Pentingnya dilakukan Manajemen
proyek sejak awal akan memberikan dampak yang baik terhadap hasil yang
dikerjakan, pembangunan akan berjalan sesuai rencana, kerja organisasi akan maksimal,
dalam pembangunan suatu proyek seorang manajer bukan saja sebagai penanggung
jawab dan pengambil keputusan, tapi juga sebagai pemimpin yang harus sudah
dibekali dengan pengalaman dan kompetensi.
Manajer dalam proyek Pemerintah
saat ini adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), seorang PPK harus tahu apa yang
akan dilakukannya, mana urusan yang harus diserahkan ke tim pendukungnya, mana
keputusan yang menjadi tanggungjawab tim pendukung dan mana keputusan yang
menjadi tanggungjawabnya, dalam hal ini jangan sampai tertukar, oleh sebab itu
pengalaman dan kemampuan PPK sebaiknya lebih dari tim pendukungnya.
Seorang PPK harus cepat dalam
mengambil keputusan, sebab dalam pelaksanaan proyek waktu sangat penting, agar perencanaan
waktu yang telah disepakati tidak tertunda akibat kelalaikan dalam pengembilan
keputusan, apalagi yang tertunda tersebut ada pada jalur kritis proyek, tentu
akan menunda item lainya, kesiapan tim pendukung PPK akan memberi pengaruh bagi
PPK dalam pengambilan keputusan tersebut.
Agar PPK cepat dan tepat dalam
pengambilan keputusan dan tercapainya sasaran proyek yang tepat guna, tepat
mutu dan tepat waktu, maka PPK harus mampu memanfaatkan dan memaksimalkan 5 M manajemen
sumberdaya yaitu :
1.
Money (Uang)
Anggaran memiliki peranan penting
dalam suatu organisasi, tak terkecuali untuk keperluan pengadaan Barang/Jasa,
untuk itu dalam menyusun kebutuhan pengadaan Barang/Jasa Pengguna Jasa harus benar-benar
mengalokasikan anggaran sesuai dengan kebutuhan rencana kegiatan, pengelolaan
keuangan yang baik merupakan suatu tantangan bagi organisasi manapun baik
dipemerintah maupun swasta.
Untuk menghasilkan nilai
efisiensi perlu dirumuskan standar biaya terlebih dahulu, perhitungan nilai
efisiensi akan menjadi akurat apabila standar yang digunakan sesuai dengan output yang akan dicapai, efisiensi itu
tidak harus murah, efisiensi disesuaikan dengan harga pasar, ketika dapat
menyesuaikan dengan harga pasar, maka dengan sendirinya kita telah melakukan
efisiensi.
PPK selaku manajer harus mampu
mengefisiensikan anggaran, dalam penyusunan rencana anggaran suatu kegiatan
harus dilakukan proses sebagai mana mestinya, terutama dalam menghitung rencana
anggaran harus dilakukan survey harga bahan, dalam penyusunan Owneer Estimate (OE) atau Harga Perkiraan
Pendiri (HPS) untuk pelaksnaan proyek, PPK harus menjadi leader dalam prosesnya mulai dari survey sampai didapatnya harga
berkenaan.
Dalam pelaksanaan proyek PPK
harus mampu mengambil keputusan terhadap sisa tender, apakah ada keperluan
penambahan item pekerjaan atau menambah volume, sehingga sisa anggaran termanfaatkan dengan baik, kebutuhan penambahan
volume atau item pekerjaan bener-benar untuk meningkatkan target atau kinerja, perlu
diketahui oleh para PPK penggunaan sisa tender tidak dibenarkan hanya untuk
memanfaatkan anggaran supaya habis.
Keputusan PPK terkait keuangan
dalam pelaksanaan proyek sangat penting dan tentu juga akan menjadi
tanggungjawabnya dalam setiap penggunaan anggaran proyek, oleh sebab itu
seorang PPK harus mengedepankan asaz efisiensi dalam penggunaan dan pemanfaaat
anggaran untuk pembiayaan proyek, dalam penyusunan anggaran biasakanlah
melakukan survey harga dasar dan data harga dari tempat lain jika memungkinkan
gunakan, jika tidak memungkinkan cukup digunakan sebagai pembanding saja.
