Dalam hal Penyedia jasa
gagal menyelesaikan pekerjaan sampai masa pelaksanaan kontrak berakhir,
PPK/KPA/PA sebaiknya harus benar-benar bertindak tepat dalam mengambil keputusan,
sehingga dari hasil keputusan yang telah diambil tidak merugikan pihak manapun,
baik penyedia jasa selaku pelaksana, maupun masyarakat yang akan memanfaatkan
hasil pembangunan tersebut, dalam hal ini seorang yang ditunjuk manjadi PPK
harus mampu melaksanakan fungsi manajemen proyek dengan baik.
Jika pelaksanaan
pekerjaan dimanajemen dengan baik oleh PPK, yakinlah keputusan yang tepat akan
dengan sendirinya tercipta, namun jika sebaliknya maka akan menghasilkan
keputusan yang tidak berimbang, parameter penting bagi seorang PPK dalam
mengambil keputusan terhadap hal berkenaan adalah catatan harian pelaksanaan
proyek atau yang lebih dikenal dengan sebutan laporan harian proyek.
Laporan harian proyek
merupakan kewajiban Penyedia jasa dalam penyediaannya, dimana pada laporan
harian tersebut akan menggambarkan catatan-catatan pekerjaan selama
berlangsungnya proyek, dari laporan tersebut akan tergambar capaian pekerjaan
perharinya, yang pada akhirnya akan menjadi laporan mingguan dan bulanan,
capaian target perbulannya diambil dari laporan mingguan, kemudian laporan
mingguan diambil dari laporan haruan, artinya kemajuan pekerjaan dalam bentuk
progres fisik diambil dari laporan harian tersebut.
Capaian target progres
fisik lapangan perbulannya akan dengan mudah untuk dievaluasi melalui laporan
harian tersebut, sehingga PPK dalam mengambil keputasan terhadap proyek yang
tidak selesai pada masa pelaksanaannya tidak memberikan kesempatan atau memutus
begitu saja terhadap penyedia jasa tersebut, manfaatkanlah evaluasi laopran
hariannya, sehingga keputusan benar-benar tepat dan termanajemen dengan baik.
Azas manfaat merupakan
hal penting, Namun tetap memperhatikan aspek hukum terhadap segala tindakannya,
akuntabitas terhadap tugas yang diberikan harus tetap diutamakan, sehingga
keputusan yang diambil benar-benar dapat dipertanggungjawaban, jika keputusan
PPK hanya mengedepankan manfaat semata tentu akan menimbulkan hal kurang baik
dalam keberlangsungan penyelenggara proyek, azas manfaat harus diiringi dengan
manajemen yang baik dalam pelaksanaannya.
Memberikan kesempatan
untuk menyelesaikan pekerjaan proyek kepada penyedia jasa, memang diatur dalam
perundang-undangan, tapi kondisi seperti apakah hal tersebut harus diberikan
kepada penyedia jasa?, mungkin tidak banyak jawaban yang bisa dijadikan
referensi dalam mengambil keputusan tersebut, jawabannya mungkin akan terang
benderang jika kita membuka instrumen proyek seperti catatan harian atau
laporannya hariannya, artinya kalau laporan harian benar-benar dilaksanakan
dengan baik, maka keputusan akan mudah diambil oleh seorang PPK.
Berbagai persoalan dalam
pelaksanaan proyek khususnya terkait keterlambatan bisa saja timbul dalam
pelaksanaan proyek bahkan sudah hal biasa, baik akibat kelalian Penyedia jasa
ataupun hal klasik lainnya, seperti keterlambatan menyerahkan sarana proyek
oleh Pengguna Jasa, maupun pengaruh alam
yang terjadi disekitar lokasi proyek tersebut, setiap hal yang menyebabkan
keterlambatan pelaksanaan proyek harus dituangkan dalam administrasi proyek,
sehingga ketika masa pelaksanaan kontrak berakhir PPK akan dimudahkan dalam pengambilan keputusan.
Pemberian kesempatan
atau tidak kepada Penyedia jasa untuk menyelesaikan pekerjaannya, akan
tergambar dengan jelas dalam dokumen pelaksanaan proyek sejak awal,
langkah-langkah yang diambil PPK terhadap Penyedia Jasa yang tidak
menyelesaikan proyek sampai pada masa pelaksanaan kontrak berakhir adalah
sebagai berikut :
1. Addendum
Kontrak.
