Setelah Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dengan Penyedia Jasa melakukan
perikatan hukum (berkontrak), maka kedua belah pihak selanjutnya melakukan
tugas yang menjadi pokok dari pengadaan barang/jasa yaitu melaksanakan kontrak
secara bersama-sama, dimana pelaksanaannya harus mengacu kepada pokok-pokok
yang sudah diperjanjikan dalam kontrak tersebut.
Tugas dan tanggung
jawab masing-masing harus dilaksanakan sesuai dengan perjanjian yang telah
disepakati bersama, kedua belah pihak harus menghindari hal-hal yang
menyebabkan batalnya perjanjian dalam berkontrak, sehingga pelaksanaan
pekerjaan yang telah disepakati dapat terselesaikan dengan baik dan hasil yang
didapat dari pengadaan barang/jasa bermanfaat untuk kemaslahatan masyarakat.
Selaku penanda tangan
kontrak PPK/KPA merupakan manejer tertinggi dalam suatu kegiatan, tugas dan
tanggung terhadap pekerjaan yang dia pimpin ada dipundaknya, sehingga untuk
menjadi seorang PPK/KPA harus berani mengambil keputusan yang cepat dan tepat,
hal tersebut dikarenakan suatu kegiatan harus selesai tepat waktu, dimana
masing-masing item pekerjaan tidak boleh saling mengganggu item lain terkait
waktu yang tersedia, sehingga dalam pelaksanaannya PPK/KPA harus konsen dan
fokus terhadap pekerjaan yang dilaksanakan.
Dalam pelaksnaan tugas
kontraktual PPK/KPA dibantu oleh tim pendukung dan konsultan pengawas (jika
ada), dimana tugas tim pendukung membantu pengawasan pelaksanaan lapangan,
sehingga PPK/KPA tidak bekerja sendiri, jika ada konsultan pengawas pada
kegiatan yang dilaksanakan, maka bersama tim pendukung akan saling mengisi dan
mengingatkan dalam mengawasi pekerjaan tersebut.
Tim pendukung dan
konsultan pengawas dalam bekerja dilapangan bukanlah sebagai pengambil
keputusan, tapi merupakan direksi lapangan yang bertugas mencatat dan memeriksa
semua proses pekerjaan, dimana hasil kerja yang telah dilaksanakan oleh tim
pendukung dan konsultan pengawas menjadi referensi bagi PPK/KPA dalam
pengambilan keputusan.
Proses pelaksanaan
pekerjaan pasca menandatangani kontrak konstruksi adalah sebagai berikut :
1. Penerbitan Surat Perintah Mulai
Kerja
Langkah
awal yang dilaukan oleh PPK/KPA adalah Menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK), dimana SPMK ini dibuat setelah kontrak ditanda tangani, dalam SPMK ini,
dicantumkan berbagai hal seperti penyedia Jasa, lingkup pekerjaan, tanggal
mulai pekerjaan, waktu pelaksanaan, waktu pemeliharaan dan lainnya yang
dianggap perlu.
Tanggal
Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) boleh sama dengan tanggal kontrak dan boleh
juga sesudah tanggal kontrak, SPMK merupakan surat penting untuk memulai suatu
pekerjaan dan menjadi acuan dalam menyusun waktu pelaksaaan atau time schedulle, dimana waktu pelaksanaan
merupakan instrumen penting dalam pelaksanaan proyek
2. Pre
Construction Meeting
(PCM)
Pre Construction Meeting
(PCM) atau rapat persiapan pelaksnaan pekerjaan adalah rapat pertumuan unsur-unsur
yang ada didalam perjanjian yaitu pihak direksi (pengguna jasa), pengawas
pekerjaan (konsultan) dan penyedia jasa (kontraktor), pelaksanaan PCM harus
diselenggarakan paling lambat 7 (tujuh) hari sejak diterbitkannya SPMK.
