PENANDA TANGAN KONTRAK SELAKU DELEGASI WEWENANG

Pengguna anggaran (PA) selaku pejabat yang diberikan kewenangan untuk mengadakan ikatan/perjanjian kerjasama dengan pihak lain dalam batasan anggaran yang telah ditetapkan, dimana Pejabat Pengguna Anggaran (PA) dalam melaksanakan tugas dapat melimpahkan sebagian kewenangannya kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), dimana Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada pengguna Anggaran/Pengguna barang.

Pendelegasian wewenang pelaksanaan anggaran oleh Pengguna Anggaran (PA) kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) diatur dalam peraturan perundang-undangan yaitu pada Undang-undang nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara dan Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Keuangan Daerah, dimana delegasi wewenang ini dilakukan atas pertimbangan rentang kendali tugas.

Selain Undang-undang dan Peraturan Pemerintah diatas delegasi wewenang juga diatur dalam Peraturan Presiden terkait pengadaan Barang/jasa Pemerintah, selain Pengguna Anggaran (PA) dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yang bisa menerima dan melaksanakan delegasi wewenang tersebut adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dimana pengaturannya diamanatkan dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 (sekarang Peraturan Presiden nomor 16 Tahun 2018) tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

PPK diamanatkan untuk melaksanakan pendelegasian wewenang adalah atas dasar rentang dan kendali tugas, dimana dalam pelaksanaan anggaran seseorang yang ditunjuk menjadi KPA tentu mempunyai keterbatasan dalam menangani pekerjaan sungguhpun dibantu oleh tim pendukung, sehingga pada beberapa kondisi sebagian pelaksanaan kegiatan didelegasikan kepada seorang atau beberapa orang PPK sesuai dengan berbagai pertimbangan, sehingga efektifitas pelaksanaan anggaran dapat berjalan dengan baik.   

Selaku yang bertanggung jawab terhadap pengeluaran Negara, Penanda tangan kontrak dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dapat dilakukan oleh Pengguna Anggaran (PA) atau didelegasikan kepada Kuasa Pengguna anggaran (KPA) dan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), jika harus menunjuk PPK maka jumlah PPK harus disesuaikan dengan jumlah paket pekerjaan dalam kegiatan dan jumlah kegiatan dalam daftar pelaksanaan anggaran.

Delegasi wewenang dengan menunjuk PPK dalam peraturan perundang-undangan tidak saja berlaku untuk kegiatan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), namun juga diperuntukkan bagi Anggaran Pendapatan dan Belanja daerah (APBD), faktor utama penunjukkan PPK adalah jumlah paket kegiatan, bisa saja jumlah anggaran besar tapi mungkin tidak diperlukan adannya PPK, namun sebaliknya anggaran lebih kecil tidak tertutup kemungkinan menunjuk PPK dalam berkontrak, intinya disesuaikan dengan kebutuhan pengelola.

Sebelum pelaksanaan anggaran pengadaan barang/jasa dimulai ada baiknya pelaksana anggaran melakukan kajian yang matang terlebih dahulu, jumlah paket kegiatan dalam unit kerja perangkat daerah ada baiknya petakan, sehingga dalam melakukan pendelegasian wewenang terkait penanda tanganan kontrak bisa dikalkulasikan jumlah personil pelaksana yang akan menerima delegasi tersebut, tidak tertutup kemungkinan pada unit kerja bersangkutan yang berkontrak ada KPA dan PPK.

Contoh

Pada unit kerja perangkat daerah Dinas Pekerjaan Umum yang selalu diberikan tugas dalam penanganan insfrastruktur baik jalan, jembatan, irigasi, gedung dan lain-lain, biasanya pada unit kerja ini paket kegiatan sangat dominan, dimana jumlah yang menjadi tanggung jawabnya cukup banyak, kita ambil contoh pada Bidang Bina Marga, dimana pada Bidang Bina Marga hampir setiap tahunnya menangani beberapa kegiatan yang sangat penting dan berkaitan langsung dengan masyarakat seperti :

1.      Peningkatan jalan

2.      Pemeliharaan Jalan

3.      Pembangunan Jembatan

4.      Pemeliharaan Jembatan

Biasanya dalam 1 kegiatan terdapat beberapa paket pekerjaan, katakan Kegiatan Peningkatan jalan, jika jumlah paketnya mencapai 10 Paket Pekerjaan dan paket kegiatan lain pun biasanya tidak jauh berbeda, belum lagi jarak masing-masing paket cukup memerlukan waktu, pada kondisi ini tidak mungkin rasanya penanda tangan kontrak ditunjuk hanya 1 orang yaitu KPA/PPK, menurut penulis kondisi ini sebaiknya memerlukan beberapa orang penanda tangan kontrak, mungkin minimalnya 4 orang KPA/PPK (lakukan kajian terhadap kekemampuan seseorang).