Addendum kontrak adalah perubahan yang
dilakukan terhadap kontrak yang sedang berjalan, perubahan kontrak dapat
dilakukan terhadap pekerjaan yang mengalami perubahan volume lapangan, baik
akibat perubahan perpindahan volume maupun perubahan volume akibat penambahan
anggaran dan juga terhadap adanya gangguan waktu pekerjaan akibat bencana alam
yang membuat pekerjaan tidak dapat dilaksanakan dengan baik..
Akibat perubahan volume, perpanjangan
waktu bisa dilakukan oleh PPK berdasarkan kajian dan perhitungan waktu
berdasarkan volume pekerjaan dilapangan, kemampuan pekerjaan perharinya dari
perubahan volume dihitung menyesuaikan dengan waktu yang dibutuhkan berdasar
kemampuan pekerjaan perhari sesuai dengan kontrak yang telah berjalan sebelumnya.
Perpanjangan waktu yang dilakukan akibat
kondisi alam, baik gangguan akibat curah hujan maupun gangguan lainnya yang
mengakibatkan aktifitas pekerjaan lapngan tidak dapat melaksanakan pekerjaan
sebagaimana mestinya, maka harus dicatat dalam laporan harian, kehilangan waktu
akibat gangguan alam dan sejenisnya tersebut dihitung lamanya dan dilakukan
perpanjangnan waktu sesuai dengan jumlah selama mereka tidak dapat bekerja
dengan baik.
Kehilangan waktu pelaksanaan akibat
gangguan alam harus dilengkapi bukti-bukti resmi, dimana bukti-bukti tersebut sebagai
dasar dalam pembuatan Justifikasi teknik, dimana Justifikasi teknik tersebut
akan digunakan sebagai dasar dalam membuat addendum khususnya perpanjangan
waktu pekerjaan, Justifikasi teknis yang berisikan alasan penting akan menjadi
syarat administrasi bagi proses addendum kontrak.
Jika dalam pelaksanaan pekerjaan
dilapangan terjadi akibat kondisi alam berupa banjir, huru hara dilapangan dan
lain sebagainya, maka PPK bisa menghentikan kontrak sementara dalam batas waktu
tertentu, setelah keaadaan normal kemudian PPK mengeluarkan Surat perintah
mulai kerja (SPMK) kembali, segala biaya lapangan yang timbul akibat
penghentian tersebut menjadi tanggung jawab Pengguna Anggran dan dapat
dituangkan pada kontrak bersamaan dengan addendum.
Terkait dengan pekerjaan yang dilakukan
penghentian sementara, waktu pelaksanaan kontrak tidak berubah dan pada kondisi
ini perpajangan waktu dengan addendum tidak diperlukan, karena PPK melakukan
penghentian yang selanjutnya PPK mengeluarkan Surat Perintah mulai kerja (SPMK)
kembali, dimana dalam SPMK tersebut tentu dengan sendirinya akan merubah
rencana serah terima pekerjaan akibat adanya penghentian yang telah dilakukan
oleh PPK.
Addendum kontrak terhadap perpanjangan
waktu terkait hal-hal diatas, dilakukan oleh PPK apabila masih tersedianya
waktu dalam tahun anggaran berjalan, misal pekerjaan menggunakan tahun tunggal
otomatis tahun berjalannya adalah sampai tanggal 31 desember, jika kondisi
sebaliknya waktu tahun anggaran tidak tersedia lagi, maka PPK dapat
menghentikan pekerjaan dan membayar sesuai dengan kemajuan fisik pekerjaan
lapangan yang ada.
Jadi addendum kontrak perpanjangan waktu
dilakukan terhadap pekerjaan bersangkutan, maka PPK harus secermat mungkin
dalam memberikan hal tersebut, alasan dalam justifikasi teknik harus jelas dan
tidak mengada-ada, sehingga ketika diminta pertanggungjawaban terhadap apa yang
dilakukan tersebut, PPK memiliki administrasi yang cukup dan lengkap.
Kepada PPK sebaiknya jangan asal memberikan
addendum perpanjangan waktu kalau tidak memiliki alasan yang jelas, addendum
perpanjangan waktu yang diberikan tersebut mungkin sebaiknya dilakukan akibat
perubahan volume, penambahan anggaran dan akibat gangguan alam, dengan
ketentuan waktu tahun berjalan masih tersedia.
2. Penghentian
Kontrak
Penghentian kontrak dapat dilakukan oleh
PPK apabila terjadi keadaan Kahar, dimana hal tersebut berupa kondisi alam
disekitar lokasi pekerjaan, seperti banjir, gempa dan gangguan alam lainnya,
dalam kondisi dimana perpanjangan waktu tidak bisa lagi dilakukan karena
terikat tahun anggaran.