2.
Man
Man atau manusia dalam pelaksanaan proyek merupakan
sumber daya manusia, sebagai tenaga kerja proyek mencakup tenaga ahli, tenaga
terampil, tenaga teknis lainnya, operator peralatan, pekerja dan semua yang
terlibat dalam pelaksanaan proyek, seluruh sumber daya manusia yang ada dalam
proyek harus saling bersatu padu untuk mencapai tujuan proyek.
PPK selaku manajer mempunyai
tanggung jawab yang besar dalam memimpin komunikasi dan koordinasi semua sumber
daya manusia yang terlibat, semakin banyak personil proyek yang memahami
manajemen, maka akan semakin mudah bagi seorang pemimpin dalam memanaj proyek,
seorang PPK harus benar-benar sudah menjadwalkan agenda-agenda komunikasi
dengan unsur proyek berupa rapat secara berkala.
Rapat secara berkala dalam rangka
evaluasi pelaksanaan pekerjaan proyek dipimpin langsung oleh PPK, baik yang dilakukan
pada direksikeet lapangan maupun juga dikantor, rapat merupakan bagian dari
manajemen sebagai komunikasi antar pelaku, hal tersebut dapat dilakukan oleh
PPK secara terbatas pada lingkup direksi dan juga secara menyeluruh antara Pengguna
jasa (direksi) dengan Penyedia Jasa (kontraktor).
Memimpin komunikasi dalam suatu
pekerjaan adalah hal penting yang harus dilakukan oleh manajer proyek, menyatukan banyak orang bukanlah perkara mudah
dalam mencapai tujuan, dibutuhkan orang-orang yang memiliki kemampuan dalam
berkomunikasi, oleh sebab itu seorang yang ditunjuk sebagai PPK atau Penandatangan
Kontrak harus benar-benar Kompoten.
PPK atau Penandatangan
Kontrak/yang melakukan perikatan hukum dengan pihak lain
harus mengatahui personil yang ditempatkan dilapangan oleh Penyedia Jasa, sehingga
para personil dalam lingkup
tidak ada yang diluar perjanjian, terutama terkait dengan personil pemegang
sertifikat, baik tenaga ahli maupun tenaga terampil, jika ada pergantian terkait
personil khususnya tenaga kerja konstruksi, maka
penyedia Jasa harus mengikuti prosedur sebagaimana mestinya.
Jika ada pergantian personil terkait tenaga kerja
konstruksi, maka Penyedia Jasa harus menyampaikan permintaan
tertulis kepada PPK (yang
berkontrak) dengan alasan yang jelas, kemudian permintaan tersebut harus melalui persetujuannya,
bagi Penyedia Jasa mohon dihindari penggantian personil diluar dari pengetahuan
PPK, sebab penggantian tanpa sepengetahuan memiliki konsekwensi sesuai
peraturan.
Selain Penandatangan Kontrak tidak ada yang bisa meminta pergantian personil, terutama
personil yang memegang sertifikat kompetensi, semua tim pendukung hanya bisa memberikan
rekomendasi pergantian kepada PPK (Penandatangan Kontrak), jika tim pendukukung menjumpai
hal-hal yang tidak berkenan terhadap metode kerja para personil proyek
dilapangan, tim pendukung segera berkomunikasi dengan pelaksana proyek dan PPK.
3.
Materials
Materials atau bahan adalah zat, benda atau barang yang
dibutuhkan untuk membuat sesuatu, dalam proyek konstruksi meterial tersebut
tentu barupa bahan bangunan yang dapat digunakan sesuai kebutuhan bangunan yang
akan dibuat, bahan bangunan sebagai bahan konstruksi berupa bahan bangunan
alami, bahan bangunan yang diproses dan bahan bangunan sintesis.
