ADMINISTRASI PROYEK PEKERJAAN KONSTRUKSI

Administrasi proyek merupakan dokumen penting dalam pelaksanaan proyek, dimana administrasi tersebut menjadi bukti dalam melaksanakan proses pengerjaan proyek, administrasi tersebut merupakan dokumen yang menjadi satu kesatuan dengan proses pelaksanaan proyek tersebut, dari sanalah gambaran pekerjaan yang dilaksanakan, baik terhadap apa yang akan dikerjakan dan juga akan memberikan gambaran penting kepada para pelaksana, auditor dan  unsur lain yang punya kewenangan terhadap dokumen proyek tersebut.

Ketersediaan administrasi proyek harus dapat dipertanggung jawabkan, hal tersebut merupakan tanggung jawab bersama yang melakukan perikatan hukum yaitu Penyedia Jasa dengan Pengguna Jasa, oleh sebab itu seorang yang melakukan perikatan hukum khususnya Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau siapapun yang berkontrak, harus benar-benar melibatkan diri dan mengatuhui setiap isi dokumen proyek tersebut, sebab selaku orang yang ditunjuk dalam mengikatkan diri dengan penyedia, seorang PPK merupakani orang yang menerima delegasi kewenangan.

PPK selaku penerima delegasi wewenang dari Pengguna Anggaran, hasil kerja yang dilaksanankan harus dapat dipertanggung jawabkan, dalam hal ini seorang PPK menjadi pejabat yang menyebabkan pengeluaran Negara, oleh karena itu terhadap administrasi proyek PPK harus benar-benar mengetahui terhadap apa yang terkandung didalam setiap adminstrasi tersebut, seorang yang ditunjuk jadi PPK dalam administrasi proyek merupakan unsur yang menyetujui dan mengatahui, selain itu PPK merupakan pejabat tertinggi dalam pelaksanaan setiap proyek.

Seorang PPK harus bisa membaca semua instrumen yang menjadi administrasi proyek tersebut, hal itu tak lain tak bukan agar seorang PPK mudah dalam mengambil keputusan, memang saat ini dalam pekerjaan konstruksi seorang PPK dapat ditunjuk dari berbagai latar belakang pendidikan dan hal itu diperbolehkan oleh peraturan perundang-undangan, mungkin saja bagi yang keilmuannya tidak sesuai dengan bidang pekerjaannya, tentu akan mengalami hal berbeda dan tidak tertutup kemungkinan akan memiliki keterbatasan dalam memahami isi dokumen terutama menyangkut keteknikan.

Jika ada PPK yang ditunjuk bukan pada bidang keilmuannya, mungkin sebaiknya PPK tersebut menyampaikan kepada pimpinannya agar didampingi oleh tenaga ahli bidang terkait, tenaga ahli yang dimaksud adalah tenaga ahli selain konsultan pengawasan pada paket pekerjaan tersebut, sebab konsultan yang ada pada paket tersebut fungsi adalah sebagai pengawas, sedangkan tenaga ahli yang disarankan tersebut fungsinya adalah membantu PPK dalam mengambil keputusan.

Tanggung jawab seorang PPK yang begitu luas, maka semua aktifitasnya haruslah terfasilitasi dengan baik, sehingga hasil kerja yang telah diperbuatnya dapat dipertanggung jawabkan, apalagi terakait dengan administrasi proyek, semua administrasi tersebut akan menjadi dokumen berjangka yang sangat penting dalam pelaksanaan proyek, dimana dokumen-dokumen tersebut setelah selesai proyek harus tersimpan dan terjaga dengan baik.

Dokumen-dokumen penting dalam pelaksanaan proyek yang menjadi tanggung jawab bersama antara Penyedia Jasa dan Pengguna Jasa adalah sebagai berikut :

1.     Kontrak

Kontrak merupakan perikatan perjanjian 2 (dua) belah pihak, dimana dokumen-dokumen yang terdapat didalamnya merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan dari perjanjian, dalam masing-masing dokumen tersebut akan memberikan gambaran terhadap apa yang akan dikerjakan dilapangan, syarat-syarat apa yang akan dipenuhi untuk setiap item pekerjaan dan ketentuan-ketentuan menyangkut dengan pelaksanaan lainnya akan dituangkan dalam dokumen kontrak tersebut.

Bagi para PPK pastikan benar-benar dalam dokumen kontrak, bahwa dokumen yang mengikat dengan surat perjanjian sudah terpenuhi dengan lengkap, sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan akan memudahkan bagi unsur-unsur terutama tim pendukung PPK khususnya, untuk mengimplementasikan perjanjian yang telah dilakukan kedua belah pihak, semua isi penting pada dokumen-dokumen kontrak pada dasarnya bisa dilakukan perubahan atau amandemen yang dapat dituangkan dalam Addendum kontrak.

