Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) merupakan penerima kuasa dari Pengguna Anggaran (PA), sehingga
dalam pelaksanaan proyek harus siap menjadi manajer, karena seorang manajer mempunyai tugas dan tanggung jawab besar terhadap
pekerjaan yang dipimpinnya, selaku yang bertindak melakukan perikatan hukum dengan
pihak lain tentu seorang yang diberi kuasa terhadap hal tersebut, harus dibekali
pengalaman kemampuan majerial dan kompetensi.
Seorang PPK dalam
mengemban tugas dan tanggung jawabnya memang tidak akan bekerja sendiri dalam
mencapai sasaran proyek, sejak awal sampai selesai akan dibantu oleh tim
pendukung baik teknis maupun nok teknis,
baik tim dari dari pihak owner, maupun
dari Konsultan Proyek yang diminta owner
untuk mengawasi pelaksanaan proyek tersebut, dimana konsultan proyek tersebut dapat
berupa badan usaha ataupun perorangan.
Banyaknya orang-orang
sebagai pendukung, pelaksana dan kondisi sosial masyarakat disekeliling PPK pada
setiap tahap demi tahap proses pengadaan, seorang Manajer harus mampu
menyatukan berbagai karakter yang ada dilingkupnya, PPK harus mampu mengatur
dan mengambil keputusan terhadap seluruh proses tahapannya, dapat memberikan kepercayaan kepada bawahan,
berkomunikasi dengan efektif terhadap setiap informasi dan berbagai hal penting
lainnya.
Ketika proses Pengadaan
tidak didelegasikan oleh Pengguna Anggaran (PA), tentu seorang PA akan berbeda
dalam pola manajemennya, karena seorang PA pasti lebih berpengalaman dalam
memimpin suatu proyek, sungguhpun demikian, sesorang owner yang melakukan perikatan hukum / yang berkontrak, baik PA
maupun Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) ataupun dikuasakan ke PPK, maka harus mengikuti,
memahami dan megetahui setiap proses tahap demi tahap pengadaan tersebut.
Tim pendukung PPK baik
teknis atau pun non teknis, akan selalu
siap dalam melaksanakan tugas yang diperintahkan kepadanya, namun segala
keputusan yang diperlukan dalam proyek tetap akan menjadi tanggung jawab PPK,
disini penulis sebut saja PPK yang mengikat perjanjian / berkontrak, agar mudah
untuk dicernah dan untuk dapat disesuaikan jika yang berkontraknya PA atau KPA.
Hal apa saja yang
dilakukan oleh PPK (sekali lagi penulis ambil kata kuncinya PPK sebenarnya bisa PA / KPA tergantung siapa yang berkontrak) dalam proses pelaksanaan Barang/Jasa
terkait Pekerjaan Konstruksi, untuk itu agar seoarang PPK dapat mencapai
sasaran yang diinginkan yaitu tepat waktu, tepat mutu dan tepat biaya, maka seorang
PPK harus mengetahui dan melaksanakan hal-hal penting sebagai berikut :
1.
SEBELUM TENDER
Setelah adanya kepastian anggaran sesuai
dengan amanat Undang-undang nomor 2
tahun 2017 tentang Jasa Konstruksi
(silakan dibaca pada pasal 55 dan 56), PPK harus memulai dengan melakukan
proses mempelajari kembali dokumen tender
yang telah dibuat oleh Perencana berupa Detail Engineering Design (DED),
dimana hal ini dilakukan adalah untuk melakukan cek ulang terhadap dokumen
perencanaan.
Dokumen perencanaan yang perlu dicek seperti gambar rencana, engineer estimate (EE),
spesifikasi dan berbagai dokumen rencana lainnya yang diperlukan, kesesuaian
gambar rencana dengan EE merupakan hal yang sangat penting dalam menyiapkan
dokumen tender yang akan dilelangkan, EE yang telah ada tidak langsung serta
merta dijadikan Owneer Estimate (OE) / Harga
Perkiraan Sendiri (HPS).
Dalam proses penyesuaian gambar rencana
dengan EE sebaiknya lakukan survey lapangan, dimana survey dilakukan terhadap
lokasi rencana yang akan dibangun, khusus untuk pekerjaan konstruksi terutama
pekerjaan struktur baik gedung, jembatan dan struktur lainnya, terutama untuk
pekerjaan yang menggunakan tiang pancang, jika diperlukan pengujian tanah,
tidak ada salahnya melakukan pengujian kembali dengan sondir atau boring (sesuaikan dengan kondisi).