Tidak tertutup kemungkinan dalam satu bidang seperti contoh di atas yang melakukan atau menerima delagasi (menanda tangan kontrak) dari Pengguna Anggaran, jika 4 PPK maka salah satunya bisa KPA merangkap PPK dan 3 orang lagi ditunjuk PPK yang memenuhi syarat dan ketentuan pada bidang dimaksud, namum jika seluruh PPK yang ditunjuk maka ada baiknya KPA tidak ditunjuk lagi pada bidang tersebut.

Penanda tangan kontrak (PA/KPA/PPK) bukan saja seorang yang tunjuk untuk berkomitmen, tapi tugas, kewenangan dan tanggung jawab yang berat ada dipundaknya, sehingga output dari pelaksanaan anggaran yang dilakukannya harus dapat dipertanggung jawabkan, jika tugas dan tanggung jawab penanda tangan kontrak tersebut dimengerti dan diketahui oleh semua pihak, maka yakinlah ada kajian terhadap keterbatasan seseorang.

Seseorang yang menjadi penanda tangan kontrak (PA/KPA/PPK) yakinlah sangat menginginkan sekali kenyamanan dalam melaksanakan tugasnya, tersedia kecukupan waktu untuk berkunjung ke setiap lokasi yang menjadi pekerjaannya, ingin berkomunikasi dengan baik dan lancar dengan para pendukungnya dan yang paling penting bagi sesorang penanda tangan kontrak adalah menguasai seluk beluk semua item pekerjaan lapangan, baik proses pelaksanaan pekerjaan lapangan, administrasi maupun segala persoalan yang timbul selama proses pekerjaaan berlangsung.

Sebanyak apapun tim pendukung penanda tangan kontrak, tanggung jawab penanda tangan kontrak tersebut tidak akan berubah yaitu bertanggung jawab terhadap fisik, keuangan dan administrasi, oleh sebab itu kita berharap dalam menunjuk penanda tangan kontrak baik PA selaku PPK atau KPA selaku PPK dan maupun PPK yang tunjuk, dalam pelaksanaannya hendaknya melalui kajian yang matang berdasarkan jumlah paket, sehingga kemampuan seseorang dalam bekerja tetap seimbang dan hasil kerja yang didapat tepat guna dan berhasil guna.

Mohon maaf jika ada pendapat dan tulisan yang kurang berkenan

Moga bermanfaat……!!!!

Oleh :

Nafriandi

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PPK/KPA PASCA BERKONTRAK MENUJU SERAH TERIMA PEKERJAAN

Setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dengan Penyedia Jasa melakukan perikatan hukum (berkontrak), maka kedua belah pihak selanjutnya melakukan tugas yang menjadi pokok dari pengadaan barang/jasa yaitu melaksanakan kontrak secara bersama-sama, dimana pelaksanaannya harus mengacu kepada pokok-pokok yang sudah diperjanjikan dalam kontrak tersebut.

Tugas dan tanggung jawab masing-masing harus dilaksanakan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama, kedua belah pihak harus menghindari hal-hal yang menyebabkan batalnya perjanjian dalam berkontrak, sehingga pelaksanaan pekerjaan yang telah disepakati dapat terselesaikan dengan baik dan hasil yang didapat dari pengadaan barang/jasa bermanfaat untuk kemaslahatan masyarakat.

Selaku penanda tangan kontrak PPK/KPA merupakan manejer tertinggi dalam suatu kegiatan, tugas dan tanggung terhadap pekerjaan yang dia pimpin ada dipundaknya, sehingga untuk menjadi seorang PPK/KPA harus berani mengambil keputusan yang cepat dan tepat, hal tersebut dikarenakan suatu kegiatan harus selesai tepat waktu, dimana masing-masing item pekerjaan tidak boleh saling mengganggu item lain terkait waktu yang tersedia, sehingga dalam pelaksanaannya PPK/KPA harus konsen dan fokus terhadap pekerjaan yang dilaksanakan.

Dalam pelaksnaan tugas kontraktual PPK/KPA dibantu oleh tim pendukung dan konsultan pengawas (jika ada), dimana tugas tim pendukung membantu pengawasan pelaksanaan lapangan, sehingga PPK/KPA tidak bekerja sendiri, jika ada konsultan pengawas pada kegiatan yang dilaksanakan, maka bersama tim pendukung akan saling mengisi dan mengingatkan dalam mengawasi pekerjaan tersebut.