Pada kondisi ini PPK bersama tim
pendukungnya melakukan opname lapangan bersama dengan membuat berita acara
opname lapangan, setelah progres fisik didapat maka dilengkapi segala
administrasinya, kemudian dilakukan pembayaran sebesar progres fisik hasil
opname lapangan, penyedia Jasa tidak lagi dibebankan pada pertanggungan
terhadap pemeliharaannya, karena pada kondisi ini kontrak dihentikan.
Penghentian kontrak tidak mengenal
retensi dan masa pemeliharaan, sehingga segala hak berupa pembayaran terhadap
pekerjaan yang dihentikan dilakukan sebesar kemajuan pekerjaannya, kemudian
segala kewajiban penyedia jasa khususnya administrasi proyek harus tetap
dipenuhi, sebelum pembayaran dilakukan, serah terima pekerjaan berupa Serah
terima pertama (PHO) dan serah terima terakhir (FHO) juga tidak diperlukan,
namun untuk serah terima dari PPK kepada PA tetap harus dilakukan.
Sisa fisik yang belum selesai pada pada
proyek tersebut dapat dianggarkan
kembali pada tahun berikutnya, dimana hasil opname dan berita acara penghentian
kontrak menjadi dasar untuk dimasukkan kembali pada tahun anggaran berikutnya, penuntasan
pekerjaan tersebut harus segera dianggarkan pada tahun berikutnya, sehingga
bangunan tersebut dapat segera termanfaatkan sesuai fungsinya.
.
3. Memberikan
Kesempatan dengan Denda
Dalam hal pemberian kesempatan kepada
penyedia Jasa untuk menyelesaikan pekerjaannya, harus melalui kajian yang
matang oleh PPK, karena hal tersebut dilakukan terhadap Penyedia Jasa atas
penilaian yang dilaksanakan oleh PPK bersangkutan, darimana dan bagaimana PPK
melakukan penilaian terhadap penyedia jasa yang tidak dapat menyelesaikan
pekerjaannya sampai masa kontrak berakhir?
PPK dapat melakukan penilaian dari
proses yang telah dilakukan selama berlangsungnya pelaksanaan pekerjaan
tersebut, catatan harian atau laporan harian selama masa pelaksanaan akan
menjadi penting bagi PPK dalam mengambil keputasn, terkait pemberian kesempatan
untuk menyelesaikan pekerjaannya, laporan harian yang dijadikan bagian dari
laporan bulanan akan memberikan gambaran yang jelas terhadap kinerja penyedia
Jasa.
Laporan bulanan proyek merupakan dokumen
yang memberikan gambaran terhadap kemajuan pekerjaan, dimana realisasi kegiatan
dalam bentuk progres fisik akan menghasilkan deviasi pekerjaan, deviasi plus
dan minus bisa dijadikan tolok ukur bagi PPK dalam mengambil suatu kebijakkan,
terkait deviasi minus inilah yang menjadi parameter penting bagi para PPK dalam
pemberian kesempatan tersebut.
Deviasi minus pekerjaan merupakan hal biasa
dan sering terjadi dalam pelaksanaan proyek, kondisi tersebut sudah menjadi dinamika
dalam keberlangsungan pelaksanaan proyek, namun setiap hal yang terjadi pasti
selalu ada solusi dalam prosesnya, sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dan
selesai pada waktunya, berbagai ragam, cara dan methoda akan selalu ada pada
unsur-unsur pelaksanaan pekerjaan dilapangan.
Namun dalam pelaksanaan proyek ketika
kondisi deviasi minus sampai pada ambang toleransi, maka pada kondisi tersebutlah
PPK harus melakukan tindakan admistratif terhadap penyedia jasa, batas ambang
toleransi deviasi minus adalah diatas – 10 % kontrak kritis I (Pertama) dan ke
II (kedua) dan diatas – 5 kontrak kritis
ke III, deviasi minus saat kontrak
kritis inilah sebetulnya yang tepat bagi PPK dalam menilai penyedia jasa
tersebut, apakah diberikan waktu penyelesaian dengan denda atau tidak.
Ketika Penyedia jasa telah mengalami
kontrak kritis yang berulang, azas manfaat mungkin sudah dapat dikesampingkan
oleh PPK, karena jika hal tersebut tetap teruskan bisa berpotensi berulangnya
kelalaian penyedia pada saat pemberian kesempatan, sebab pembemberian
kesempatan penyelesaian dengan denda waktu harus dapat dimanfaatkan
sebaik-baiknya, oleh sebab itu PPK harus melakukan penilaian terhadap Penyedia jasa
berdasarkan kesempatan yang telah dijalani selama berlangsungnya pekerjaan..