Dokumen kontrak yang satu kesatuan dengan surat perjanjian, yang sejak awal sudah harus dipenuhi saat berkontrak atau sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai adalah sebagai berikut :        

1. Surat Perjanjian
2. Pokok-pokok Perjanjian
3. Surat Penawaran
4. Syarat-syarat Khusus Kontrak
5. Syarat-syarat Umum Kontrak
6. Spesifikasi
7. Gambar-gambar
8. Dokumen Lainnya seperti Jaminan-jaminan, BAPP, BAHP, BAPAM, SPPBJ dan SPMK

-          Berita Acara Pembuktian Pemenang (BAPP)

-          Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)

-          Berita Acara Pre Award Meeting (BAPAM) / Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia

-          Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

-          Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

Semua dokumen-dokumen diatas harus terpenuhi oleh siapapun yang berkontrak, karena dokumen-dokumen tersebut saling mengikat dan satu kesatuan dengan surat perjanjian, kontrak yang telah disepakati dalam proses pelaksanaannya akan menciptakan dokumen-dokumen pelaksanaan yang juga menjadi satu kesatuan dengan dokumen kontrak tersebut, karena dokumen yang akan timbul akibat proses pelaksanaan sudah dituangkan dalam kalusul perjanjian atau pada pokok-pokok perjanjian.

2.      Waktu Pelaksanaan (Time Schedulle)

Waktu Pelaksanaan atau Time Schedulle adalah jadwal seluruh item pekerjaan yang dapat memberikan gambaran kemajuan pekerjaan dalam masa pelaksanaan dan akan menjadi instrumen bagi semua unsur personil proyek selama pelaksanaan pekerjaan berlangsung, administrasi ini harus disediakan disetiap proyek, tujuannya agar setiap kemajuan pelaksanaan pekerjaan lapangan akan diplot pada time schedulle tersebut, sehingga kemajuan pekerjaan dalam bentuk progress fisik mudah untuk diketahui semua pihak yang terlibat.   

       

3.      Addendum (Jika ada)

Addendum merupakan bagian dari dokumen kontrak, dimana addendum dibuat adalah akibat adanya perubahan kondisi lapangan dan penambahan anggaran terutama anggaran sisa tender, perubahan biasanya dilakukan akibat adanya perubahan volume dan adanya item baru dalam pekerjaan, jika perubahan dilakukan penambahan anggaran harus memperhatikan ketersediaan anggaran, yang perlu diperhatikan oleh PPK terkait penambahan anggaran adalah penambahan yang dilakukan tidak melebihi pagu anggaran kegiatan terkait.

Sebelum dilakukan addendum sebaiknya PPK harus sudah memiliki rencana perubahan tersebut yang didapat dari opname lapangan bersama yaitu dengan Penyedia Jasa dan Konsultan Pengawas, rencana perubahan juga harus disampaikan kepada Konsultan Perencana (jika Ada), setelah data opname lapangan klir, maka PPK dan konsultan pengawas harus membuat justifikasi teknik terhadap perubahan volume tersebut, dimana dalam justifikasi teknik tersebut memuat volume, penambahan anggaran dan alasan-alasan terjadinya perubahan.

Dalam hal pelaksanaan terjadinya addendum kontrak, PPK dibantu oleh Panitia Peneliti Kontrak, dimana Justifikasi Teknik yang telah dibuat PPK dan konsultan Pengawas disampaikan kepada Panitia Peneliti Pekerjaan, untuk dilakukan penelitian oleh mereka apakah layak untuk dilakukan perubahan kontrak atau addendum kontrak, setelah dilakukan penelitian oleh Panitia Peneliti Kontrak selesai, maka barulah dilakukan addendum kontrak oleh kedua belah pihak yang berkontrak.

  

4.      Laporan

Laporan merupakan catatan-catatan kejadian sepanjang waktu kontrak pada saat proses pelaksanaan pekerjaan dilapangan, dimana laporan merupakan tanggung jawab Penyedia Jasa selama pelaksanaan kontrak berlangsung, dalam laporan ditandatangani oleh unsur-unsur yang terlibat dalam kontrak, baik dari Penyedia Jasa, Konsultan Pengawas dan Pengguna Jasa, dimana didalam laporan tersebut ada yang bertindak sebagai pembuat, pemeriksa dan yang menyetujui.