Unsur-unsur
Rapat
-
Unsur PPK/KPA
-
Unsur Pengawas (Konsultan Pengawas)
-
Unsur Penyedia (Kontraktor)
-
Unsur Perencana
Hal-hal
yang dibahas dan disepakati dalam dalam PCM adalah :
-
Program Mutu
-
Penyamaan Persepsi Pasal-pasal kontrak
-
Organisasi Kerja
-
Jadwal Pelaksanaan (Time Schedulle)
-
Usulan-usulan perubahan dalam kontrak
-
Hal-hal lain yang dianggap perlu
Hasil
rapat persiapan pelaksanaan pekerjaan merupakan proses awal yang sangat penting
dalam pelaksanaan lapangan proyek, karena rapat ini membahas banyak hal terkait
tiga unsur penting yaitu unsur pengguna Jasa (pemilik), unsur konsultan pengawas
dan unsur penyedia jasa sebagai pelaksana (kontraktor), biasanya pada saat
rapat persiapan inilah penyedia Jasa (kontraktor) diminta oleh PPK/KPA untuk
menghadirkan sekurang-kurangnya personil yang ber-SKA dan SKT sesuai yang ada
pada pemilihan.
Selain
hal diatas juga dibahas perubahan-perubahan waktu pelaksanaan, mobilisasi,
material, opname lapangan bersama dan lain-lain hal terkait kontrak yang akan
dilaksanakan oleh penyedia Jasa (Kontraktor), hasil rapat persiapan ini
dituangkan dalam berita acara dan menjadi dakumen admistrasi kegiatan
3. Penyerahan Lokasi Pekerjaan
Penyerahan
lokasi pekerkerjaan kepada Penyedia Jasa/Kontraktor dilakukan oleh PPK/KPA
adalah harus dilakukan oleh pengguna jasa, hal tersebut bertujuan agar pihak
pelaksana segera memulai pekerjaannya, penyerahan lapangan dibuat dalam berita
acara oleh PPK/KPA dan diterima oleh penyedia Jasa.
4. Opname Lapangan
Setalah
dilakukan rapat persiapan pelaksnaan pekerjaan dan penyerahan lapangan, maka
penyedia jasa bersama pihak PPK/KPA dan konsultan pengawas (Jika ada),
melakukan opname lapangan bersama, dalam opname lapangan dilakukan pegukuran
batasan-batasan pekerjaan, gambar rencana kegiatan proyek menjadi dasar awal
dalam opname lapangan tersebut untuk disetujui bersama semua pihak.
Jika
ada perubahn-perubahan saat opname lapangan, maka pada saat itulah dilakukan
kesepakatan terhadap perubahan tersebut, perubahan yang dilakukan harus melalui
persetujuan pihak perencana dan PPK/KPA, terkait penambahan dan perubahan volume
lapangan, dimana hasil perubahan dituangkan dalam bentuk gambar detail yang
menyeluruh yang disetujui oleh peneliti kontrak dan PPK/KPA berupa dokumen Addendum
kontrak.
5. Pelaksanaan Pekerjaan
PPK/KPA
selaku delegasi wewenang Pengguna Anggaran (PA) dalam melaksanakan kegiatannya,
mempunyai tim kerja yang harus saling berkomunikasi, tim kerja tersebut yaitu
tim pendukung, konsultan pengawas (Jika ada), konsultan perencana (jika ada)
dan Penyedia Jasa (kontraktor) sebagai pelaksana kegiatan yang berkontrak
dengan Pengguna Jasa.
Tim
pendukung yang dibentuk oleh PPK/KPA adalah direksi lapangan dari internal
pemerintah, dimana tim pendukung tersebut akan selalu berada dilokasi pekerjaan
untuk melakukan pengawasan bersama-sama dengan Konsultan Pengawas, sedangkan
konsultan pengawas selaku pengawas lapangan juga bertindak sebagai tenaga ahli
yang ditunjuk untuk membantu PPK/KPA.
Sungguhpun
konsultan pengawas sebagai tenaga ahli yang ditunjuk dalam pelaksanaan
kegiatan, pengambilan keputusan tetap menjadi tanggung jawab PPK/KPA, konsultan
pengawas selalu akan menjadi pemberi rekomendasi kepada PPK/KPA setiap
keputusan yang akan diambil tersebut.
