yaitu pada Time Schedulle
biasanya sudah digambarkan dengan jelas.
Jika
terjadi hal demikian, maka harus dilakukan Re-schedulling
terhadap rencana pekerjaan tersebut, tujuannya agar pada akhir kegiatan
bobot pekerjaan selesai sesuai rencana yang ada dalam time schedule, jikapun tidak selesai kita berharap penyebabnya
bukanlah karena kurang matangnya perencanaan waktu yang disediakan oleh
Pengguna Jasa, tapi mungkin karena hal-hal lain.
- Kewajiban
melakukan sertifikasi bagi operator, teknisi atau analis yang belum
bersertifikat pada saat pelaksanaan pekerjaan.
Pentingnya
sertifikat bagi Operator, Teknisi atau Analis harus menjadi perhatian kita semua, bagi yang sudah
mensyaratkan hal tersebut sejak awal, maka akan dapat menertibkan administrasi,
sehingga saat evaluasi dan pembuktian jelas hitam dan putihnya, gugur atau
tidaknya penyedia yang ikut pemilihan, karena sertifikat 3 (tiga) unsur tersebut
diwajibkan.
Bagi
yang tidak mesyaratkan pada saat pemilihan diperbolehkan, namun kewajiban
melakukan sertifikat diminta sebelum pelaksanaan, artinya penyedia yang menjadi
pemenang harus mengurus sertifikat tersebut sebelum dilakukannya mobilisasi alat
ke lapangan, sedikit banyaknya tentu akan mengganggu proses karena adanya
administrasi yang harus ditagih oleh PPK kepada Penyedia.
Walaupun
sertifikat tersebut diperbolehkan pada waktu yang telah ditentukan, namun
mungkin sebaiknya hal tersebut dijadikan syarat oleh PPK sejak awal
menyampaikan dokumen ke Pokja pemilihan, sehingga administrasi proses Pengadaan
Barang/Jasa akan lebih tertib, jika tidak disyaratkan tentu kerja PPK akan
menjadi ribet apabila dapat penyedia yang sedikit nakal, syukur kalau pemenang
mau mengurus, kalau tidak, tentu akan sulit bagi PPK untuk mengambil keputusan.
- Pelaksanaan
alih pengalaman/keahlian bidang konstruksi melalui sistem kerja
praktek/magang, membahas paling sedikit terkait jumlah peserta, durasi
pelaksanaan dan jenis keahlian
3. Pemenang Tidak Memenuhi Ketentuan
Dalam
hal Pemenang tidak memenuhi Ketentuan, PPK
bersama Pokja Pemilihan melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukkan
Penyedia Bersama :
- Pemenang
Cadangan 1
PPK
bersama Pokja Pemilihan melakukan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia terhadap
Calon Pemenang Cadangan 1, Apabila Calon Pemenang terbukti tidak memenuhi
syarat pada saat Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia yang telah dilakukan, dimana
penyedia sebagai Calon Pemenang saat klarifikasi tidak dapat membuktikan apa
yang telah disyaratkan sebagaimana mestinya.
- Pemenang
Cadangan 2
PPK
bersama Pokja Pemilihan melakukan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia terhadap
Calon Pemenang Cadangan 2.
4. Dalam hal Pemenang Cadangan 2 tidak memenuhi
Ketentuan, PPK bersama Pokja Pemilihan
melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia Bersama Peserta yang memenuhi
persyaratan tender / seleksi dan kualifikasi sesuai urutan berikutnya.
5. Dalam hal tidak ada calon Pemenang
Cadangan, PPK melaporkan ke Pokja Pemilihan untuk kemudian dilakukan Tender /
Seleksi ulang
6. Pemenang yang diundang Rapat Persiapan
Penunjukkan Penyedia yang tidak memenuhi ketentuan Keberlakuan Data Isian
Kualifikasi dan Bukti sertifikat Kompetensi :
- Dikenakan
Sanksi Daftar Hitam
- Jaminan
Penawaran dicairkan dan disetorkan pada kas Negara
Dapat disimpulkan bahwa
Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia merupakan bagian penting dan harus
dilakukan dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa, PPK/KPA/PA merupakan penanggung
jawab utama dalam rapat tersebut, rapat tersebut akan menjadi penentu dalam
penunjukkan pemenang lelang, karena pada rapat tersebut PPK akan melakukan
pembuktian kebenaran terhadap dokumen-dokumen yang telah disampaikan.
Dalam proses Pengadaan Barang/Jasa,
perlu kita ketahui bahwa ada 2 (dua) unsur yang harus saling koreksi, saling control
dan mengingatkan yaitu PPK dan Pokja Pemilihan, mengapa saling koreksi, saling kontrol
dan saling mengingatkan? Karena hasil pekerjaan masing-masing akan saling
terkait, tanggung jawab yang ada pada 2 (dua) unsur ini sangat besar terutama dalam
menjalani proses lelang, Pengakuan Pokja Pemilihan bila diakui dan diterima
oleh PPK akan menjadi tanggung jawab mereka bersama,
Karena hal tersebutlah
PPK harus melakukan koreksi dan cek ulang terhadap pemenang yang telah
disampaikan, tujuan dilakukan koreksi dan cek ulang hanya untuk kenyamanan
bersama, agar dokumen yang telah ada dan ditetapkan sebagai pemenang tidak ada terselip
persoalan didalamnya, PPK dan Pokja Pemilihan harus sepakat dengan tugas dan
tanggung jawab masing-masing, sehingga dalam menjalankankan tugas saling memahami
kewenangan masing-masing pula.
Pokja Pemilihan
Menetapkan Pemenang dan PPK menunjuk pemenang.
Buat Pembaca Mohon
koreksi jika ada tulisan yang Kurang Tepat dan Kurang Berkenan
Ditulis Oleh :
Nafriandi