Tim pendukung dan konsultan pengawas dalam bekerja dilapangan bukanlah sebagai pengambil keputusan, tapi merupakan direksi lapangan yang bertugas mencatat dan memeriksa semua proses pekerjaan, dimana hasil kerja yang telah dilaksanakan oleh tim pendukung dan konsultan pengawas menjadi referensi bagi PPK/KPA dalam pengambilan keputusan.        

Proses pelaksanaan pekerjaan pasca menandatangani kontrak konstruksi adalah sebagai berikut :

1.      Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja

Langkah awal yang dilaukan oleh PPK/KPA adalah Menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), dimana SPMK ini dibuat setelah kontrak ditanda tangani, dalam SPMK ini, dicantumkan berbagai hal seperti penyedia Jasa, lingkup pekerjaan, tanggal mulai pekerjaan, waktu pelaksanaan, waktu pemeliharaan dan lainnya yang dianggap perlu.

Tanggal Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) boleh sama dengan tanggal kontrak dan boleh juga sesudah tanggal kontrak, SPMK merupakan surat penting untuk memulai suatu pekerjaan dan menjadi acuan dalam menyusun waktu pelaksaaan atau time schedulle, dimana waktu pelaksanaan merupakan instrumen penting dalam pelaksanaan proyek

   

2.      Pre Construction Meeting (PCM)

Pre Construction Meeting (PCM) atau rapat persiapan pelaksnaan pekerjaan adalah rapat pertumuan unsur-unsur yang ada didalam perjanjian yaitu pihak direksi (pengguna jasa), pengawas pekerjaan (konsultan) dan penyedia jasa (kontraktor), pelaksanaan PCM harus diselenggarakan paling lambat 7 (tujuh) hari sejak diterbitkannya SPMK.

Unsur-unsur Rapat

-          Unsur PPK/KPA

-          Unsur Pengawas (Konsultan Pengawas)

-          Unsur Penyedia (Kontraktor)

-          Unsur Perencana

Hal-hal yang dibahas dan disepakati dalam dalam PCM adalah :

-          Program Mutu

-          Penyamaan Persepsi Pasal-pasal kontrak

-          Organisasi Kerja

-          Jadwal Pelaksanaan (Time Schedulle)

-          Usulan-usulan perubahan dalam kontrak

-          Hal-hal lain yang dianggap perlu

Hasil rapat persiapan pelaksanaan pekerjaan merupakan proses awal yang sangat penting dalam pelaksanaan lapangan proyek, karena rapat ini membahas banyak hal terkait tiga unsur penting yaitu unsur pengguna Jasa (pemilik), unsur konsultan pengawas dan unsur penyedia jasa sebagai pelaksana (kontraktor), biasanya pada saat rapat persiapan inilah penyedia Jasa (kontraktor) diminta oleh PPK/KPA untuk menghadirkan sekurang-kurangnya personil yang ber-SKA dan SKT sesuai yang ada pada pemilihan.

Selain hal diatas juga dibahas perubahan-perubahan waktu pelaksanaan, mobilisasi, material, opname lapangan bersama dan lain-lain hal terkait kontrak yang akan dilaksanakan oleh penyedia Jasa (Kontraktor), hasil rapat persiapan ini dituangkan dalam berita acara dan menjadi dakumen admistrasi kegiatan 

  

3.      Penyerahan Lokasi Pekerjaan

Penyerahan lokasi pekerkerjaan kepada Penyedia Jasa/Kontraktor dilakukan oleh PPK/KPA adalah harus dilakukan oleh pengguna jasa, hal tersebut bertujuan agar pihak pelaksana segera memulai pekerjaannya, penyerahan lapangan dibuat dalam berita acara oleh PPK/KPA dan diterima oleh penyedia Jasa.

4.      Opname Lapangan

Setalah dilakukan rapat persiapan pelaksnaan pekerjaan dan penyerahan lapangan, maka penyedia jasa bersama pihak PPK/KPA dan konsultan pengawas (Jika ada), melakukan opname lapangan bersama, dalam opname lapangan dilakukan pegukuran batasan-batasan pekerjaan, gambar rencana kegiatan proyek menjadi dasar awal dalam opname lapangan tersebut untuk disetujui bersama semua pihak.

Jika ada perubahn-perubahan saat opname lapangan, maka pada saat itulah dilakukan kesepakatan terhadap perubahan tersebut, perubahan yang dilakukan harus melalui persetujuan pihak perencana dan PPK/KPA, terkait penambahan dan perubahan volume lapangan, dimana hasil perubahan dituangkan dalam bentuk gambar detail yang menyeluruh yang disetujui oleh peneliti kontrak dan PPK/KPA berupa dokumen Addendum kontrak.