Survey lapangan yang dilakukan tersebut
selain untuk penyesuaian rencana yang telah ada, sekaligus sebagai persiapan
dalam pembuatan owneer estimate (OE)
/ Harga Perkiraan Sendiri (HPS), jika ada perubahan yang mendasar pada DED,
maka segera sampaikan (disurati) yang membuat perencanaan tersebut, seorang PPK
tidak boleh melakukan perubahan DED tanpa persetujuan perencana (Konsultan
Perencananya).
Setelah DED klir, dari hasil perbaikan
(jika ada) yang dilakukan owneer bersama
perencana, maka langkah selanjutnya yang dilakukan PPK adalah Penyusunan Owneer
Estimate (OE) atau Harga
Perkiraan sendiri (HPS), dasar utama dalam penyusunan HPS atau OE adalah EE
yang telah ada, volume yang ada pada EE dapat langsung dijadikan sebagai volume
OE / HPS, namun dalam penyusunan OE/HPS yang sangat perlu diperhatikan oleh PPK
adalah harga satuan.
Dalam penyusunan OE / HPS harga satuan
didapat dari hasil survey harga dasar satuan bahan tahun berjalan, dimana untuk
mendapatkan harga satuan dengan melakukan akumulasi harga dasar satuan bahan
ditambah jarak angkut ditambah bongkar muat dan selanjutnya ditambahkan dengan
akumulasi perhitungan tenaga kerja dan peratan yang akan digunakan untuk
masing-masing item pekerjaan, kemudian PPN,
overhead dan Profit diseuaikan dengan peraturan perundang undangan.
Harga dasar bahan tahun berjalan harus
benar-benar disurvey oleh PPK, hal ini adalah untuk menghindari kekurangan dan
kelebihan harga yang bisa berpotensi menimbulkan masalah bagi Pengguna Jasa
maupun Penyedia Jasa, selain harga bahan yang harus disurvey, lokasi bahan (quarry) dan jarak angkut juga harus
diketahui sejak awal sebelum penyusunan OE /HPS.
Selain hal diatas yang perlu
diperhatikan oleh PPK yaitu terkait dengan syarat-syarat tender, dimana PPK
harus benar-benar memperhatikan bahwa syarat-syarat yang diminta akan
memudahkan PPK dalam pelaksanan pekerjaan, sebab semakin banyak syarat yang
diminta PPK untuk kebutuhan tender, maka pada prinsipnya akan menyulitkan PPK
dalam memanajemen proyek saat pelaksanaannya, oleh sebab itu gunakanlah syarat
kebutuhan minimal, kecuali untuk pekerjaan yang kompleks.
Misal untuk penyedia pekerjaan
konstruksi dalam permintaan syarat terkait personil tenaga kerja, baik ahli mau
pun terampil, pedomani saaja Undng-undang
Nomor 2 Tahun 2017 tentang jasa
konstruksi pada Pasal 68 terkait
tenaga kerja konstruksi, dimana
tenaga kerja konstruksi terdiri atas kualifikasi jabatan operator, teknisi atau
analis dan ahli, sebaiknya terkait
setifikat ahli mungkin hanya
disyaratkan untuk general superintendent saja, sedangkan untuk sertifikat terampil cukup disyaratkan untuk operator, teknisi atau analis seperti
pelaksana, juru ukur, quality qonrtol
dan lain lain.
Kadang para PPK dalam membuat syarat
tidak mengkaji dan memikirkan terlebih dahulu seberapa penting dan seberapa
perlunya, sehingga dibuatlah syarat-syarat yang bisa menyulitkan PPK sendiri
dalam pelaksanaan pekerjaan, contoh tidak sedikit yang kita lihat dalam lelang
mensyaratkan sertifikat terampil
untuk tukang, padahal dalam tender
kita tidak memilih tukang, kita memilih badan usaha atau penyedia jasa, tukang
biarlah dipilih oleh pemenang lelang atau penyedia jasa.