Tidak adanya ketentuan atau petunjuk
teknis yang tegas terhadap pemberian kesempatan penyelesaiaan pekerjaan kepada
Penyedia Jasa dengan denda, membuat para pengambilan keputusan dalam pelaksanaannya
menjadi berbeda-beda menurut masing-masing PPK, oleh sebab pada kondisi
sekarang seorang PPK ketika mengalami hal seperti diatas, maka harus benar-benar
cermat dalam mengambil keputusannya.
Mungkin bagi Penyedia Jasa yang telah mengalami
minimal 2 (dua) kali kontrak kritis secara beruurutan rasanya bisa diputuskan
untuk tidak diberikan kesempatan tersebut, sebab dalam perjalanan penyedia
tersebut tidak bisa memperbaiki kelalainya secara berturut, apalagi kalau
deviasi minusnya diatas 10 %, mungkin untuk keadaan-keadaan tertentu bisa saja
diberikan terutama untuk pekerjaan yang sederhana dan tidak konflit.
Jadi pemberian kesempatan penyelesaian
pekerjaan kepada penyedia saat ini menjadi hak penuh dari PPK, mau diberikan
atau tidak, maka PPK yang akan menilai hal tersebut, dalam pelaksanaan kontrak
kesempatan untuk menyelesaikan pekerjaan memang hak penyedia jasa, namun hak
tersebut tentu didasari oleh proses selama masa pelaksanaan pekerjaan, ketika
pelaksanaan kontrak mau berakhir tiba-tiba itu hak penyedia, harus diberi
kesempatan, belum tentu, harus dilakukannya kajian terhadap proses selama
pelaksanaan berlangsung.
Sampai saat ini belum ada ketentuan atau
petunjuk teknis yang tegas terhadap pemberian waktu penyelesaian dengan denda, sehingga
PPK melakukan penilaian harus benar-benar cermat, sehingga tidak ada
pihak-pihak yang dirugikan akibat keputusan yang dibuat oleh PPK tersebut. PPK
dalam mengambil keputusan tersebut terkadang harus meminta pertimbangan dari
pimpinan, syukur-syukur pertimbangan yang diberikan berimbang.
Jadi terkait pemberian kesempatan untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan denda kepada penyedia oleh PPK, merupakan
penilaiaan dari PPK bersangkutan, manfaatkanlah dan jadikanlah administrasi
sebagai instrumen dalam pengambilan keputusan,, khusus persoalan ini yang lebih
tepat adalah progres fisik pekerjaan lapangan, perhatikan dan telaah dengan
dengan cermat catatan harian atau laporan harian pekerjaan Penyedia jasa,
sehingga keyakinan PPK benar-benar kuat dalam pengambilan keputasan pemberian kesempatan
penyelesaian pekerjaan dengan denda tersebut.
Ketika waktu pelaksanaan dengan denda
diberikan, selama pelaksanaannya PPK harus lebih memfokuskan diri pada proses
pelaksanaannya, agar kondisi waktu dengan denda dapat termanfaatkan dengan
efisien, sehingga waktu yang tersedia tersebut tidak berlarut dan semakin
panjang, usahakan menpercepat pekerjaannya, usahakan pekerjaan yang dilakukan
Penyedia Jasa tersebut tidak mencapai denda maksimal.
4. Pemutusan
Kontrak
Pemutusan kontrak dilakukan oleh PPK
apabila kondisi tidak lagi memungkinkan untuk dilakukan perpanjangan waktu,
baik addendm ataupun pemberian kesempatan penyelesaiaan dengan denda, putus
kontrak sepihak biasanya dilakukan apabila telah dilakukannya kontrak kritis ke
III (ketiga) oleh PPK, dimana paling lambat 7 (tujuh) hari setelah surat
peringatan ketiga atau Pemberian kesempatan dengan denda telah berakhir.
Pada kondisi ini sebelum dilakukan
pemutusan sepihak tersebut PPK harus melakukan opname lapangan bersama dengan tim
pendukung dan penyedia jasa, dimana progres akhir akan dituangkan dalam berita
acara, kemudian PPK membuat surat Wan Prestasi, yang selanjutnya melakukan
klaim jaminan pelaksanaan dan uang muka (apabila belum lunas), kemudian
pembayaran tagihan dilakukan sebesar kemajuan progres dilapangan.