 

5.      Pelaksanaan Pekerjaan

PPK/KPA selaku delegasi wewenang Pengguna Anggaran (PA) dalam melaksanakan kegiatannya, mempunyai tim kerja yang harus saling berkomunikasi, tim kerja tersebut yaitu tim pendukung, konsultan pengawas (Jika ada), konsultan perencana (jika ada) dan Penyedia Jasa (kontraktor) sebagai pelaksana kegiatan yang berkontrak dengan Pengguna Jasa.

Tim pendukung yang dibentuk oleh PPK/KPA adalah direksi lapangan dari internal pemerintah, dimana tim pendukung tersebut akan selalu berada dilokasi pekerjaan untuk melakukan pengawasan bersama-sama dengan Konsultan Pengawas, sedangkan konsultan pengawas selaku pengawas lapangan juga bertindak sebagai tenaga ahli yang ditunjuk untuk membantu PPK/KPA.

Sungguhpun konsultan pengawas sebagai tenaga ahli yang ditunjuk dalam pelaksanaan kegiatan, pengambilan keputusan tetap menjadi tanggung jawab PPK/KPA, konsultan pengawas selalu akan menjadi pemberi rekomendasi kepada PPK/KPA setiap keputusan yang akan diambil tersebut.

Selaku penerima delegasi wewenang PPK/KPA dalam pelaksanaan kegiatan merupakan  manejer tertinggi dalam pengambilan keputusan baik terhadap fisik, keuangan dan administrasi, tugas dan kewenangan PPK/KPA dalam proses pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut :

1. Pengambil Keputusan

Keputusan dalam pelaksanaan kegiatan semua menjadi tanggung jawab PPK/KPA, dalam mengambil keputusan tesebut PPK/KPA dibantu oleh tim pendukung dan konsultan Pengawas (jika ada), tim pendukung dan konsultan pengawas akan menjadi perpanjangan tangan PPK/KPA dilapangan, dimana kehadiran mereka senantiasa ada selama pelaksanan kegiatan berlangsung. 

2. Memberi Peringatan

Peringatan merupakan administrasi penting dalam pelaksanaan kegiatan pada kondisi tertentu, dimana surat peringatan untuk penyedia jasa/kontraktor yang dilakukan oleh PPK/KPA bertujuan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan yang tepat mutu, waktu dan biaya, peringatan tersebut dilakukan  apabila terjadi hal-hal seperti dibawah ini :

-          Penggantian personil tanpa izin

-          Pekerjaan terjadi deviasi minus pada waktu dan kondisi tertentu.

-          Tidak mengindahkan perintah direksi

-          Menghentikan pekerjaan pada waktu tertentu

-          Memindahkan peralatan tanpa seizin direksi

-          Dll

Surat peringatan (teguran) yang dilakukan oleh PPK/KPA paling banyak hanya sampai 3 (tiga) kali, setiap melakukan peringatan (teguran) kepada penyedia jasa harus diiringi dengan rapat pembuktian terhadap hal-hal yang dilakukan oleh Penyedia Jasa/Kontraktor tersebut, dalam pembuktian tersebut harus dituangkan dalam bentuk berita acara, dimana isi penting berita acara tersebut adalah tidak mengulangi hal-hal yang nantinya bisa berujung pada cidera janji. 

   

3. Menyetujui

PPK/KPA merupakan pejabat tunggal dalam menyetujui apapun dalam pelaksanaan kegiatan proyek, persetujuan PPK/KPA  dilakukan terhadap semua unsur baik terhadap proses administrasi maupun proses pekerjaan lapangan, hal-hal yang manjadi tanggung jawab PPK/KPA terhadap persetujuan tersebut seperti hal-hal dibawah :

-          Penggunaan material

-          Penggantian personil dan peratan

-          Perubahan item dan volume pekerjaan

-          Seluruh administrasi proyek

-          dll

 

4. Membayar

Membayar pekerjaan yang dilakukan oleh penyedia jasa/kontraktor merupakan kewajiban PPK/KPA dalam berkontrak, jangankan tidak membayar terlambat membayar saja sudah merupakan salah satu cidera janji yang dilakukan oleh Pengguna Jasa, sehingga kepada PPK/KPA (siapa pun berkontrak) janganlah sekali-kali kita menjadi penyebab pembayaran tertunda.

Agar pembayaran tidak tertunda maka selaku seorang penanda tangan kontrak, kepadanya sebelum lelang diminta untuk memastikan kondisi anggaran, kondisi anggaran tentu bisa melihat pada pengalaman-pengalaman sebelumnya, salain itu PPK/KPA harus bisa mensiasati kondisi-kondisi yang akan mengganggu pelaksanaan kegiatan, maka seorang PPK/KPA harus bisa memilih 3 (tiga) alternatif sistem pembayaran.

Sistem pembayaran yang dapat dilakukan dan harus dipilih salah satunya oleh PPK/KPA, sistem pembayaran yang boleh dilakukan diantaranya adalah sertifikat bulanan, termyn (Sesuai kemajuan pekerjaan) dan sekaligus, rata-rata proyek kontruksi saat menggunakan pembayaran dengan sistem termyn (sesuai kemajuan pekerjaan).

   

5. Meminta Jaminan

Beberapa jaminan terhadap kegiatan proyek yang diminta PPK/KPA adalah terhadap jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka (jika ada) dan jaminan pemeliharaan (jika dilakukan pencairan sebelum masa pemeliharaan selesai), pengembalian jaminan kepada penyedia jasa apabila sudah lunas untuk uang muka, telah dilakukannya serah terima pertama (PHO) untuk jaminan pelaksanaan dan sudah serah terima akhir (FHO) untuk jaminan pemeliharaan

6. Pemutusan Kontrak

Penandatangan kontrak baik PPK maupun KPA ataupun PA selaku PPK memutuskan kontrak sepihak apabila pelanggaran yang dilakukan oleh penyedia jasa sudah memenuhi ketentuan, dalam terjadinya pemutusan kontrak maka segala hak dan kewajiban penyedia jasa harus dipenuhi seperti hak terhadap pembayaran sisa pekerjaan dan kewajiban membayar denda (jika ada) termasuk pencairan jaminan pelaksanaan dan termasuk pelunasan sisa uang muka

Semua administrasi terkait putus kontrak harus dilengkapi PPK/KPA, sehingga dalam pelaksanaan audit semua ketentuan terkait hal dimaksud dapat terpenuhi dan jika kegiatan tersebut dilanjutkan untuk diselesaikan tahun berikutnya tidak mengalami kendala dalam pelaksanaan pekerjaannya.

    

7. Melaporkan hasil

Setelah dilakukannya serah terima pekerjaan baik pertama (PHO) maun terakhir, maka PPK/KPA wajib melaporkan dan menyerahkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan, dalam hal penyerahan kepada pimpinan melalui berita acara penyerahan dan dilengkapi seluruh dokumen kegiatan yang telah selesai dilaksanakan, dokumen tersebut termasuk kedua berita acara serah terima pekerjaan.

Tujuan dari melaporkan dan menyerahkan hasil pekerjaan adalah untuk dilakukannya pencatatan sebagai aset dan menyimpan seluruh dokumen yang telah dilaksanakan, agar terjaga dengan baik, sehingga dalam penganggaran kedepan terkait pemeliharaan rutin setalah tahun ke 2 (dua) bangunan beroperasi biasa terencana dengan baik dan sesuai kebutuhan.

Dalam hal pelaksanaan kegiatan PPK/KPA bukanlah seorang boss tapi merupakan seoarang leader (pemimpin), dengan tanggung jawab dan kewenangan penuh ada dipundaknya, walaupun PPK/KPA dalam tugasnya dibantu oleh direksi lapangan tim pendukung dan  konsultan pengawas, namun tidak akan dapat mengubah tanggung jawab seoarang PPK/KPA, karena tim pendukung dan kunsultan pengawas tidak berhak dalam menganbil keputusan.

Walaupun tim pendukung dan konsultan pengawas bisa mengambil kewenangan dilapangan itupun atas dasar perintah dari PPK/KPA, untuk itu kepada PPK/KPA selaku penandatangan kontrak rajin-rajinlah untuk turun kelapangan, seringlah berkomunikasi dengan direksi lapangan dan konsultan pengawas, agar segala kendala dan persoalan yang terjadi dilapangan benar-benar diketahui dan dapat digunakan sebagai memecahkan persoalan atau untuk mencari solusi dalam menyelesaikan semua perkara proyek.

Untuk kenyamanan seorang PPK/KPA selaku penandatangan kontrak, sering-seringlah melakukan rapat evaluasi dilapangan disamping rapat evaluasi bulanan yang dilakukan di kantor, kapan perlu lakukan rapat dilapangan per 2 (dua) minggu dan pada kondisi tertentu bisa dilakukan seminggu sekali, sehingga PPK/KPA akrab dengan kondisi lapangan dan menguasai item demi item pekerjaan dengan segala kekurangan dan kelebihannya.

Selain hal diatas PPK/KPA harus sering-sering melihat buku direksi dan buku tamu, buku direksi dan buku tamu harus ada dilapangan, karena buku direksi khususnya merupakan buku yang memuat instruksi-instruksi pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh penyedia jasa, yang menyampaikan instruksi dalam buku direksi adalah semua unsur yang tertuang dalam surat perjanjian seperti PPK/KPA beserta timnya dan konsultan pengawas beserta timnya, sedangkan dalam buku tamu diisi oleh setiap yang berkunjung ke lokasi kegiatan tersebut selain tim yang mengisi buku direksi. 

       

6.      Serah terima Pekerjaan

Serah terima pekerjaan wajib dilaksakan oleh penyedia jasa, dalam serah terima pekerjaan dilakukan apabila proses telah selesai lakasanakan, dalam proyek konstruksi serah terima dilakukan 2 (dua) kali, yaitu selesainya waktu pelaksanaan pekerjaan dan yang terakhir selesainya waktu pemeliharaan pekerjaan, waktu pelaksanaan ditambah waktu pemeliharaan disebut dengan waktu kontrak.

Serah terima pekerjaan dilakukan oleh pejabat penerima hasil pekerjaan (PPHP) atas usulan Penyedia Jasa dan PPK/KPA, serah terima tersebut yaitu : 

1. Serah terima Pertama

Serah terima pertama (PHO) dilakukan setelah pekerjaan lapangan selesai 100 %, bisa lebih awal sebelum masa pelaksanaan pelaksanaan berakhir dan bisa dilakukan setelah lewat masa pelaksanaan dengan ketentuan tidak mencapai masa maksimal denda yang disepakati, pada kondisi melebihi tentu penyedia harus dihitung denda keterlambatan.

   

2. Serah Terima Terakhir

Serah terima akhir (FHO) dilakukan setelah masa pemeliharaan selesai, dimana masa pemeliharaan adalah masa pengembalian kondisi ke masa serah terima pertama, kerusakan diperbaiki pada masa pemeliharaan merupakan tanggung jawab penyedia jasa, sehingga pada serah terima akhir (FHO) kondisi lapangan dalam keadaan baik

.

Serah terima pekerjaan adalah wajib dilaksanakan baik serah terima pertama maupun serah terima akhir, penyedia yang tidak melakukan serah terima sama dengan melakukan cidera janji, maka PPK/KPA selaku penanggung jawab kegiatan harus melakukan semua proses pengadaan sampai dilakukannya serah terima akhir pekerjaan.

PPK/KPA dalam pelaksanaan proyek konstruksi kebaradaannya bukan saja sekedar berkomitmen, tapi PPK/KPA adalah seorang yang melakukan perikatan hukum dengan penyedia jasa, dengan segala hak dan kewajibannya, yang jika tidak terpenuhi oleh masing-masing pihak bisa membatalkan kontrak dengan resiko dan konsekuensi masing-masing sesuai perjanjian yang disepakati bersama..

Selaku wakil pemerintah PPK/KPA harus siap menjalani tugas dan tanggung jawab yang diberikan, cakap dan kompoten menjadi syarat penting untuk menjadi seorang yang akan mengikatkan diri, sehingga apa yang dilakukan oleh seorang leader khususnya PPK/KPA selaku penandatangan kontrak harus bisa dipertanggung jawabkan baik kepada yang memberi kewenangan, maupun hasil yang telah dilakukan kepada masyarakat. 

            

Terima kasih buat pembaca yang bijaksan dan  mohon maaf atas segala kekurangan yang ada.

Untuk lengkapnya tulisan ini masukan dan koreksi dari pembaca sangat diharapkan oleh penulis.

Apa tanda parang candung

Kalau ditebas kuat besinya

Apa tanda orang beruntung

Bekerja keras kuat hatinya

Tenas Effendy

Salam

Nafriandi

PROSES YANG DILAKUKAN PPK/KPA SETELAH PENETAPAN PEMENANG SAMPAI BERKONTRAK

Lelang dalam Pengadaan Barang/Jasa merupakan salah satu proses yang harus dilakukan, terutama  terhadap paket-paket pekerjaan yang telah memenuhi ketentuan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, tujuan dilakukan lelang adalah untuk mendapatkan pelaksana pekerjaan yang berbadan usaha dan memiliki kemampuan dalam menangani kegiatan-kegiatan tertentu, sehingga pekerjaan yang dilaksanakan oleh badan usaha (Penyedia Jasa) yang ditunjuk dapat untuk dipertanggung jawabkan.

Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) adalah unsur yang sangat menentukan dalam proses pengadaan barang jasa, kerena kedua pelaku tersebut mempunyai salah satu dari beberapa tugas pokok dan kewenangan penting dalam proses pengadaan barang jasa yaitu menetapkan pemenang sampai nilai tertentu oleh pokja ULP dan penunjukan penyedia barang/jasa oleh PPK/KPA.     