Untuk itu terkait dengan sertifikat ahli dan sertifikat terampil, para PPK kembali
saja pada tenaga kerja konstruksi sesuai amanat Undang-undang Jasa Konstruksi dan
turunannya berserta Petunjuk Teknis yang tidak bertentangan, selain itu terkait
dengan dukungan pabrik dan distributor, dimana kadang diminta syarat dukungan
dari distributor, padahal distributor rata-rata membeli barang kepabrik, jadi
sebaiknya yang diperlukan terhadap syarat dukungan barang adalah dukungan dari
pabrik bukan dari distributor.
Untuk itu kepada para PPK buatlah
syarat-syarat tender sesuai kebubutuhan, sehingga syarat-syarat yang dibuat PPK
sejak dari awal sudah mencerminkan penyelenggaraan jasa konstruksi yang
berasaskan profesionalitas, ketika hal tersebut benar-benar dapat disusun dan
dilaksanakan dengan baik oleh PPK selaku manajer, maka semua proses dan sasaran
yang telah dicapai akan semakin akuntabel, sehingga akan memberikan kenyaman
bagi semua pihak.
2.
SETELAH TENDER
Setelah tender selesai dilaksanakan oleh
Pokja, dimana Pokja menyampaikan
dokumen hasil tender kepada PPK, ketika dokumen tender tersebut telah diterima
PPK, maka harus segera memproses tahapan berikutnya, waktu yang singkat harus
dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh PPK, karena ada proses yang sangat urgen
sekali pada rentang waktu yang singkat tersebut, yaitu proses penunjukkan
pemenang oleh PPK setelah penetapan pemenang oleh Pokja.
Penunjukan pemenang oleh PPK dilakukan
dengan surat penunjukan yaitu Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), sebelum SPPBJ diterbikan oleh PPK,
maka ada beberapa hal dan proses penting yang harus dilakukan oleh PPK dalam
rentang waktu yang singkat tersebut, pada proses ini juga kompetensi seorang
PPK akan terlihat, karena PPK akan mengambil kebijakan berdasarkan hasil tender
dalam waktu singkat.
Langkah-lagkah yang segera dilakukan PPK
sebelum menerbitkan SPPBJ adalah ;
Pertama, setelah
dokumen hasil tender sampai pada PPK, proses yang dilakukan adalah mempelajari
sambil melakukan pengecekan dokumen yang disampaikan tersebut, hal ini dilakukan
untuk menyesuaikan hasil tender dengan syarat-syarat awal yang diminta oleh PPK,
dengan melihat kembali Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat sebelumnya,
setelah sesuai PPK dapat melanjutkan proses berikutnya.
Kedua, PPK
mempersiapkan rencana jadwal dan melaksanakan Pre Award
Meeting (PAM), dengan mengundang Penyedia Jasa Sebagai Calon Pemenang dan Pokja selaku pelaksana tender, untuk dilakukan pembuktian
terhadap kebenaran dokumen yang disampaikan oleh penyedia Jasa, terutama
terhadap sertifikat ahli dan terampil, dalam proses ini Penyedia Jasa harus
mendatangkan semua pemilik sertifikat yang tercantum dalam dokumen
penawarannya.
Ketiga, jika
hal Pertama
dan Kedua telah terpenuhi, maka PPK membuat Berita Scara
Pre Award Meeting (PAM), yang
kemudian dilanjutkan dengan menerbitkan SPPBJ, ketika SPPBJ telah terbit,
Penyedia Jasa harus mengurus jaminan pelaksanaan, dimana jaminan pelaksanaan
harus sudah sampai pada PPK paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah
tanggal terbit SPPBJ, Jaminan Pelaksanaan Bank
garansi atau Surety Bond itu hak
PPK untuk menentukannya, tapi sebaiknya untuk jaminan pelaksanaan menggunakan Bank Garansi.
Jika
hal pertama dan kedua tidak terpenuhi atau ada
koreksi dan terbukti ada kekeliruan terhadap hasil tender menurut PPK, maka PPK
menyampaikan kembali hasil tender tersebut kepada Pokja, kemudian Pokja meminta pendapat pada Pengguna Anggaran (PA),
Jika PA sependapat dengan Pokja, maka PPK harus menerbitkan SPPBJ dan jika PA sependapat dengan
PPK, maka Pokja melakukan evaluasi ulang terhadap hasil tender.