Laporan dalam kontrak kerja konstruksi terdiri dalam beberapa bagian yaitu antara lain :

1. Laporan Harian

Laporan harian merupakan catatan kejadian dilapangan sepanjang waktu kerja dilaksananakan, dalam laporan harian ini dicatat semua volume pekerjaan yang dilaksanakan dalam satu hari, laparan harian ditandatangani oleh pelaksana lapangan (Penyedia Jasa), Inspector pengawas (konsultan Pengawas) dan direksi lapangan (Penguna Jasa), dalam laporan harian harus ditulis semua kejadian walaupun pada saat kondisi tidak bekerja, laporan tersebut dibuat selama barlangsungnya waktu pelaksanaan kontrak. 

 

2. Laporan Mingguan

Laporan mingguan merupakan rekapitulasi dari laporan harian selama 1 (satu) minggu, dimana dalam laporan tersebut dibuat setiap minggu selama waktu pelaksanaan pekerjaan berlangsung, laporan mingguan menggambarkan perkembangan pekerjaan dalam 1 (satu) minggu dalam bentuk progres fisik mingguan, laporan mingguan tersebut dibuat oleh pelaksana lapangan (penyedia Jasa), diperiksa oleh inspector pengawas (Konsultan Pengawas) dan diperiksa oleh direksi lapangan (Pengguna Jasa).

  

3. Laporan Bulanan

Laporan bulanan merupakan rekapitulasi dari laporan mingguan selama 1 (satu) bulan, dimana dalam laporan tersebut dibuat setiap bulan selama waktu pelaksanaan pekerjaan berlangsung, laporan bulanan menggambarkan perkembangan pekerjaan dalam 1 (satu) satu dalam bentuk progres fisik bulanan, laporan bulanan tersebut dibuat oleh pelaksana /general superintendent (penyedia Jasa), diperiksa oleh Senior Enggineer/SE (Konsultan Pengawas), diperiksa oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan/PPTK (Pengguna Jasa) dan kemudian disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen/PPK (Pengguna Jasa).

Laporan merupakan kewajiban penyedia jasa, dalam setiap pekerjaan proyek konstruksi, dimana laporan tersebut akan menjadi bukti administrasi pekerjaan yang telah dilaksanakan selama masa pekerjaan berlangsung, untuk paket pekerjaan yang tidak menggunakan Jasa Konsultansi dalam pengawasannya format laporan menyesuaikan dengan kondisi yang ada, laporan tersebut menggambarkan prosentase bobot pekerjaan.

5.      Back Up Data

Back Up Data merupakan laporan volume pelaksanaan pekerjaan lapangan, dimana laporan tersebut menggambarkan detail konstruksi dan jumlah volume setiap item pekerjaan, Back Up Data akan menjadi instrument dalam mengatahui jumlah volume yang tersedia sesuai dengan gambar yang telah dilaksanakan oleh Penyedia Jasa.

  

6.      Gambar Kerja (As built Drawing)

Gambar kerja atau As built Drawing adalah gambar-gambar kerja yang sesuai dengan kondisi lapangan, dimana gambar tersebut merupakan pelaksanaan dari  gambar rencana yang sejak awal sudah ada, jika gambar rencana yang telah dibuat ada perubahan, maka gambar perubahan dituangkan pada  gambar Gambar Kerja atau As built Drawing, gambar tersebut merupakan gambar dokumen pelaksanaan pekerjaan riil dilapangan.

7.      Foto dokumentasi

Foto dokumentasi merupakan dokumentasi pekerjaan lapangan yang disiapkan oleh Penyedia Jasa, dimana gambar dibuat berupa foto dokumentasi proses pekerjaan yang dimulai dari diawal pelaksanaan sampai selesainya pekerjaan, biasanya foto dokumentasi tersebut diambil sebelum, sedang pelaksanaan dan selesai pekerjaan, yang biasanya foto sebelum pekerjaan dianggap dokumentasi 0%, foto dokumentasi sedang pelaksanaan dianggap 50 % dan foto selesai pelaksanaan 100 %, foto dokumentasi dibuat untuk setiap item pekerjaan lapangan.

8.      Job Mix

Job mix atau rencana campuran merupakan hal yang sangat penting dalam proyek konstruksi, dimana dalam melaksanakan pekerjaan harus mengacu pada Job mix yang telah dibuat sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai, Job mix harus ada untuk item-item pekerjaan tertentu, didalam Job mix tertuang syarat-syarat dan batasan-batasan bahan/material yang akan digunakan, setiap item pekerjaan yang memiliki job mix dalam pengerjaannya harus dipedomani rencana campuran tersebut.