Selaku
penerima delegasi wewenang PPK/KPA dalam pelaksanaan kegiatan merupakan manejer tertinggi dalam pengambilan keputusan
baik terhadap fisik, keuangan dan administrasi, tugas dan kewenangan PPK/KPA
dalam proses pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut :
- Pengambil
Keputusan
Keputusan
dalam pelaksanaan kegiatan semua menjadi tanggung jawab PPK/KPA, dalam
mengambil keputusan tesebut PPK/KPA dibantu oleh tim pendukung dan konsultan
Pengawas (jika ada), tim pendukung dan konsultan pengawas akan menjadi
perpanjangan tangan PPK/KPA dilapangan, dimana kehadiran mereka senantiasa ada
selama pelaksanan kegiatan berlangsung.
- Memberi
Peringatan
Peringatan
merupakan administrasi penting dalam pelaksanaan kegiatan pada kondisi
tertentu, dimana surat peringatan untuk penyedia jasa/kontraktor yang dilakukan
oleh PPK/KPA bertujuan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan yang tepat mutu,
waktu dan biaya, peringatan tersebut dilakukan apabila terjadi hal-hal seperti dibawah ini :
-
Penggantian personil tanpa izin
-
Pekerjaan terjadi deviasi minus pada
waktu dan kondisi tertentu.
-
Tidak mengindahkan perintah direksi
-
Menghentikan pekerjaan pada waktu
tertentu
-
Memindahkan peralatan tanpa seizin
direksi
-
Dll
Surat
peringatan (teguran) yang dilakukan oleh PPK/KPA paling banyak hanya sampai 3
(tiga) kali, setiap melakukan peringatan (teguran) kepada penyedia jasa harus
diiringi dengan rapat pembuktian terhadap hal-hal yang dilakukan oleh Penyedia
Jasa/Kontraktor tersebut, dalam pembuktian tersebut harus dituangkan dalam
bentuk berita acara, dimana isi penting berita acara tersebut adalah tidak
mengulangi hal-hal yang nantinya bisa berujung pada cidera janji.
- Menyetujui
PPK/KPA
merupakan pejabat tunggal dalam menyetujui apapun dalam pelaksanaan kegiatan
proyek, persetujuan PPK/KPA dilakukan
terhadap semua unsur baik terhadap proses administrasi maupun proses pekerjaan
lapangan, hal-hal yang manjadi tanggung jawab PPK/KPA terhadap persetujuan
tersebut seperti hal-hal dibawah :
-
Penggunaan material
-
Penggantian personil dan peratan
-
Perubahan item dan volume pekerjaan
-
Seluruh administrasi proyek
-
dll
- Membayar
Membayar
pekerjaan yang dilakukan oleh penyedia jasa/kontraktor merupakan kewajiban
PPK/KPA dalam berkontrak, jangankan tidak membayar terlambat membayar saja
sudah merupakan salah satu cidera janji yang dilakukan oleh Pengguna Jasa,
sehingga kepada PPK/KPA (siapa pun berkontrak) janganlah sekali-kali kita
menjadi penyebab pembayaran tertunda.
Agar
pembayaran tidak tertunda maka selaku seorang penanda tangan kontrak, kepadanya
sebelum lelang diminta untuk memastikan kondisi anggaran, kondisi anggaran
tentu bisa melihat pada pengalaman-pengalaman sebelumnya, salain itu PPK/KPA
harus bisa mensiasati kondisi-kondisi yang akan mengganggu pelaksanaan
kegiatan, maka seorang PPK/KPA harus bisa memilih 3 (tiga) alternatif sistem
pembayaran.
Sistem
pembayaran yang dapat dilakukan dan harus dipilih salah satunya oleh PPK/KPA, sistem
pembayaran yang boleh dilakukan diantaranya adalah sertifikat bulanan, termyn (Sesuai kemajuan pekerjaan) dan
sekaligus, rata-rata proyek kontruksi saat menggunakan pembayaran dengan sistem
termyn (sesuai kemajuan pekerjaan).