Dalam hal evaluasi ulang terhadap hasil
tender, maka Pokja menyampaikan calon pemenang dibawahnya kepada PPK untuk
dilakukan proses penunjukan kembali, kemudian PPK melakukan proses seperti pertama
dan kedua
diatas, begitu seterusnya sampai pada terbitnya surat penunjukan oleh PPK.
Keempat, setelah
Jaminan pelaksanaan didapatkan oleh
penyedia Jasa, maka jaminan tersebut disampaikan kepada PPK, sebelum
penandatanganan kontrak PPK diharapkan untuk membaca sambil meneliti isi jaminan
yang disampaikan oleh Penyedia Jasa, yang jika ada kekeliruan didalamnya agar
segera diperbaiki, selain itu PPK dan Penyedia Jasa yang akan berkontrak,
teliti dengan cermati pasal demi pasal yang akan disepakati tersebut, sehingga
perikatan hukum yang dilakukan benar-benar dipahami oleh kedua belah pihak.
3.
MASA PELAKSANAAN
Masa pelaksnaan adalah merupakan waktu
kontrak yang dimulai dari Surat Perintah Mulai Kerja sampai dilakukannya Serah Terima Pertama Pekerjaan atau Provisional Hand Over (PHO), Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
diterbitkan oleh PPK, dimana SPMK tersebut boleh diterbitkan bersamaan dengan
tanggal kontrak dan boleh juga setelah tanggal kontrak, tergantung kondisi
kesiapan kedua belah pihak untuk melaksanakan pekerjaan.
Penerbitan SMPK biasanya diiringi dengan
Surat Penyerahan Lapangan (SPL).
Setelah SPMK terbit PPK harus segera melakukan Pre Construction Meeting (PCM), dimana PCM dilakukan
selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak terbitnya SPMK, rapat ini
merupakan rangkaian penting dalam melakukan manajemen proyek, karena Berita
Acara PCM akan digunakan sebagai dasar proses administrasi selanjutnya.
PCM yang dipimpin oleh PPK tersebut
mengundang seluruh unsur yang terlibat dalam pelaksanaan proyek, baik unsur dari
Pengguna Jasa sampai ke direksi lapangan termasuk didalamnya Konsultan Pengawas
dan Penyedia Jasa selaku pelaksana proyek, dimana direktur bersama unsur-unsur
penting yang ada dalam struktur organisasinya, PCM membahas berbagai hal
terkait kontrak dan pelaksanaan kontrak.
Selain itu PCM juga membahas hal-hal seperti
program mutu, time schedulle, struktur
organisasi, peralatan, rencana material, item pekerjaan dan berbagai hal
penting lainnya, Berita acara PCM salah satu yang dapat digunakan sebagai
instrumen untuk melaksanakan proses selanjutnya.
Dalam pelaksanaan
pekerjaan proyek PPK bukan saja sebagai leader
tapi juga merupakan pengambil keputusan, untuk itu seorang PPK selama masa
pelaksanaan proyek harus mengetahui dan memahami proses-proses penting yang
akan menjadi tanggung jawabnya, hal-hal yang harus dicermati dan menjadi
perhatinnya pada proses ini sebagai berikut :
§ Kondisi
Lokasi
Kondisi lokasi pekerjaan harus
benar-benar diketahui dan dicermati, untuk mengetauhui kondisi lapangan PPK
sebaiknya tidak melepaskan begitu saja pengukuran awal kepada tim pendukungnya,
selaku manajer PPK sebaiknya mengikuti pengukuran dari awal sampai selesai, hal
tersebut bertujuan untuk memudahkan PPK dalam mengambil keputusan terutama jika
ada perubahan kondisi dilapangan, sehingga harus dilakukan addendum kontrak terkait
volume dan item pekerjaan.
§ Direksikeet
Ketersediaan direksikeet dilapangan akan
membantu dan memudahkan PPK dalam memimpin komunikasi proyek, sebab direksikeet
akan digunakan sebagai sarana pendukung bagi PPK dalam mengendalikan kegiatan,
sebagai seorang manajer, PPK harus memanfaatkan direksikeet untuk memimpin
rapat berkala dilapangan, terutama terkait proses pelaksanaan pekerjaan, agar proyek
termanajemen dengan baik sekurang-kurangnya per 2 (dua) minggu sekali usahakan PPK
melakukan rapat dilokasi proyek, untuk kondisi tertentu mungkin lebih bisa
lebih.