Setelah Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) menetapkan pemenang lelalng, proses selanjutnya yaitu Penyampaian dokumen lelang oleh ULP kepada Pengguna Jasa (selaku pemilik pekerjaan), seluruh dokumen berkaitan dengan hasil lelang yang dilaksanakan oleh Pokja ULP harus disampaikan pada penandatangan kontrak selaku penanggung jawab pekerjaan, hal tersebut agar dapat dilakukan proses lebih lanjut oleh PPK/KPA.

Setelah penetapan pemenang oleh Pokja ULP langkah-langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh PPK/KPA adalah sebagai berikut :

1.      Memastikan Kebenaran Dokumen Hasil Lelang

Memastikan kebenaran dokumen hasil lelang harus dilakukan oleh PPK/KPA, dimana hal tersebut dilakukan bertujuan untuk menghindari persoalan yang mengakibatkan terganggunya pelaksanaan proyek nantinya, jika kekeliruan itu baru diketahui setelah berkontrak, seperti adanya dokumen yang tidak benar, pemalsuan dan lain sebagainya, maka dari pada itu PPK/KPA harus meneliti dengan cermat terhadap kebenaran data hasil lelang.

Dalam memastikan kebenaran data PPK/KPA melakukan sebelum dikeluarkannya Surat Penunjukkan Pemenang Pengedaan Barang/Jasa (SPPBJ), dengan melakukan pengecekkan kembali terhadap admistrasi hasil lelang, sambil menanyakan kepada Penyedia Jasa atau Badan usaha yang ditetapkan dan jika masih ada keraguan bagi PPK/KPA tidak ada salahnya melakukan pembuktian kembali seperti memangggil/mendatangkan personil inti perusahaan yang menjadi tenaga tetap pada badan usaha tersebut.

Pembuktian sebenarnya ada pada proses lelang, namun pada keadaan tertentu sebelum dikeluarkannya SPPBJ oleh PPK/KPA proses yang sama terkait pembuktiktian sebaiknya dilakukan juga oleh PPK/KPA, menurut penulis hal tersebut bukanlah suatu sikap yang berlebihan ketika PPK/KPA melakukan hal seperti diatas, tapi itu hanya merupakan konsekwensi dari tanggung jawab selaku PPK/KPA dan juga bukan kerana ketidakpercayaan tapi lebih kepada hasil proses yang dapat dipertanggungjawabkan.

Selain itu PPK/KPA melakukan pengecekan kembali hasil Lelang tersebut adalah untuk menghindari Pemutusan kontrak sepihak, sebab jika kecurangan dan / atau pemalsuan dalam proses pengadaan diketahui kebenarannya setelah perikatan hukum atau setelah perjanjian, resikonya tentu dilakukan putus kontrak oleh PPK/KPA, maka ada baiknya jika kecurangan dan / atau pemalsuan dokumen diketahui sebelum SPPBJ dibuat.

Kecurangan dan / atau pemalsuan dokumen sebaiknya diketahui pada saat proses lelang dilaksanakan oleh Pokja ULP, sebab jika diketahuinya setelah penetapan pemenang dan dokumen sudah sampai ke PPK/KPA, maka prosesnya akan lebih panjang bahkan bisa berbelit, dimana PPK/KPA harus mengembalikan dokumen kepada Pokja ULP untuk dilakukan pengkajian kembali terhadap hasil yang telah ditetapkan.

Kemudian terkait pengembalian dokumen hasil lelang kepada pokja ULP, Setelah di evaluasi ulang oleh Pokja ULP ternyata Pokja ULP masih meyakini kebenaran dokumen tersebut, maka pada kondisi ini Pokja ULP dan PPK/KPA secara bersama-sama untuk meminta pendapat Pengguna Anggaran (PA), jika PA sependapat dengan Pokja ULP maka PPK/KPA harus menerbitkan SPPBJ, namun jika PA sependapat dengan PPK/KPA maka pokja ULP harus menetapkan calon pemenang dibawahnya untuk disampaikan ke PPK/KPA dan begitu seterusnya jika terjadi hal yang sama.

    

2.      Menerbitkan Surat Penunjukkan Pengadaan Barang/Jasa

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) sebelum menerbitkan Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) harus memastikan tidak ada potensi persoalan terhadap hasil lelang yang telah ditetapkan oleh Pokja ULP, sehingga sewaktu-waktu dalam pelaksanaan kontrak tidak terjadi gangguan akibat adanya indikasi kecurangan dan / atau pemalsuan dan terbukti kebenarannya.

Kondisi seperti diatas bisa saja dijumpai oleh siapapun selaku PPK/KPA, karena manusia sebagai makluk yang memiliki keterbatasan tentu takkan luput dari kesalahan dan kealfaan, sungguhpun demikian adanya, selaku sesorang yang diberikan tanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan, harus selalu berusaha dan bekerja semaksimal mungkin, sehingga apa yang telah dilakukan, terkait tugas dan tanggung jawab selalu PPK/KPA harus sejak awal untuk meminimalisir persoalan, baik dalam proses pelaksanaan maupun pasca selesainya pekerjaan.