Penyedia Jasa ketika putus kontrak tidak ada
kewajiban pemeliharaan terhadap pekerjaan lapangan yang telah ditanganinya atau
tidak ada masa pemeliharaannya, segala administrasi yang menjadi kewajiban
Penyedia Jasa harus dilengkapi seseuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
Pengambilan keputusan
oleh PPK pada kondisi pekerjaan tidak selesai sampai pada batas akhir waktu pelaksanaan
kontrak, PPK harus benar-benar melakukan kajian dan pertimbangan matang,
sehingga keputusan yang diambil tidak merugikan pihak manapun, yang paling
tepat dalam pengambil keputasan tersebut adalah dengan melakukan kajian terhadap
catan harian atau laporan harian yang dibuat oleh Penyedia jasa.
Karena dari sanalah
akan tergambar apakah ada unsur kelalaian atau memang waktu yang tersedia dalam
kontrak kurang cukup untuk pelaksanaan pekerjaan tersebut, dalam perhitungan
waktu sebelum lelang PPK juga harus benar-benar mengkaji berapa lama waktu
pelaksanaan yang harus disediakan untuk pekerjaan tersebut, memang terkadang
waktu yang tersedia bisa saja terjadi akibat perhitungan waktu yang kurang
tepat sejak awal.
Pemberian kesempatan dalam
penyelesaian pekerjaan kepada penyedia memang dalam Peraturan Presiden diperbolehkan
melebihi tahun anggaran, namun kepada PPK harus benar-benar memastikan dengan cermat
jika mengalami kondisi tersebut, terkait kondisi tersebut jika terjadi PPK
harus memperhatikan kepastian anggaran tersedia tahun berikutnya dan ketersediaannya
juga harus sudah ada persetujuan oleh tim anggaran baik eksekutif maupun
legislatif.
Kalaulah hanya sekedar diberikan
begitu saja oleh PPK tanpa adanya pegangan bagi PPK terhadap tersedianya
anggaran yang telah disetujui oleh tim anggaran, maka PPK perlu mempertimbangan
agar tidak diberikan kesempatan kepada penyedia jasa untuk menyelesaikan sampai
melebihi akhir tahun, sebab ketika tidak adanya kepastian anggaran yang jelas,
ketika selesainya tugas penyedia jasa nanti akan menjadi tanggung jawab PPK
terhadap pembayarannya, sementara dalam dokumen tahun anggaran berikutnya
kegiatan tersebut belum ada dalam dokumen anggaran.
Selain hal tersebut,
mengapa PPK harus berhati-hati dalam memberikan kesempatan menyelesaikan
pekerjaan melebihi tahun anggaran, dalam peraturan Jasa Konstrusi juga telah
diatur penggunaan tahun, dimana ada Tahun Tunggal dan ada tahun Jamak, ketika hal
tersebut Tahun Tunggal, maka waktu pelaksanaan pekerjaannya rentang waktu 1
Januari – 31 Desember, jadi perlu kehati-hatian dalam memberikan kesempatan
penyelesaian, apalagi peraturan tersebut secara hirarkhi lebih tinggi dari Peraturan
Presiden.
Bermain dizona aman dalam
memberikan kesempatan kepada Penyedia jasa mungkin akan lebih nyaman bagi PPK, apalagi
waktu kontrak menggunakan Tahun Tunggal, lamanya addendum waktu dan pemberian
kesempatan kepada penyedia jasa pastikanlah sebaik-baiknya atau masih berada
pada tahun berjalan, sehingga rentang tahun anggaran dalam tahun tunggal
tersebut benar-benar terpenuhi dengan tepat, kepada PPK biasakan meminta
pendapat pimpinan dalam mengambil keputusan, sebaliknya kepada para pimpinanan sebagai
atasan PPK biasakan memberikan saran kepada PPK dan jangan dijadikan saran
tersebut sebagai keputusan, agar PPK mudah dalam mengambil melaksanakan
pekerjaannya .
Semoga para PPK terus
meningkatkan kemampuannya dalam memanajemen proyek, karena manajemen proyek
tidak banyak ditertuang dalam peraturan perundang-undangan, jadikan seluruh
administrasi proyek untuk meningkatkan kompetensi diri, karena dari sanalah
keputusan yang bijak juga akan dengan mudah bisa terlahir.
Terima
kasih kami sampaikan kepada pembaca yang telah berkenan, jika ada kekeliruan
dari artikel ini, koreksi dan saran sangat diharapkan oleh penulis, jika ada
kata yang tidak tepat kami mohon maaf kepada para pembaca.
Oleh
Nafriandi