Pada direksikeet ini pula berbagai
dokumen akan terbuka dan ditempel dipapan pengumuman atau dinding ruangan,
terutama terhadap administrasi penting seperti time schedulle, gambar rencana, job
mix design dan berbagai dokumen lainnya, penempelan pada dinding bertujuan
untuk memudahkan para unsur proyek melakukan update perkembangan fisik pada time
schedulle dan akan mempermudah dalam
mempelajari gambar rencana kerja.
Selain itu direksikeet juga berfungsi
sebagai sarana komunikasi seluruh unsur yang yang terlibat dalam pembangunan
proyek tersebut, karena pada direksikeet disediakan 2 (dua) buku yaitu buku
direksi dan buku tamu, buku direksi
diisi oleh Pihak Pengguna Jasa termasuk Konsultan pengawas sebagai instruksi
dan oleh Penyedia Jasa sebagai jawaban atau follow
up intruksi tersebut, sedangkan buku
tamu diisi oleh siapa saja yang punya kepentingan datang ke lokasi proyek
tersebut.
§ Material
Dalam pelaksanaan proyek konstruksi
pengajuan request sangat penting,
dimana request disampaikan oleh
penyedia Jasa kepada direksi dan diteliti oleh Konsultan Pengawas, terhadap
realisasi pekerjaaan request ini akan
dicek dan diperiksa oleh direksi lapangan bersama konsultan Pengawas terhadap
volume pekerjaan yang dilaksanakan, tenaga kerja, bahan, peralatan dan lainnya
yang dianggap perlu, apakah gambar pelaksanaan dan back up volume telah sesuai dengan rencana.
Pengajuan Request oleh Penyedia
jasa kepada diereksi yang diteliti oleh direksi lapangan dan Konsultan
Pengawas, dimana request tersebut
harus disetujui oleh PPK selaku pimpinan, kalau tiap minggu ada request dari Penyedia Jasa mungkin masih
mending, bagaimana kalau hitungan hari, bisa dibayangkan mobilitas dan
kesibukan seorang PPK dalam 1 (satu)
paket proyek, bagaimana jika proyek yang menjadi tanggung jawabnya lebih dari 1
(satu) Paket?
Quality
qontrol terhadap material dilakukan dengan pengujian
lapangan dan laboratorium, sesuai dengan keperluan pengujian masing-masing
material yang digunakan, jadi dalam rangka pemenuhan material sesuai mutu dan
volume dalam perjanjian, maka quality
dan quantity harus di kontrol secara
terus menerus.
§ Peralatan
PPK harus dapat memastikan, bahwa
peralatan yang akan digunakan pada pelaksanaan pekerjaan dalam kondisi baik dan
bisa meyakinkan Penyedia Jasa agar peralatan yang digunakan dapat bertahan
dilokasi selama masa pelaksanaan dan kondisi tertentu pada masa pemeliharaan,
hal tersebut karena dalam pelaksanaan pekerjaan lapangan tidak lagi membahas
alat yang baik dan tidak baik, karena Penyedia Jasa telah disaring melalui
proses seleksi tender yang terseleksi.
Selain itu PPK juga harus memperhatikan
penggunaan peralatan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan, terutama jenis alat yang
digunakan sesuai dengan item pekerjaannya, kemudian pastikan angkutan terutama
terkait mobilitas material sesuai dengan ketentuan pembebanan kelas jalan yang
ada.
§ Personil
PPK harus mengatahui personil yang
ditempatkan dilapangan oleh penyedia Jasa, sehingga para personil tersebut
tidak ada yang diluar perjanjian, terutama terkait dengan personil pemegang
sertifikat, baik tenaga ahli maupun tenaga terampil, jika ada pergantian
terkait personil khususnya yang tergolong tenaga kerja konstruksi, Penyedia
Jasa menyampaikan permintaan tersurat penggantian kepada PPK dengan alasan yang
jelas, surat permintaan harus dibalas dengan surat oleh PPK sebagai administrasi.
§ Administrasi
Pelaksanaan pekerjaan Proyek selesai
dilapangan tentu harus dikuti oleh tersedianya semua administrasi yang satu
kesatuan dengan surat perjanjian (kontrak) dan begitu juga terhadap pekerjaan
yang tidak selesai, administrasi yang lengkap akan semakin memudahkan dalam
pertanggungjawabannya, yang perlu diperhatikan oleh PPK terhadap semua
administrasi proyek adalah kesesuaian dan terintegrasi administrasi.