Salah satu tugas yang harus dilaksanakan adalah menerbitkan Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), SPPBJ merupakan salah satu dokumen penting dalam pengadaan barang/jasa, kerena SPPBJ menjadi syarat bagi badan usaha/penyedia jasa untuk menerbitkan Jaminan Pelaksanaan Kegiatan kepada penjamin, dimana jaminan pelaksanaan diditerbitkan oleh Bank atau Asuransi yang memenuhi ketentuan.

Jaminan pelaksanaan harus sudah terbit paling lambat 14 (empat belas) hari setelah tanggal SPPBJ, setelah penyedia jasa mendapatkan jaminan pelaksanaan dari penjamin yang bolehkan, maka penyedia jasa/badan usaha harus sesegera mungkin menyampaikan jaminan pelaksanaan tersebut kepada PPK/KPA selaku penanda tangan kontrak.

Setelah jaminan pelaksanaan disampaikan kepada PPK/KPA oleh Penyedia jasa, maka langkah selanjutnya adalah pembuktian jaminan pelaksanaan, pembuktian jaminan pelaksanaan walaupun sebenarnya pembuktian tersebut tidak terlalu ditekankan oleh peraturan perundang-undangan, namun untuk lebih tertibnya administrasi pelaksanaan suatu kegiatan, maka tidak ada salah pembuktian jaminan tersebut dilakukan oleh PPK/KPA.

Pembuktian jaminan pelaksanaan yang dilakukan oleh PPK/KPA yaitu dengan cara mendatangi Penjamin untuk klarifikasi atau pada kondisi PPK/KPA yang sudah terbiasa melakukan klarifikasi terhadap penjamin tertentu, mungkin cukup melakukan klarifikasi melalui komunikasi telpon terhadap kebenaranya, kemudian surat hasil klarifikasi oleh penjamin dapat dikirim melalui e-mail, nilai jaminan pelaksanaan tidak boleh kurang dari nilai yang diminta PPK/KPA sesuai yang di atur dalam perundang-undanagan.

     

3.      Menandatangani Kontrak

Menandatangani kontrak baru bisa dilakukan apabila Penyedia jasa/badan usaha telah menyampaikan jaminan pelaksanaan kepada PPK/KPA, berkontrak merupakan perikatan hukum secara tertulis, sehingga harus memakai kalimat-kalimat yang pendek dengan arti yang tegas dan jelas, kemudian kata-kata beberapa, dan lain lain (dll), dan sebagainya (dsb) harus dihindari kerana tidak mengandung kepastian.

Bebarapa tip berkontrak dari Gilbreath antara lain :

-          Hindari kata-kata muluk

-          Istilah yang dipakai harus konsisten

-          Hindari pengulangan kata

-          Gunakan setiap dokumen pada tempatnya

-          Gunakan standar yang masih berlaku

-          Antisipasi saalah pengertian

-          Semua yang diinginkan masukkan/sebutkan dalam kontrak

-          Hati-hati menggunakan kata-kata sehari-hari

Sebelum membubuhkan tanda tangan dalam surat perjanjian atau kontrak, baca dan cermati betul-betul pasal demi pasal yang ada dalam perjanjian yang akan disepakati untuk dilaksanakan bersama, sehingga hak dan kewajiban masing-masing pihak untuk berkontrak, benar-benar sudah terakomodir dalam perjanjian yang akan ditenda tangani tersebut.

Apa yang dilakukan oleh PPK/KPA terkait hasil penetapan pemenang oleh Pokja ULP, dengan melakukan pengecekan kembali terhadap dokumen yang disampaikan, bukanlah suatu hal yang berlebihan, tapi lebih pada tanggung jawab dan tugas yaitu memastikan  kebenaran dokumen hasil lelang, sehingga PPK/KPA dalam melakukan penunjukkan penyedia jasa/badan usaha tidak ada keragu-raguan dalam berkontrak, kita berharap kedua unsur penting tersebut dapat saling memaklumi tugas dan kewenangan masing-masing, sehingga hasil dari proses bersama secara berurutan memberi kenyamanan bagi semua pihak dan dapat untuk dipertanggungjawabkan.          

Terima kasih buat pembaca yang bijaksana, mohon maaf untuk segala kekurangan dan kesilapan dalam tulisan ini

Adat hidup kawan berkawan

Sama melangkah seiring sejalan

Sama mengingat sama menjagakan

Sama merasa rezeki dipinggan

Sama meneguk air secawan

Tenas Effendy

Salam

Nafriandi