PPK selaku manajer harus benar-benar mengawal materials
yang digunakan, instruksi dan kerjasama dengan seluruh tim pendukungnya harus
terkomunikasi dengan baik, dimana setiap materials
atau bahan yang digunakan harus memenuhi standar dan spesifikasi yang telah
disepakati bersama Penyedia Jasa, untuk pemenuhan spesifikasi materials atau bahan harus melalui
pengujian dan pemeriksaan lapangan dan laboratorium.
Pengujian dan pemeriksaan materials atau bahan ini dilakukan oleh penyedia jasa dan didampingi direksi sebagai pemilik dan fungsi pengawasan proyek, keputusan disetujui atau tidaknya materials atau bahan tersebut keputusannya menjadi kewenangan PPK, dalam mengambil keputusan terhadap materials atau bahan PPK tentu harus berdasakan hasil pengujian sebagaimana mestinya.
Rencana campuran (job
mix) materials atau bahan harus
sudah ada sebelum dimulainya item pekerjaan bersangkutan, selama dalam
pelaksanaannya Penyedia jasa melakukan pengendalian mutu (quality qontrol) terhadap setiap item pekerjaan yang diperlukan,
pengendalian mutu (quality qontrol) materials atau bahan diawasi setiap saat
oleh direksi dan disetujui oleh PPK.
Dalam pelaksanaan proyek konstruksi pengajuan request materials
atau bahan sangat penting, request materials atau bahan yang disampaikan
oleh penyedia Jasa kepada direksi dan diteliti bersama Konsultan Pengawas, realisasi
pekerjaaan dicek dan diperiksa oleh direksi lapangan bersama konsultan Pengawas, setiap
realisasi
yang telah dilaksanakan dituangkan dalam gambar
pelaksanaan dan back up data
volume pekerjaan.
Request yang
telah diteliti oleh direksi lapangan
bersama Konsultan Pengawas
disetujui oleh PPK
selaku Manajer, jika ada request dari Penyedia Jasa tiap minggu misalkan,
bisa kita bayangkan mobilitas
dan kesibukan seorang PPK untuk
1 (satu) paket proyek saja,
itu bagi PPK yang sebelum menyetujui harus melihat
materials atau bahan terlebih dahulu, seperti ini memang idealnya sikap
seorang Manajer dalam memanajemen proyek.
4.
Machine
Machine atau mesin adalah alat mekanik atau elektrik yang
mengeluarkan energi, dimana peralatan mesin-mesin akan membantu pekerjaan
manusia, saat ini hampir setiap item pekerjaan memiliki peralatan
masing-masing, dengan peralatan itu pula pelaksanaan pekerjaan dapat terlaksana
dengan cepat, kuantitas peralatan akan semakin menentukan kecepatan proses
kerja dilapangan
PPK selaku manajer
harus bisa memastikan, bahwa
peralatan yang akan digunakan pada pelaksanaan pekerjaan dalam kondisi baik dan
bisa meyakinkan Penyedia Jasa agar peralatan yang digunakan dapat bertahan
dilokasi selama masa pelaksanaan dan kondisi tertentu pada masa pemeliharaan, dalam pelaksanaan
pekerjaan lapangan tidak lagi membahas alat yang baik dan tidak baik, karena
Penyedia Jasa telah disaring melalui proses seleksi tender yang terseleksi.
Selain itu PPK juga harus
memperhatikan penggunaan peralatan dilapangan
harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan,
terutama jenis alat yang digunakan tersebut
telah sesuai dengan item pekerjaannya,
kemudian pastikan angkutan terutama terkait dump truck sebagai
mobilitas material pastikan sesuai dengan kelas jalan terkait pembebanannya, terkadang kita lupa sehingga tidak
menyesuaikan beban dengan kelas jalan yang ada.
5.
Method
Method atau methode adalah proses operasi dengan segala
fungsi-fungsinya dijalankan dengan berbagai unsur sarana yang sesuai dengan
kebutuhannya, unsur sarana yang ada dalam item pekerjaan biasanya berkaitan
erat dengan analisa item suatu pekerjaan, sarana-sarana pendukung item
pekerjaan pasti selalu tertuang dalam analisa item pekerjaan, analisa item
pekerjaan merupakan gambaran kebutuhan biaya dalam satuan.
Ketika terkendalanya pelaksanaan
terutama terkait methode pelaksanaan ini,
Seorang PPK akan menjadi tempat bertanya dan pengambil keputusan bagi
tim pendukungnya, dalam hal ini PPK harus melihat pada analisa pekerjaan dan
spesifikasi yang ada, setiap item pekerjaan analisa pekerjaan dengan
spesifikasi pasti selaras, perubahan methode pelaksanaan secara otomatis akan
merubah analisa item pekerjaan.
Oleh sebab itu dalam pelaksanaan
proyek terkait methode, yang perlu diperhatikan oleh seorang manajer adalah
jika adanya perubahan methode pelaksanaan dilapangan akibat penyesuaian
kondisi, maka segeralah sesuaikan dengan analisa suatu item pekerjaan, hal ini
dilakukan adalah untuk menghindari terjadinya perbedaan methode yang ada
dianalisa dan spesifikasi dengan pelaksanaan dilapangan.
Perbedaan methode dalam analisa
item pekerjaan dan spesifikasi dengan pelaksanaan pekerjaan lapangan, saat dilakukan audit akan memunculkan masalah
atau persoalan, karena auditor akan selalu melihat bahwa methode rencana harus
sesuai dengan methode realisasi, hal ini sangat berkaitan erat dengan analisa
item pekerjaan dan analisa merupakan instrumen dalam mendapatkan nilai.
Penggunaan anggaran harus benar-benar
efisien terhadap kebutuhan belanja setiap item pekerjaan, oleh sebab itu
seluruh kebutuhan biaya untuk setiap item benar-benar disesuaikan dengan harga
pasar dan kebutuhan biaya terkait perubahan seperti adanya item baru harus
mengacu pada harga dasar penawaran Penyedia Jasa, kemudian terkait sumber daya manusia sebagai
tenaga kerja proyek pastikan tugas dan fungsinya masing-masing.
Persetujuan request
materials atau bahan sebaiknya dilakukan sesering mungkin, hal tersebut
agar materials atau bahan yang
digunakan memenuhi standar, sehingga hasil yang dikerjakan sesuai spesifikasi
yang diinginkan, setiap Peralatan peruntukannya disesuaikan dengan setiap item
pekerjaan, peratan yang digunakan dilapangan harus benar-benar siap untuk melaksanakan
pekerjaan.
Dump truck yang digunakan sebagai mobilitas materials
atau bahan tidak boleh melebihi tonase terhadap jalan yang dilaluinya, tujuannya
agar pembangunan yang dilaksanakan tetap menjaga lingkungan, kemudian terhadap methode pelaksanaan
pekerjaan yang jika terjadi perubahan, akibat menyesuaikan dengan kondisi
lapangan, maka harus iringi dengan
merubah analisa dan tidak lari dari spesifikasi, terutama perubahan terhadap
kebutuhan biaya.
Kepada para PPK atau Pengikat
Perjanjian, manajemen proyek merupakan hal penting yang perlu ada dan dimiliki
oleh setiap PPK, ketika 5 M ini bisa dilaksanakan dengan baik oleh seorang PPK,
maka yakinlah sasaran atau output suatu
proyek akan dapat dicapai sesuai rencana, sehingga hasil dari pelaksanaan
pekerjaan tepat guna, tepat mutu dan tepat waktu akan sesuai dengan harapan
bersama.
Kepada para pembaca, Jika ada tulisan atau bahasa yang kurang tepat dan tidak berkenan mohon koreksinya.
Oleh :
Nafriandi