Pertama, Laporan Harian menjadi
akumulasi pada Laporan Mingguan, dimana
Laporan-laporan tersebut menjadi dasar dalam pembuatan laporan bulanan, Sehingga pada laporan
bulanan kemajuan pekerjaan / progres fisik sesuai dengan back up data, back up Data
merupakan total volume dari seluruh laporan bulanan selama proyek, dimana
pembuatan back up Data harus sesuai dengan As built drawing.
Kedua, setiap meterial / bahan yang menggunakan Job
Mix Design, harus dibuktikan dengan pengujian dan disampaikan dalam
laporan Quality Qontrol sesuai spesifikasi,
terkait dengan material / bahan yang dikeluarkan pabrik seperti besi, baja,
tiang pancang, atap dan lain-lain, mungkin cukup meminta sertifikat jaminan
mutu dari pabriknya, jika memungkinkan untuk dilakukan pengujian itu akan lebih
baik.
Ketiga, Seluruh
jenis
Jaminan, harus diperhatikan
dari awal menerima jaminan yaitu nomor, tanggal, masa berlaku, nilai
dan isi jaminan, ketika sudah sesuai sebaiknya lakukan klarifikasi kepada
penerbit jaminan, untuk meminta surat pernyataan kebenaran jaminan tersebut,
jaminan dikembalikan kepada penyedia jasa sesuai dengan ketentuan waktu dan
kesepakatan dalam perjanjian.
Keempat, Foto Dokumentasi merupakan
hal yang sangat penting dan akan bermanfaat besar sebagai bukti pelaksanaan
pekerjaan dalam jangka waktu yg lama, dalam dokumen ini yang didokumentasikan
adalah foto kondisi awal selalu disebut foto kondisi 0 %, kondisi sedang
bekerja disebut foto kondisi 50 % dan kondisi terakhir setelah pekerjaan
selesai dengan kondisi 100 %
Kelima, Berita
Acara Serah Terima Pekeerjaan, Berita Acara Provisional
Hand Over (PHO) atau serah terima Pertama selesainya masa pelaksanaan dan
Berita Acara Final Hand Over (FHO)
atau Serah Terima Akhir selesainnya masa pemeliharaan, proses serah terima
diawali dengan surat usulan dari Penyedia Jasa.
Pekerjaan yang tidak selesai atau Putus Kontrak PPK mengumpulkan dan
menyiapakan seluruh dokumen seperti Surat Peringatan I II III, SCM I II II, Berita
Acara Opname lapangan dengan progres fisiknya, Surat Keterangan Bobot, Surat Wan
Prestasi, Surat Pencairan Jaminan, Berita Acara Pemutusan Kontrak dan Surat
Usulan Sanksi PPK ke PA, kemudian PA menyiapkan Surat Permohonan Rekomendasi
APIP, Menerbitkan SK Daftar Hitam dan Surat Penyampaian Daftar Hitam ke LKKP.
Keenam, Dokumen pembayaran, dimana
seluruh tagihan yang diajukan harus sesuai dengan pengajuan baik terhadap uang
muka dengan ketentuan besarannya dan pembayaran prestasi pekerjaan dengan
besaran progres fisiknya,
Ketujuh, Berita
Acara Serah terima antara PPK Ke PA dibantu oleh PjPHP/PPHP untuk meneliti
administrasinya, serah terima dilakukan setelah berakhir masa kontrak (masa
pelaksanaan ditambah masa pemeliharan) dan apabila seluruh administrasi baik
terhadap proyek yang selesai maupun terhadap proyek yang tidak selesai (putus
kontrak), PPK sesegera mungkin melaksanakan serah terima hasil kepada PA, serah
terima ini bertujuan agar anngaran yang telah dikeluarkan segera dicatatkan
sebagai aset, serah terima ini tidak diperlukan apabila PA yang melakukan
perikatan hukum / berkontrak.