     

9.      Quality Control

Dokumen Quality Control atau pengendalian mutu merupakan catatan-catatan hasil pengujian baik dilapangan maupun dilaboratorium, dalam Quality Control akan menggambarkan bahwa, mutu yang telah dicapai sesuai dengan rencana campuran yang telah dibuat sejak awal, Quality Control dilakukan pada item-item pekerjaan tertentu, Quality Control terhadap item pekerjaan merupakan proses penting dalam pengendalian mutu pekerjaan.

   

10.  Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

Berita Acara Serah Terima Pekerjaan merupakan dokumen selesainya masa pelaksanaan dan masa pemeliharaan, penyedia yang tidak melaksanakan serah terima pekerjaan dapat dikenakan sanksi, dokumen ini dibuat dalam bentuk berita acara, dimana prosesnya berlangsung 2 (dua) dalam 1 (satu) kontrak, proses serah terima tersebut antara lain :

1. Serah Terima Pertama

Serah terima pertama atau Provisional hand over (PHO) merupakan rangkaian proses yang dilakukan setelah selesainya masa pelaksanaan pekerjaan, pelaksanaannya dilakukan setelah pekerjaan benar-benar sudah selesai atau progress fisik lapangan mencapai 100 %, serah terima dilakukan oleh Penyedia Jasa Kepada PPK (yang berkontrak)

2. Serah terima Terakhir

Serah terima terakhir atau Final hand over (FHO) merupakan rangkaian proses yang dilakukan setelah selesainya masa pemeliharaan pekerjaan, pelaksanaannya dilakukan terhadap pekerjaan lapangan yang jika selama masa pemeliharaan terjadi kerusakan, maka dilakukan penangan perbaikan untuk mengembalikan kondisi,  serah terima ini juga dilakukan oleh Penyedia Jasa Kepada PPK (yang berkontrak)

11.  Dokumen Pembayaran

Dokumen pembayaran merupakan bukti pembayaran pekerjaan yang dilakukan oleh Pengguna Jasa kepada Penyedia Jasa, dimana pembayaran merupakan kewajiban Pengguna Jasa kepada Penyedia Jasa terhadap pekerjaan yang telah dilaksanakannya, pembayaran yang dilakukan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang dari nilai kontrak yang telah disepakati, dokumen pembayaran baru bisa terpenuhi dengan lengkap apabila telah dilakukannya serah terima akhir pekerjaan.                              

Semua administrasi proyek tersebut menjadi tanggung jawab Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), baik terhadap kelengkapannya maupun terhadap semua isi yang terkandung didalamnya, semua administrasi tersebut setelah pekerjaan selesai diserahkan oleh PPK kepada PA/KPA untuk dicatatkan sebagai aset, penyerahan administrasi kepada PA/KPA pertanda pekerjaan telah selesai dilaksanakan, mungkin terkait semua administrasi pekerjaan ada baiknya disimpan oleh Penyedia Jasa 1 (satu) rangkap, Konsultan Pengawas 1 (satu) rangkap dan Pengguna Jasa 2 (dua) rangkap dimana salah satunya diserahkan kepada Pengguna Anggaran (PA).

Sebaiknya penyerahan dokumen administrasi pekerjaan oleh PPK ke PA dilakukan setelah selesainya masa pemeliharaan, karena apabila diserahkan setelah masa pelaksanaan, dokumen proyek tersebut sebenarnya belum lengkap, karena masih ada masa pemeliharaan, artinya serahkanlah semua dokumen tersebut setelah berakhirnya masa kontrak, perlu diketahui bersama bahwa selesainya waktu kontrak apabila masa pelaksanaan ditambah masa pemeliharaan telah selesai dilakukan.

Administrasi proyek bagi yang berkontrak tidak hanya sekedar melengkapi, namun segala sesuatu yang ada dalam seluruh administrai proyek harus dapat dipetanggungjawabkan, oleh sebab itu seorang PPK harus benar-benar mengetahui isi dari masing-masing administrasi yang menjadi tanggungjawabnya tersebut dan kepada para PPK biasakan menyimpan arsip-arsip administrasi penting proyek dengan baik, sebab seawaktu-waktu admistrasi tersebut terkadang diminta terutama untuk keperluan audit.       

Kritik dan saran dari pembaca sangat diperlukan terhadap segala kekurangan didalamnya, jika ada admistrasi proyek yang terlupakan oleh penulis harap mohon ditambahkan.

Mohon maaf kepada pembaca jika ada kata dan bahasa yang kurang dan bahkan tidak berkenan dalam tulisan ini.

Oleh :

Nafriandi