- Meminta
Jaminan
Beberapa
jaminan terhadap kegiatan proyek yang diminta PPK/KPA adalah terhadap jaminan
pelaksanaan, jaminan uang muka (jika ada) dan jaminan pemeliharaan (jika
dilakukan pencairan sebelum masa pemeliharaan selesai), pengembalian jaminan
kepada penyedia jasa apabila sudah lunas untuk uang muka, telah dilakukannya serah
terima pertama (PHO) untuk jaminan pelaksanaan dan sudah serah terima akhir
(FHO) untuk jaminan pemeliharaan
- Pemutusan
Kontrak
Penandatangan
kontrak baik PPK maupun KPA ataupun PA selaku PPK memutuskan kontrak sepihak
apabila pelanggaran yang dilakukan oleh penyedia jasa sudah memenuhi ketentuan,
dalam terjadinya pemutusan kontrak maka segala hak dan kewajiban penyedia jasa
harus dipenuhi seperti hak terhadap pembayaran sisa pekerjaan dan kewajiban membayar
denda (jika ada) termasuk pencairan jaminan pelaksanaan dan termasuk pelunasan
sisa uang muka
Semua
administrasi terkait putus kontrak harus dilengkapi PPK/KPA, sehingga dalam
pelaksanaan audit semua ketentuan terkait hal dimaksud dapat terpenuhi dan jika
kegiatan tersebut dilanjutkan untuk diselesaikan tahun berikutnya tidak
mengalami kendala dalam pelaksanaan pekerjaannya.
- Melaporkan
hasil
Setelah
dilakukannya serah terima pekerjaan baik pertama (PHO) maun terakhir, maka
PPK/KPA wajib melaporkan dan menyerahkan hasil pekerjaan tersebut kepada
pimpinan, dalam hal penyerahan kepada pimpinan melalui berita acara penyerahan
dan dilengkapi seluruh dokumen kegiatan yang telah selesai dilaksanakan,
dokumen tersebut termasuk kedua berita acara serah terima pekerjaan.
Tujuan
dari melaporkan dan menyerahkan hasil pekerjaan adalah untuk dilakukannya
pencatatan sebagai aset dan menyimpan seluruh dokumen yang telah dilaksanakan,
agar terjaga dengan baik, sehingga dalam penganggaran kedepan terkait
pemeliharaan rutin setalah tahun ke 2 (dua) bangunan beroperasi biasa terencana
dengan baik dan sesuai kebutuhan.
Dalam
hal pelaksanaan kegiatan PPK/KPA bukanlah seorang boss tapi merupakan seoarang leader (pemimpin), dengan tanggung jawab
dan kewenangan penuh ada dipundaknya, walaupun PPK/KPA dalam tugasnya dibantu
oleh direksi lapangan tim pendukung dan
konsultan pengawas, namun tidak akan dapat mengubah tanggung jawab seoarang
PPK/KPA, karena tim pendukung dan kunsultan pengawas tidak berhak dalam menganbil
keputusan.
Walaupun
tim pendukung dan konsultan pengawas bisa mengambil kewenangan dilapangan
itupun atas dasar perintah dari PPK/KPA, untuk itu kepada PPK/KPA selaku
penandatangan kontrak rajin-rajinlah untuk turun kelapangan, seringlah berkomunikasi
dengan direksi lapangan dan konsultan pengawas, agar segala kendala dan
persoalan yang terjadi dilapangan benar-benar diketahui dan dapat digunakan
sebagai memecahkan persoalan atau untuk mencari solusi dalam menyelesaikan
semua perkara proyek.
Untuk
kenyamanan seorang PPK/KPA selaku penandatangan kontrak, sering-seringlah
melakukan rapat evaluasi dilapangan disamping rapat evaluasi bulanan yang
dilakukan di kantor, kapan perlu lakukan rapat dilapangan per 2 (dua) minggu
dan pada kondisi tertentu bisa dilakukan seminggu sekali, sehingga PPK/KPA
akrab dengan kondisi lapangan dan menguasai item demi item pekerjaan dengan
segala kekurangan dan kelebihannya.
