PEMBELIAN SECARA ELEKTRONIK (E-PURCHASING)

Oleh : Nafriandi

Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan  sampai dengan serah terima hasil pekerjaan, berbagai methode pemilihan dalam pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, methode pemilihan disesuaikan baik dengan jenis barang/jasa maupun dengan nilai pagu anggaran, beberapa metode pemilihan yaitu E-purchasing, Pengadaan langsung, Penunjukan langsung, Tender cepat dan Tender.

 

Salah satu methode dalam pemilihan Pengadaan Barang/jasa pemerintah adalah methode pemilihan dengan E-purchasing atau pembelian melalui toko daring, berbicara pembelian tentu kita akan terfokus pada proses belanja, artinya E-Purchasing akan lebih tepat digunakan untuk proses pengadaan barang yang tersedia di toko daring, proses ini mudah dan tidak memerlukan waktu yang panjang dalam proses pengadaannya

Proses dan methode pemilihan dengan E-purchasing diatur dengan jelas pada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya, sebagaimana Peraturan Presiden tersebut telah dilakukan 2 (dua) perubahan yaitu tahun 2021 dan tahun 2025, pasal-pasal penting terkait metode pemilihan Pengadaan Barang/jasa dengan E-purchasing sebagai berikut :                

Pasal 1

Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018

Angka 35 “Pembelian secara elektronik yang selanjutnga disebut E-Purchasing adalah tata cara Pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik”

Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 Perubahan Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Angka 35  “Pembelian secara elektronik yang selanjutnga disebut E-Purchasing adalah tata cara Pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik atau toko daring”

Peraturan Presiden No. 46 Tahun 2025 Perubahan Kedua Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Angka 35  “Pembelian secara elektronik dari pelaku usaha atau pelaksana swakelola yang selanjutnya disebut E-Purchasing adalah tata cara Pembelian/memperoleh Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik”.

Peraturan presiden tentang Pengadaan barang/jasa Pemerintah yang berlaku saat ini, sebagaimana telah dilakukan 2 (dua) kali perubahan, terkait E-Purchasing terjadi perubahan tapi dalam maksud dan tujuan yang sama, dimana e-purchasing merupakan salah satu proses pemilihan dalam pengadaan barang/jasa, terkait tata cara pembelian barang melalui toko dengan memanfaatkan teknologi informasi, e-purchasing menitikberatkan pada proses belanja barang.

Kerena memanfaatkan sarana teknologi informasi dalam prosesnya, e-purchasing akan dapat mengurangi kesibukan dan memangkas waktu bagi para pelaku pengadaan, hal tersebut karena dalam prosesnya baik penyusunan kebutuhan, negosiasi dan proses belanjanya menggunakan katalog, tatap muka langsung antara pembeli dengan penjual selama proses mungkin minim sekali dan bahkan untuk barang tertentu mungkin tidak diperlukan.

Pasal 13

Peraturan Presiden No. 46 Tahun 2025 Perubahan Kedua Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Ayat 1 “Pokja pemilihan dalam pengadaan Barang/Jasa memiliki tugas angka a. melaksanakan persiapan dan pelaksanaan pemilihan penyedia kecuali pengadaan langsung dan E-purcashing dengan pembelian langsung.”

Pasal ini menekankan bahwa tugas dari pokja pengadaan terkait dengan proses pemilihan dengan tender,  e-purchasing bukanlah merupakan tugas dari pokja pengadaan, karena tugas dalam pelaksanaan proses e-purchasing merupakan tugas PA/KPA/PPK atau Pejabat pengadaan untuk nilai dibawah Rp. 100.000.000.- (seratus juta rupiah), yang perlu digaris bawahi E-purchasing dengan pembelian langsung.   

Pasal 26

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018

Ayat 7 “Penyusunan HPS dikecualikan untuk Pengadaan Barang/jasa dengan pagu anggaran paling banyak Rp. 10.000.000.- (sepuluh juta rupiah), E-purchasing dan tender pekerjaan terintegrasi”

Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 Perubahan Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Ayat 7 “Penyusunan HPS dikecualikan untuk Pengadaan Barang/jasa dengan pagu anggaran paling banyak Rp. 10.000.000.- (sepuluh juta rupiah), E-purchasing dan tender pekerjaan terintegrasi.”

Peraturan Presiden No. 46 Tahun 2025 Perubahan Kedua Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Ayat 7 “Penyusunan HPS dikecualikan untuk Pengadaan Barang/jasa dengan pagu anggaran paling banyak Rp. 10.000.000.- (sepuluh juta rupiah), E-purchasing dengan nilai paling banyak Rp. 100.000.000.- (seratus juta rupiah) dan tender pekerjaan terintegrasi”

Ada poin penting pada perubahan peraturan presiden yang awalnya HPS tidak diperlukan untuk semua nilai pada proses e-purchasing pada Peraturan presiden dan perubahannya, namun pada perubahan kedua Peraturan Presiden HPS dimungkinkan dan bahkan diperlukan untuk pengadaan barang/jasa diatas 100.000.000.- (seratus juta), HPS dalam pengadaan barang/jasa digunakan sebagai alat ;

a.     Alat untuk menilai kewajaran harga penawaran dan/atau kewajaran harga satuan

b.     Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah dalam pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya

c.      Penentuan besaran jaminan penawaran, jaminan pelaksanaan dan jaminan sanggah banding

d.     Penentuan Batasan persyaratan personil manajerial dan peralatan utama dalam pekerjaan konsruksi

e.     Penentuan penerbitan jaminan

Pasal 28

Bentuk Kontrak

Bentuk kontrak untuk pengadaan barang/jasa melalui e-purchasing adalah Surat Pesanan, sebagaimana yang ada pada Peraturan Presiden dan Perubahan Peraturan presiden pasal 28 ayat 6 kira-kira berbunyi “surat pesanan digunakan untuk pengadaan Barang/Jasa melalui E-purchasing atau pembelian melalui toko daring dan pada Perubahan Kedua Peraturan presiden pada pasal dan ayat yang sama berbunyi “surat/bukti pesanan digunakan untuk pengadaan Barang/Jasa melalui E-purchasing.”

Pasal 33

Jaminan Pelaksanaan

Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018

Ayat 2 “Jaminan pelaksanaan tidak diperlukan dalam hal a., b. Pengadaan Barang/jasa melalui E-Purchasing.”

Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 Perubahan Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Ayat 2 “Jaminan pelaksanaan tidak diperlukan dalam hal a., b. Pengadaan Barang/jasa melalui E-Purchasing.”

Peraturan Presiden No. 46 Tahun 2025 Perubahan Kedua Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Ayat 2  “ Jaminan pelaksanaan tidak diperlukan dalam hal a., b. dihapus.”

Jaminan pelaksanaan untuk proses e-purchasing yang awalnya pada Peraturan presiden dan perubahan peraturan presiden tidak diperlukan, pada perubahan Kedua Peraturan Presiden terkait pengadaan barang/jasa Pemerintah pasal 33 ayat 2 huruf b dihapus, sehingga proses memalui e-purchasing harus menggunakan jaminan pelaksanaan untuk nilai proses e-purchasing diatas  Rp. 200.000.000.- (dua ratus juta rupiah), sesuai pada pasal 33 ayat 1.

Pasal 38

Methode Pemilihan

Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018

Ayat (2) “E-Purchasing dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya yang sudah tercantum dalam katalog elektronik.”

Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 Perubahan Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Ayat (2)  “E-Purchasing dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya yang sudah tercantum dalam katalog elektronik atau Toko daring.”

Peraturan Presiden No. 46 Tahun 2025 Perubahan Kedua Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018

Ayat (2)  “E-Purchasing dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya yang sudah tercantum dalam katalog elektronik.”

Pada pasal ini menyatakan bahwa setiap pemilihan melalui methode E-Purchasing pastikan barang atau jasa yang dibutuhkan sudah tercantum dalam katalog elektronik, artinya sebelum kita memilih methode ini, barang lebih dulu sudah ada dikatalog elektronik tersebut, dalam proses Pengadaan barang/jasa, kapan kita memilih methode pemilihan? pemilihan methode sebaiknya paling lambat saat input anggaran ke dalam Sistim Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP)

“E-Purchasing dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya yang sudah tercantum dalam katalog elektronik” mungkin bisa juga diartikan sudah dicantumkan baru dilaksanakan, terkait ini sepertinya perlu diskusi bersama dalam hal pencantum tersebut, apakah pencantumannya saat penyusunan anggaran atau setelah penyusunan anggaran, mengapa demikian? karena ada dua hal penting dalam proses Pengadaan Barang/jasa, yaitu mengitung biaya sebelum penyusunan anggaran dan setelah penyusunan anggaran.

Dalam proyek konstruksi perhitungan biaya sebelum penyusunan anggaran biasanya ada dalam dokumen perencanaan yaitu Bersama dokumen enginner estimate (EE), angka pada EE inilah yang digunakan sebagai pagu anggaran pekerjaan, perhitungan biaya setelah penyusunan anggaran merupakan dokumen untuk kebutuhan tender yang disebut dengan owneer estimate (OE) atau Harga perkiraan sendiri (HPS), jadi terkait pencantuman barang di katalog elektronik apakah sebelum EE, sebelum OE atau sesudah OE?        

Ketika pengadaan Barang/jasa dilakukan dengan pemilihan E-Purchasing yang secara umum prosesnya memanfaatkan teknologi informasi, methode ini diciptakan sebagai Solusi untuk pekerjaan tertentu yang prosesnya cepat, pertemuan (tatap muka) antara Pengguna jasa dengan Penyedia jasa mungkin jarang sekali, hal tersebut disebabkan kerena prosesnya dilakukan melalui teknologi informasi, ketika proses pelaksanaan menggunakan teknologi informasi, maka dalam penyusunan anggarannya lebih ideal juga dengan memanfaatkan teknologi informasi.    

Dalam pengadaan barang/jasa proses masing-masing pemilihan tentu memiliki kelebihan dan kekuarangan masing-masing  serta disesuaikan peruntukan dengan jenis kegiatan pengadaannya, E-Purchasing punya kelebihan cocok untuk pengadaan barang, proses pengadaan cepat, pengadaan dengan sedikit item, pengadaan sederhana dan terhadap barang yang harganya sudah jadi dipasar, selain itu juga cocok untuk pengadaan yang tidak banyak memerlukan pengawasan dan pengujian-pengujian terkait mutu.

Keluarnya Peraturan Presiden No. 46 Tahun 2025 Perubahan Kedua Peraturan Presiden no 16 Tahun 2018, ada 2 (dua) hal penting yang pertama Harga Perkiraan Sendiri (HPS) terhadap pengadaan diatas Rp. 100.000.000.- (seratus juta rupiah) yang sebelumnya untuk semua pengadaan melalui E-purchasing tidak diperlukan, kemudian yang kedua jaminan pelaksanaan yang sebelumnya tidak diperlukan dalam E-purchasing.

Dengan adanya HPS menandakan bahwa proses pemilihan melalui E-purchasing telah berinovasi, sebagaimana kita ketahui selama ini HPS umumnya digunakan untuk tender dalam menilai kewajaran harga penawaran, harga satuan dan sebagai dasar menetapkan nilai jaminan, e-purchasing  yang awalnya proses belanja antara Pengguna Jasa sebagai pembeli dengan Penyedia Jasa sebagai penjual, sekarang telah muncul inovasi tender dalam proses E-purchasing melalui pelaksanaan mini kompetisi

Ketika jaminan pelaksanaan diperlukan dalam proses pemilihan e-purchasing yang bentuk kontraknya surat pesenan, maka pekerjaan konstruksi dengan jenis dan nilai tertentu yang selama ini menggunakan tender yang bentuk kontraknya surat perjanjian, maka perubahan peraturan presiden terakhir membuka peluang proses pekerjaan konstruksi menggunakan proses pemilihan dengan E-purchasing, dalam pekerjaan konstruksi jaminan pelaksanaan tentu harus diiringi dengan jaminan pemeliharaan jika tidak menggunakan retensi.          

Ketika proses Pengadaan barang/jasa terkait pekerjaan konstruksi bukan barang konstruksi dilaksanakan pemilihan dengan e-purchasing, tanpa disadari tugas dan kewenangan unit layanan pengadaan atau bagian pengadaan Barang/jasa akan jauh berkurang dan konsistensi dengan sendirinya akan mengalami penurunan dan tidak menutup kemungkinan proses pelaksanaan pemilihan akan Kembali ke proses sebelumnya, tidak lagi melalui unit/bagian pengadaan barang/jasa.

PA/KPA/PPK diberi kapasitas untuk memilih proses pemilihan barang/jasa sesuai dengan Peraturan perundang-undangan, dalam proses E-Purchasing pilihlah untuk pekerjaan yang sederhana dan sedikit item, untuk pekerjaan yang memerlukan manajemen waktu, mutu dan biaya, agar dapat meminimalisir masalah pilihlah proses yang umum digunakan selama ini, sehingga dalam prosesnya tercipta berbagi tugas dan tanggungjawab dengan Unit/bagian Pengadaan barang/jasa.

E-Purchasing bukanlah sekedar pemilihan semata,  tapi dalam prosesnya inklud dengan hasilnya, nilai diatas Rp. 200.000.000.- (dua ratus juta rupiah) dilaksanakan oleh PA/KPA/PPK dan dibawahnya merupakan tugas Pejabat pengadaan, beda dengan proses pengadaan langsung pejabat dalam pengadaannya hanya memilih Perusahaan sebagai pelaksana pekerjaan, dalam tender pokja hanya menetapkan pemenangnya atau mencari penyedia Jasa/badan usaha/kontraktornya sebagai pelaksana pekerjaannya, proses pemilihan dengan e-Purchasing adalah proses pembelian barang melalui toko daring atau melalui katalog elektronik yang langsung dilaksanakan oleh PA/KPA/PPK atau Pejabat Pengadaan.      

Pasal 13 ayat 1 huruf a menekankan bahwa E-purchasing bukan tugas pokja pemilihan, artinya E-purchasing merupakan tugas PA/KPA/PPK atau Pejabat pengadaan terhadap Proses E-purchasing dengan pembelian langsung, lalu bagaimana dengan pembelian tidak langsung?

Implementasi E-purchasing Menarik untuk didiskusikan,….

Mohon ma’af jika terdapat kekeliruan dan terhadap yang kurang bahkan tidak berkenan didalamnya.

 

Banyak orang menggetah balam

Karena mendengar elok bunyinya

Banyak orang bersalah faham

Karena gemar menutup dirinya

 

Salam Takzim