Kedelapan, Kontrak dan Dokumen kontrak termasuk semua
dokumen lainnya yang satu kesatuan dengan kontrak, yang didapat dari berbagai
proses mulai dari sebelum tender, tender, pelaksanan kontrak dan serah terima
antara PPK ke PA, harus lengkap dan dijaga keberadaannya, karena sewaktu waktu
akan dimintakan pertanggung jawaban terhadap pekerjaan tersebut
§ Pembayaran
Pembayaran disesuaikan dengan perjanjian
yang telah disepakati, menggunakan uang muka atau tidak dan terhadap pembayaran
kemajuan pekerjaan dengan menggunakan sistem sertifikat bulanan, termyn atau sekaligus harus dipilih
salah satunya, dalam memilih hal tersebut pilihlah yang paling memberikan
kenyamanan kedua belah pihak.
Uang muka diberikan atau tidak itu
merupakan hak dari PPK, diberikan atau tidak diberikan uang muka tidaklah akan
menjadi kesalahan bagi PPK, besaran uang muka jika diberikan sesuaikan dengan
kualifikasinya, tehadap Permintaan tagihan dari penyedia Jasa harus disesuaikan
dengan kemajuan pekerjaan, pastikan semua administrasi sudah terpenuhi termasuk
quality qontrol.
Terkait permintaan tagihan oleh Penyedia
Jasa, jangan sekali-kali pembayaran dilakukan melebihi progres fisik, agar hal
tersebut tidak terjadi kekeliruan, maka untuk menentukan besarnya progres fisik
dilapangan sebaiknya PPK langsung memimpin opname kemajuan pekerjaan bersama
tim pendukung dan Penyedia Jasa.
§ Akses
menuju proyek
Jalan yang menjadi akses mobilitas
keperluan penanganan proyek, jika terjadi kerusakkan akan menjadi tanggung
jawab Pemilik dan Pelaksana proyek, sehingga dalam kontrak / perjanjian klausul
terkait lingkungan menjadi wajib ada dalam surat perjanjian atau pokok-pokok
perjanjian, oleh sebab itu PPK harus memperhatikan penggunaan peralatan
terutama dump truck untuk keperluan
pekerjaan, beban disesuaikan dengan kemampuan jalan akses.
Dalam
pelaksanaan pekerjaan kedua belah pihak Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa, harus
memperhatikan kewajiban masing-masing, sehingga dapat menghindari
potensi-potensi yang akan menyebabkan terjadinya wan prestasi, ingat dalam
perjanjian atau perikatan hukum cidera janji bisa saja terjadi pada kedua pihak,
untuk itu dalam masa pelaksanaan ketegasan, kecermatan, kemampuan dan kesabaran
PPK sangat diperlukan dalam memimpin pelaksanaan suatu proyek.
Surat
peringatan kepada Penyedia jasa bukan saja pada saat terjadinya kontrak kritis,
bahkan yang tidak melaksankan instruksi dari direksi seperti mengabaikan instruksi
penggantian material karena tidak memenuhi spesifikasi, memindahkan peralatan
tanpa persetujuan direksi, mengganti personil tanpa persetujuan dan lain
sebagai, akan dapat digunakan oleh PPK sebagai dasar dalam memberikan surat
peringatan.
Selesainya
masa pelaksanaan pekerjaan dibuktikan dengan dilakukannya Serah Terima pertama
atau Provisional Hand Over (PHO),
pengajuan serah terima oleh penyedia jasa pada kondisi proges fisik sudah
mencapai 100 %, setelah serah terima pertama dilakukan, maka PPK melakukan
pembayaran kemajuan Pekerjaan sebesar 95 % dari nilai kontrak, sedangkan 5 % yang
tersisa tergantung ke Penyedia Jasa, jika ditagih maka Penyedia menyiapkan
Jaminan Pemeliharaan atau retensi dimana penagihan dilakukan setelah masa
pemeliharaan selesai.
4.
MASA PEMELIHARAAN
Masa pemeliharaan adalah merupakan waktu
kontrak, dimana masa pemeliharaan untuk pekerjaan semi permanen minimal 90
(sembilan puluh) hari kalender, sedangkan masa pemeliharaan untuk pekerjaan
permanen minimal 180 (seratus delapan puluh) Hari Kalender, selama masa
pemeliharan Penyedia Jasa harus memperbaiki kerusakan yang terjadi, masa
pemeliharaan tidak boleh melakukan penambahan volume yang kurang pada masa
pelaksanaan.