Selain
hal diatas PPK/KPA harus sering-sering melihat buku direksi dan buku tamu, buku
direksi dan buku tamu harus ada dilapangan, karena buku direksi khususnya
merupakan buku yang memuat instruksi-instruksi pekerjaan yang harus dilaksanakan
oleh penyedia jasa, yang menyampaikan instruksi dalam buku direksi adalah semua
unsur yang tertuang dalam surat perjanjian seperti PPK/KPA beserta timnya dan
konsultan pengawas beserta timnya, sedangkan dalam buku tamu diisi oleh setiap
yang berkunjung ke lokasi kegiatan tersebut selain tim yang mengisi buku
direksi.
6. Serah terima Pekerjaan
Serah
terima pekerjaan wajib dilaksakan oleh penyedia jasa, dalam serah terima
pekerjaan dilakukan apabila proses telah selesai lakasanakan, dalam proyek
konstruksi serah terima dilakukan 2 (dua) kali, yaitu selesainya waktu
pelaksanaan pekerjaan dan yang terakhir selesainya waktu pemeliharaan
pekerjaan, waktu pelaksanaan ditambah waktu pemeliharaan disebut dengan waktu
kontrak.
Serah
terima pekerjaan dilakukan oleh pejabat penerima hasil pekerjaan (PPHP) atas
usulan Penyedia Jasa dan PPK/KPA, serah terima tersebut yaitu :
- Serah
terima Pertama
Serah
terima pertama (PHO) dilakukan setelah pekerjaan lapangan selesai 100 %, bisa
lebih awal sebelum masa pelaksanaan pelaksanaan berakhir dan bisa dilakukan
setelah lewat masa pelaksanaan dengan ketentuan tidak mencapai masa maksimal
denda yang disepakati, pada kondisi melebihi tentu penyedia harus dihitung
denda keterlambatan.
- Serah
Terima Terakhir
Serah
terima akhir (FHO) dilakukan setelah masa pemeliharaan selesai, dimana masa
pemeliharaan adalah masa pengembalian kondisi ke masa serah terima pertama, kerusakan
diperbaiki pada masa pemeliharaan merupakan tanggung jawab penyedia jasa, sehingga
pada serah terima akhir (FHO) kondisi lapangan dalam keadaan baik
.
Serah
terima pekerjaan adalah wajib dilaksanakan baik serah terima pertama maupun serah
terima akhir, penyedia yang tidak melakukan serah terima sama dengan melakukan
cidera janji, maka PPK/KPA selaku penanggung jawab kegiatan harus melakukan
semua proses pengadaan sampai dilakukannya serah terima akhir pekerjaan.
PPK/KPA dalam
pelaksanaan proyek konstruksi kebaradaannya bukan saja sekedar berkomitmen,
tapi PPK/KPA adalah seorang yang melakukan perikatan hukum dengan penyedia
jasa, dengan segala hak dan kewajibannya, yang jika tidak terpenuhi oleh
masing-masing pihak bisa membatalkan kontrak dengan resiko dan konsekuensi
masing-masing sesuai perjanjian yang disepakati bersama..
Selaku wakil pemerintah
PPK/KPA harus siap menjalani tugas dan tanggung jawab yang diberikan, cakap dan
kompoten menjadi syarat penting untuk menjadi seorang yang akan mengikatkan
diri, sehingga apa yang dilakukan oleh seorang leader khususnya PPK/KPA selaku penandatangan kontrak harus bisa
dipertanggung jawabkan baik kepada yang memberi kewenangan, maupun hasil yang
telah dilakukan kepada masyarakat.
Terima kasih buat
pembaca yang bijaksan dan mohon maaf atas
segala kekurangan yang ada.
Untuk lengkapnya
tulisan ini masukan dan koreksi dari pembaca sangat diharapkan oleh penulis.
Apa tanda parang
candung
Kalau ditebas
kuat besinya
Apa tanda orang
beruntung
Bekerja keras
kuat hatinya
Tenas
Effendy
Salam
Nafriandi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar