PROSES KAJI ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP) OLEH PPK

Berbagai permasalahan dalam pelaksanaan dan pasca kontrak selesai bisa saja muncul dalam prosesnya, dimana permasalahan dalam pelaksanaan kontrak terkadang sampai mengganggu waktu pelaksanaan kontrak, bahkan tidak sedikit permasalan tersebut sampai pada tertundannya waktu pelaksanaan kegiatan bersangkutan dalam rentang waktu tertentu, sehingga menyebabkan berkurangnya waktu pelaksanaan kontrak efektif yang ada pada kontrak yang sedang berjalan tersebut.

Berkurangnnya waktu kontrak efektif, karena PPK harus menyelesaikan persoalan baik teknis maupun non teknis, oleh sebab itu untuk mengatasi dan menghindari hal tersebut, maka sebaiknuya sejak dari perencanaan harus sudah difikirkan agar tidak terjadi permasalahan-permasalahan kontrak, jika permasalahan tersebut muncul saat rentang waktu pelaksanaan kontrak mungkin akan dapat dengan leluasa untuk di justifikasi, namun ketika permasalahan tersebut diketahui pasca selesainya kontrak tentu akan menjadi catatan tersendiri bagi Auditor.       

Untuk meminimalisir permasalahan dalam kontrak, terutama terkait teknis pekerjaan nantinya, maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sudah harus  mengantisifasi persoalan tersebut sejak dini, sebelum tender dilakukan atau setelah Pengguna Anggaran (PA) menyerahkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) kepada PPK, oleh sebab itu PPK jangan terburu-buru untuk melaksanakan tender, manfaatkanlah waktu sejenak untuk mengkaji ulang semua dokumen yang diserahkan dan yang telah ditetapkan oleh PA tersebut.

Kaji ulang yang dilakukan bukanlah untuk memperlambat proses atau mengada-ada, kaji ulang yang dilakukan PPK tidaklah bermaksud untuk mencari-cari kesalahan pada dokumen yang telah ada, namun kaji ulang merupakan preses penting dalam Pengadaan Barang/Jasa dan sudah merupakan bagian tugas PPK sebelum dilakukan tender, dimana proses tersebut dilakukan terhadap hal-hal yang berpotensi menimbulkan persoalan dalam pelaksanaan kontrak dan bahkan pasca kontrak selesai, untuk menghindari potensi masalah tersebut, maka pada saat kaji ulang tersebutlah yang paling tepat untuk dilakukan perbaikan.  

Tujuan kasji ulang adalah untuk mengetahui sejak dini potensi permasalahan yang akan timbul saat berjalan waktu pelaksanaan dan selesainya kontrak, sehingga dalam kaji ulang dapat dilakukan perbaikan terhadap dokumen yang tidak memenuhi ketentuan, ketika permasalahan saat pelaksanaan dan pasca selesainya kontrak tersebut akibat tidak dilakukannya kaji ulang, maka tentu akan sedikit memerlukan waktu untuk memperbaikinya, karena permasalahan tersebut adalah masalah awal yang seharusnya tidak terjadi dalam pelaksanaan kontrak..

Akumulasi permasalahan kalau dibiarkan tentu tidak akan baik bagi proses pelaksanaannya, karena akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi Penyedia Jasa, PPK dan tim pendukungnya, maka seorang PPK sebelum tender dilaksanakan agar mencermati dokumen-dokumen yang disampaikan dan telah ditetapkan oleh PA, ketika hal tersebut dilaksanakan oleh PPK, maka akan memberikan kenyamanan kepada seluruh unsur dalam pelaksanaan dan pasca selesainya kontrak.

Sebelum PPK menyampaikan dokumen tender kepada layanan pengadaan, maka PPK harus melakukan kaji ulang terhadap dokumen awal yang telah diserahrahkan oleh PA/KPA, kaji ulang tersebut terutama dilakukan terkait dokumen-dokumen penting yang akan menjadi tanggung jawab PPK, kaji ulang dilakukan PPK dapat dilakukan melalui rapat koordinasi bersama dengan ULP/UKPBJ/Pejabat Pengadaan dan tim teknis.

PPK melakukan kaji ulang terkait dokumen-dokumen sebelum tender tersebut terhadap  hal-hal sebagai berikut :         

1.        Rencana Umum Pengadaan

Dalam hal mengkaji ulang kebijakkan umum pengadaan, PPK melakukan kajian terhadap ketepatan program dan pemaketan Pekerjaan yang telah ada, dengan meneliti dan memastikan apakah ketepatan program dan pemaketan yang ditetapkan oleh PA/KPA telah sesuai dengan programnya dan mendorong persaingan sehat, efisiensi serta meningkatkan peran usaha kecil dan penggunaan produk dalam negeri, maka beberapa hal diatas merupakan penting untuk dilakukan penelitian dengan cermat oleh PPK

Ketepatan program dalam kegiatan harus seuai dengan nama programnya seperti program Rehabilitasi/pemeliharaan masuk pada program Pembangunan/peningkatan, begitu juga sebaliknya program Pembangunan/peningkatan masuk pada program rehabilitasi/pemeliharaan, selain itu juga terhadap pekerjaaan dilapangannya, pada judulnya benar paket pemeliharaan, namun ketika melihat kondisi lokasi pekerjaan lebih kepada pembangunan atau peningkatan.    

Pemecahan atau penggabungan paket dalam Pengadaan Barang/Jasa memang terkadang sulit untuk disimpulkan, karena batasan-batasan terkait  hal tersebut tidak begitu banyak yang bisa kita jadikan referensi, oleh sebab itu terkadang seorang PPK harus melaksanakannya berdasarkan pada kondisi tahun sebelumnya, apa yang dibuat dan dilakukan tahun sebelumnya itulah yang selalu dijadikan patokan oleh PPK dalam melaksanakan tugasnya.

Bagaimana mana menilai bahwa paket itu dipecah atau digabung, tentu harus ada petunjuk teknis yang jelas terkait hal tersebut, apalagi program pembangunan tersebut berbeda-beda sesuai penanganannya, ada pembangunan baru,/peningkatan, Rehabilitasi dan Pemeliharaan, kalau untuk pembangunan baru/peningkatan mungkin mudah dalam pemaketannya, tapi kalau untuk rehabilitasi dan pemeliharaan tentu memerlukan batasan-batasan yang jelas..

Misal untuk pemaketan dalam 1 (satu) komplek/Lingkungan tertentu/ruas apa mungkin untuk dipecah, dalam beberapa komplek/Lingkungan tertentu/ruas apakah harus dilakukan penggabungan?, untuk pembangunan baru/peningkatan dalam beberapa komplek/Lingkungan tertentu/ruas rasanya kurang tepat untuk digabung, tapi untuk Rehabilitasi/pemeliharaan dalam beberapa komplek/Lingkungan tertentu/ruas bisa saja terjadi penggabungan paket pekerjaan, tergantung hasil telahaan bersama baik untuk efisiensi maupun untuk pemerataaan ketersediaan paket bagi masing-masing kasifikasi badan usaha .

Sebaiknya terkait pembangunan baru/peningkatan usahakan jangan ada penggambungan paket pekerjaan pada beberapa komplek/Lingkungan tertentu/ruas, seandainya ingin melakukan hal tersebut mungkin bisa dilakukan untuk paket kegiatan yang berdekatan, itupun dilakukan mungkin dalam rangka efisiensi anggaran dan banyaknya jumlah paket pekerjaan, terlalu banyak penggabungan paket pembangunan/peningkatan akan mengurangi peluang bagi usaha kecil dan menengah dalam rangka mengembangkan usahanya..

Terkait rehabilitasi mungkin bisa saja digabung antar desa/kelurahan dalam satu kecamatan, sedangkan terkait pemeliharaan mungkin bisa saja digambung antar kecamatan yang dibatasi untuk beberapa kecamatan yang berdekatan, yang jelas dalam penggabungan baik rehabilitasi ataupun pemeliharaan, perhatikan jarak antar lokasi, agar dalam pelaksanaannya memberikan kenyamanan bagi Penyedia jasa, dalam hal penggabungan paket-paket rehabilitasi/pemeliharaan bisa saja dilakukan pada wilayah administrasi berbeda yang berdekatan.

Jadi dalam rangka kaji ulang terhadap pemaketan, penting sekali dilakukan oleh PPK bersama-sama dengan tim untuk menelaah dan meneliti kembali terkait penggabungan dan pemecahan masing-masing paket pekerjaan, sebab penggabungan dan pemecahaan paket yang ada pada kegiatan yang kita laksanakan, dapat berpotensi memunculkan masalah bagi unsur-unsur pelaksananya terutama bagi PPK dan tim pendukungnya.

Penggabungan paket pekerjaan yang beroriantasi untuk mencapai nilai tertentu dan pemecahan paket pekerjaan yang dilakukan untuk menghindari tender, maka hal tersebut akan berpotensi menimbulkan masalah nantinya, maka berusahalah untuk menghindari kedua pola pemaketan pekerjaan seperti diatas, sehingga pelaksanaan semua proses dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Kaji ulang terhadap ketepatan program dan pemaketan tersebut dapat dilakukan dengan melaksankan survey kembali terhadap masing-masing paket pekerjaan, ketika hasil survey ditemui potensi tidak tepatnya program dan pemecahan atau penggabungan, langkah selanjutnya adalah PPK melakukan proses peninjauan kembali terhadap Paket Pekerjaan tersebut, jika dalam peninjauannya harus digabung atau harus dipecah maka lakukan sesuai dengan ketentuan sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi para pelaku barang/jasa khususnya pemilik proyek.

Terkait penggabungan dan pemecahan paket pekerjaan memang sedikit referensi yang bisa kita jadikan pedoman, namun orang-orang yang berpengalaman dalam penyusunan anggaran dan besar kecilnya anggaran akan dapat dijadikan pedoman terkait hal tersebut, biasanya dalam setiap audit paket pekerjaaan oleh auditor, pemecahan dan penggabungan paket selalu menjadi bagian dari proses kegiatannya, sehingga rekomendasi untuk perbaikan kedepannya sel;alu disampaikan kepada para pelaku pembangunan khususnya para pengguna jasa.     

  

2.        Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Pengkajian ulang Rencana Anggaran Biaya (RAB) pengadaan yaitu terhadap biaya paket pekerjaan dan biaya pendukung pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, rencana biaya pengadaan dilakukan untuk memastikan kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai peruntukan dan jenis pengeluarannya dan perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan mencukupi untuk kebutuhan pelaksanaan pekerjaan.

Kebutuhan biaya paket pekerjaan yang sudah ada tertuang pada engineer estimate (EE) atau estimasi dari perencana, digunakan sebagai dasar pembuatan Rencana Anggaran Biaya (RAB) untuk dijadikan Owner Estimate (OE) atau Harga Pekerkiraan Sendiri (HPS), dalam menghitung OE/HPS tersebut, PPK melaksanakan kembali survey volume, harga dasar dan lokasi rencana penggunaan bahan.

Survey-survey tersebut penting sekali dilakukan oleh PPK, dimana survey tersebut adalah untuk memastikan volume pekerjaan masing-masing item jika ada perubahan dan juga untuk mengetahui harga dasar terutama harga bahan yang akan digunakan benar-benar sesuai dengan harga tahun berjalan, sehingga jika terjadi fluktuasi harga PPK dapat menyesuaikan dengan harga sesaat sebelum tender dilakukan.

Harga yang ada pada Engineer Estimate (EE) tidak langsung bisa untuk dijadikan OE/HPS, sebab harga tersebut merupakan harga perencanaan yang sudah disusun tahun sebelumnya dan bahkan terkadang harga tersebut sudah disiapkan jauh-jauh hari, harga yang disusun perencana fungsinya adalah sebagai EE yang akan menjadi dasar dalam penyusunan OE/HPS, terhadap penyusunan OE/HPS PPK wajib melakukan survey kembali, dialam melakukan survey PPK lebih fokus pada survey harga dasar pada tahun berjalan.

Jika dalam perhitungan OE/HPS terjadi perbedaan nilai paket dengan Pagu yang tersedia atau EE, dimana hal tersebut ketika dalam penghitungan OE/HPS bisa saja terjadi perbedaan nilai, hal tersebut biasanya diakibatkan oleh beberapa faktor, kerana dilakukan survey ulang faktor yang paling memberi penguruh besar terhadap perubahan nilai tersebut adalah turun naiknya harga bahan, harga bahan pada umumnya dari waktu kewaktu cenderung naik.   

Jika terjadi kekurangan nilai akibat harga bahan mengalami kenaikan, maka PPK harus melakukan pengurangan Item Pekerjaan atau Volume, dengan tidak merubah gambar rencana, dalam melakukan pengurangan nilai, ketika bangunan harus selesai 1 (satu) tahap, anggaran yang ada pada EE atau Pagu sudah tidak mencukupi lagi, maka PPK harus melakukan pengurangan Item pekerjaan, sehingga untuk paket pekerjaan tersebut PPK mengusulkan untuk diselesaikan dalam 2 (dua) tahap, jika nantinya sisa tender cukup untuk menyelesaikan jadi 1 (satu) tahap, dimana anggaran sisa tender paket berkenaan tersedia/mencukupi dan dengan penambahan tidak melebihi 10 %, maka dapat dilakukan addendum penambahan nilai dan jika memungkinkan diiringi dengan penambahan waktu pelaksanaan.

Namun jika setelah perhitungan OE/HPS terdapat kelebihan nilai, maka PPK diperbolehkan untuk menambah item pekerjaan, terutama item-item untuk memproteksi atau keperluan estetika bangunan yang akan dibuat tersebut dan kelebihan anggaran jangan digunakan untuk merubah dimensi yang dapat berujung pada penambahan volume pekerjaan, jika anggaran tidak memungkinkan untuk ditambahkan pada paket pekerjaan bersangkutan diharapkan jangan menimbulkan item yang seakan mengada-ada, gunakanlah anggaran tersebut sesuai kebutuhan bukan keinginan.

Terkait dengan biaya pendukung Pengadaan Barang/Jasa, perlu sekali menjadi perhatian para PPK, sebab ketika biaya pendukung mencukupi akan memberikan kenyamanan bagi pelaksanaan pekerjaan, teruma terkait biaya pendukung yang dapat menunjang kinerja unsur-unsur pelaksanan khususnya kebutuhan direksi, jika penganggaran biaya pendukungnya terasa minim, tidak ada salahnya diusulkan kepimpinan untuk ditambah pada anggaran perubahan nantinya.             

3.        Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen yang mengimformasikan gambaran umum dan penjelasan mengenai keluaran paket pekerjaan yang akan dicapai sesuai dengan tugas dan fungsi instansi, dimana didalamnya berisikan latar belakang, maksud dan tujuan, indikator keluaran dan keluaran, cara pelaksanaan kegiatan, Pelaksana dan penanggung jawab kegiatan, jadwal kegiatan dan biaya kegiatan.

Kaji ulang terhadap KAK yang telah ditetapkan oleh PA/KPA perlu dilakukan sebelum proses tender dilaksanakan, dimana dilakukannya hal tersebut adalah untuk mengetahui kejelasan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan, baik terhadap kejelasan uraian kegitan, maupun terhadap kejelasan jenis pekerjaan, waktu pelaksanaan, kejelasan spesifikasi teknis, besarnya total perkiraan biaya dan kejelasan penting lainnya yang menyangkut pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Terkait dengan waktu pelaksanaan termasuk kapan pekerjaan tersebut harus tersedia, maka PPK dalam hal ini harus memperhatikan batas akhir tahun anggaran atau batas akhir efektif tahun anggaran, ketersediaan waktu yang cukup untuk pekerjaan bersangkutan harus diteliti dengan cermat, sehingga dalam prosesnya bisa direncanakan kapan harus dimulai dan kapan target penyelesaiannya.

Selanjutnya spesifikasi teknis pekerjaan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir, tidak mengarah pada merk/produk tertentu kecuali untuk pengadaan suku cadang, memaksimalkan produk dalam negeri dan memaksimalkan penggunaan standar nasional Indonesia (SNI), spesifikasi teknis merupakan dokuumen penting dalam penyelenggaraan kegiatan dan akan menjadi acuan pada setiap pelaksanaan pekerjaan.

KAK sudah ada sejak ditetapkannya pagu anggaran kegiatan dan merupakan salah satu dokumen perencanaan yang sudah ditetapkan oleh PA/KPA, kemudian sebelum proses tender dilaksanakan kaji ulang dilakukan oleh PPK, tidak tertutup kemungkinan terjadi perubahan pada pada KAK tersebut, perubahan KAK akan seiring perubahan dokumen lainnya seperti dengan Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Anggaran Biaya (RAB).                

PPK dalam mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP), Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Kerangka Acuan Kerja (KAK),  dilakukan dalam bentuk rapat koordinasi bersama ULP/UKPBJ yang harus dituangkan dalam berita acara kesepakatan, perubahan terhadap hasil kajian bersama tersebut, akan menjadi usulan penting bagi PPK untuk disampaikan kepada pimpinan sebagai rekomendasi, dalam rangka pelaksanaan proses pengadaan yang dapat dipertanggungjawabkan.    

Setiap perubahan hasil kajian harus disampaikan kepada konsultan perencana, jika perubahan yang terjadi sangat mendasar dimana terjadi perubahan dimensi atau bentuk dari hasil perencanaan yang telah ada, sebaiknya dimintakan persetujuan dari konsultan perencana, sebabagai pelaksana proses PPK tidak boleh merubah begitu saja hasil perencanaan, sebab merubah hasil perencanan yang telah ada tanpa disetujui oleh perencana sama dengan memindahkan tanggung jawab dari perencana ke unsur pelaksana itu sendiri, ketentuan-ketentuan mengenai konsekwensi ada diatur dalam peraturan perundang-undangan terkait jasa konstruksi.

Hasil kaji ulang yang dilakukan jika mengalami perubahan yang signifikan dan bahkan sampai merubah nilai, bentuk, dimensi dan hal penting lainnya, maka biasakanlah melakukan proses telaahan staf terhadap hal tersebut, kerana telaahan staf pada prisipnya adalah untuk meminta pendapat dan arahan pimpinan terhadap persoalan yang sedang dihadapi, sebaliknya kepada para pemimpin jangan pernah beranggapan bahwa telaahan staf sebagai bentuk penolakan, jadikalah telahaan staf sebagai sumber dalam mencari solusi setiap permasalahan.

Manfaat kaji ulang buka saja sebagai proses mendeteksi potensi permasalahan dalam kegiatan, namun  Kaji ulang akan dapat menambah ilmu pengetahuan bagi PPK yang melaksakannya dan akan membuat seorang PPK semakin bijak dalam pengambilan keputusan, karena dalam proses tersebut PPK akan mempelajari secara detail isi dokumen yang akan diproses dan akan menjadi bagian pengalaman bagi seorang PPK dalam meningkatkan kemampuan dalam mencari solusi setiap permasalahan.      

Walaupun pada tulisan ini banyak membahas terkait Kaji ulang paket kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dengan tender,  tapi kaji ulang tersebut berlaku untuk setiap jenis pengadaan termasuk penunjukkan langsung dan pengadaan langsung, dominannya paket tender dalam Pengadaan Barang/Jasa saat ini, mungkin kerana hal tersebutlah isi kajian lebih kepada proses dengan sistem tender tersebut.  

Jadikan proses kaji ulang sebagai bagian dari proses Pengadaan Barang/Jasa, sehingga harapan untuk memenimalisir permasalahan sejak awal dapat berkurang pada saat pelaksanaan kontrak maupun pasca selesainya kontrak, akumulasi permasalan dari masing-masing peoses yang jika dibiarkan akan menimbulkan keadaan yang terkadang diluar perkiraan kita, semua kita pasti berharap pembangunan yang kita laksanakan dapat berjalan sesuai rencana dan memberikan kenyamanan terhadap para pelaku sampai dimanfaatkan dan  difungsikan bangunan tersebut.

“Kritik yang membangun dan membangkitkan, lebih baik dari pada pujian yang merusak dan melalaikan”.......(Gus Mus).

Segala kekurangan dalam tulisan ini mohon koreksi dari setiap pembaca, jika ada kata yang kurang berkenan dan tidak pada tempatnya, hanya maaf yang bisa penulis minta pada seluruh pembaca yang budiman.... (LQ10.NDR15.MZSR15)

Oleh

Nafriandi