Tanggung jawab PPK pada masa
pemeliharaan sama halnya dengan masa pelaksanaan, ketika dilokasi tidak ada
lagi seperti kondisi masa pelaksanaan, personil dan peralatan tidak lagi
dilapangan dan ketika kontrak konsultan pengawas juga telah berakhir, PPK harus
terus melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sampai berakhirnya masa
pemeliharaan, pantau dan monitorlah konstruksi yang telah dibangun tersebut
secara berkala.
Jika pada masa pemeliharan terjadi
pergantian PPK, maka pastikan semua dokumen proyek diserahterimakan dari PPK sebelumnya
ke PPK Pengganti, hal itu agar seluruh rangkaian proses kontrak tidak
terhambat, tanggung jawab PPK Pengganti sama dengan PPK sebelumnya, mengapa?
karena PPK pemgganti di masa pemeliharaan masih berada dalam waktu kontrak,
walaupun PPK Pengganti pada masa pemeliharaan tidak mengikat kontrak, namun
tanggung jawab akan melakat padanya, karena
adanya Surat Keputusan penunjukkan dari PA.
Selesainya masa pemiliharaan pekerjaan dibuktikan
dengan dilakukannya Serah Terima Akhir atau Final
Hand Over (FHO), pengajuan serah terima oleh penyedia jasa apabila telah
dilakukan pemeliharaan oleh Penyedia Jasa, setelah serah terima akhir
dilakukan, maka PPK melakukan pembayaran retensi 5 % tersisa, sedangkan 5 %. yang
telah ditagih sebelumnya dengan Jaminan pemeliharaan ditangan PPK, dapat
dilakukan pengembalian jaminan pemeliharaan kepada Penyedia Jasa.
Apa yang dilakukan PPK
terhadap berbagai proses, baik pengecekan, penelitian, kaji ulang dan lain
sebagainya, bukanlah untuk mencari-cari kekurangan dan kesalahan, tapi hal
tersebut dilakukan sebagai tanggung jawab terhadap tugasnya, sebagai penanggung
jawab proyek PPK harus lebih teliti dan cermat, sehingga berbagai persoalan
dapat dimenimalisir sejak dari awal, ketika PPK menemukan kekurangan atau
kekeliruan terhadap berbagai proses dan terkadang belum diterima dan disetujui
olehnya, maka perbaikan sajak awal sebelum jauh melangkah akan mengurangi
permasalahan.
Seseorang yang ditunjuk
menjadi PPK harus selalu bersikap menjaga kesimbangan, sehingga dalam
memanajemen proyek tidak saja menuntut kewajiban Penyedia Jasa, tapi harus
memperhatikan hak-hak penyedia Jasa yang menjadi kewajiban bagi PPK, dimana
selaku yang diberi kuasa oleh PA, PPK bertindak sebagai yang menyebabkan
pengeluaran Negara, PPK bertanggung jawab terhadap fisik, administrasi dan
keuangan.
Oleh sebab itu, dalam
pelaksanaan proyek PPK harus memperhatikan kewajibannya agar proses untuk
mencapai sasaran dapat terlaksana dengan baik, sebab sama halnya dengan
Penyedia Jasa ketika kewajibannya tidak terlaksana dan terpenuhi, ketika PPK tidak
dapat memenuhi kewajibannya cidera janji akan menantinya, cidera janji PPK berupa
terlambat membayar, tidak membayar dan terlambat menyerahkan sarana pelaksanaan
pekerjaan, ingat cidera janji bisa mengakibatkan putus kontrak sepihak.
Jika pada masa kontrak terjadi penggantian PPK,
maka Penyerahan dokumen proyek dari PPK sebelumnya kepada PPK pengganti sama
pentingnya, karena PPK sebelumnya dan PPK Pengganti akan menjadi estapet
tanggung jawab dalam satu proyek yang sama, masa kontrak adalah masa pelaksanaan ditambah dengan masa
pemeliharan, dimana kedua masa tersebut diakhiri oleh serah terima (PHO dan
FHO), yang jika salah satu diantaranya tidak dilaksanakan maka akan menyebabkan
cidera janji.
Kalau bisa dipermudah, mengapa harus dipersulit, Memang Hasil Penting, Tapi Ingat Proses Jauh Penting
Oleh :
Nafriandi
terima kasih, tulisan ini sangat berguna bagi pelaku PBJ.
BalasHapus